In het basisproces van de facturatie is de stap voor het maken van een pro forma de verantwoordelijkheid van 1 medewerker. Deze kan elke gewenste omzetregel met een omzet groter dan € 0,00 omzetten naar een pro forma.
Indien gewenst kan een administraties wordt deze rol splitsen gesplitst in 2 rollen. Hiermee wordt een extra controle stap ingebouwd die de kwaliteit van de uitgaande facturen zal vergroten. Met de gesplitste verantwoordelijkheid wordt stap 4 ‘pro forma’ in het financiële proces gesplitst in 2 stappen: 4a ‘controle’ en 4b ‘pro forma. De splitsing is van toepassing op het scherm ‘pro forma’.
...
Stap 4a wordt uitgevoerd door de rol ‘controleur’ en 4b wordt uitgevoerd door de rol ‘facturist’.
Controleur:
De medewerker met deze rol controleert de volledigheid van een order en de onderliggende omzetregels. Deze acties vinden plaats in het ‘pro forma’ scherm De controle vind altijd op de gehele order plaats.
Let op: Zodra de controleur 1 omzetregel van een order op gecontroleerd zet, dan wordt direct de hele order op gecontroleerd gezet.
De controleur werkt in het scherm ‘pro forma’. De controleur mag omzetregels orders bewerken met de status goedgekeurd/ geaccepteerd, gelost Gereed voor facturatie (incl. gefactureerd) en on hold. De controleur heeft hierbij de volgende mogelijkheden:
Wanneer de omzetregel incompleet is dan kan de controleur deze op ‘on-hold’ zettenHertariferen: De geselecteerde regels worden opnieuw aangeboden voor tarifering. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1905524747/Pro+forma+-+lint#Acties.Wanneer de omzetregel compleet is dan kan de controleur deze op ‘gecontroleerd’ zetten
On hold: De omzetregels van de geselecteerde orders zijn incompleet. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1905524747/Pro+forma+-+lint#Acties.
Voor omzetregels met de status gecontroleerd gelden de volgende regels:Het is niet meer mogelijk de verzendeenheden of tariefeenheden aan te passen.
Order wordt niet meer meegenomen voor hertarifering.Gecontroleerd: De omzetregels van de geselecteerde orders worden op de status ‘gecontroleerd’ gezet. Deze omzetregels kunnen nu in een pro forma worden gezet door de facturist. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1905524747/Pro+forma+-+lint#Acties.
Let op de order telt nog wel mee voor consolidatie van andere orders
Let op: De acties voor het compleet maken zijn gebruikers acties. Deze worden niet door Transplan afgedwongen.
De rol controleur mag geen pro forma aanmaken of facturen finaliseren.
Facturist:
De medewerker met de rol facturist zet de ( gecontroleerde ) omzetregels om in een pro forma. Deze actie vind plaats in het pro forma scherm. De facturist werkt in het scherm ‘pro forma’ en in het scherm ‘facturen’. De facturist mag in het scherm ‘pro forma’ orders bewerken met de status gecontroleerd. De facturist heeft hierbij de volgende mogelijkheden:
Pro forma: De geselecteerde orderregels worden conform standaard logica toegevoegd aan 1 of meerder pro forma. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1905524747/Pro+forma+-+lint#Acties.
Aansluitend controleert de facturist de factuur, vult deze waar nodig aan en finaliseert de facturen. Deze acties De overige werkzaamheden van de facturist vinden plaats in het scherm ‘facturen’. Het gedrag in dit scherm is niet veranderd. Zie verder Facturen.
Inrichten controleur en facturist
...
Het activeren van deze instelling zal de extra opties functies en rechten toevoegen aan het scherm ‘pro forma’. In de schermuitleg voor worden deze opties als optioneel aangeduid. Zie verder Pro forma.
Wanneer gebruik wordt gemaakt van de gesplitste verantwoordelijkheid moet op gebruikers niveau de juiste rol aan de betreffende medewerkers worden toegewezen. Zie verder 1.1 Gebruikersbeheer.
...
Een gebruiker mag beide rollen vervullen.
Statussen
Bij het gebruik van deze instelling is een extra status toegevoegd ‘gecontroleerd’. De status van de order en de onderliggende omzetregels bepaald welke acties mogelijk zijn. De status gecontroleerd heeft invloed op alle schermen waar een order kan worden bewerkt.
Status | Omschrijving | Actie | Rol |
Geaccepteerd | De order is geaccepteerd, maar nog niet uitgevoerd. | Gecontroleerd | Controleur |
Geaccepteerd | De order is geaccepteerd, maar nog niet uitgevoerd. | On hold | Controleur |
Geaccepteerd | De order is geaccepteerd, maar nog niet uitgevoerd. | Hertariferen | Controleur/ Facturist |
Gereed voor facturatie | De order is uitgevoerd. | Gecontroleerd | Controleur |
Gereed voor facturatie | De order is uitgevoerd. | On hold | Controleur |
Gereed voor facturatie | De order is uitgevoerd. | Hertariferen | Controleur/ Facturist |
Gefactureerd | De order is uitgevoerd en gefactureerd. Er is een toeslag toegevoegd of credit uitgevoerd. De omzetregel heeft de status ‘gelost’. | Gecontroleerd | Controleur |
Gefactureerd | De order is uitgevoerd en gefactureerd. Er is een toeslag toegevoegd of credit uitgevoerd. De omzetregel heeft de status ‘gelost’. | On hold | Controleur |
Gefactureerd | De order is uitgevoerd en gefactureerd. Er is een toeslag toegevoegd of credit uitgevoerd. De omzetregel heeft de status ‘gelost’. | Hertariferen | Controleur/ Facturist |
On Hold | De controleur heeft aangegeven dat de order nog niet mag worden meegenomen in de facturatie. | Gecontroleerd | Controleur |
Gecontroleerd | De controleur heeft aangegeven dat de order mag worden meegenomen in de facturatie. Het is niet meer mogelijk bij deze order de verzend- en tariefeenheden aan te passen. Dit geld voor alle schermen waarin een order kan worden bewerkt. | Pro forma | Facturist |
Let op: Orders met een omzet van €0,00 worden niet op ‘gecontroleerd’ gezet.