Algemene uitleg over email sjablonen. Specifieke inrichting per verschillend e-mail proces kun je vinden in E-mail processen.

Vloot onderhoudsafspraak ingepland e-mail proces

Geldt voor alle omgevingen.

Er kan een e-mail proces ingericht worden om automatisch een e-mail te versturen naar de werkplaats als er een onderhoudsafspraak wordt ingepland.

Order bevestigd e-mail proces

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.

Voor klanten kan een proces ingericht worden om automatisch een email te versturen wanneer een order (handmatig of automatisch) bevestigd wordt:

• Stamdata → Email sjablonen → Toevoegen

  • email type ‘Order bevestigd’

  • kies een bedrijf

  • koppel klant bij ‘Gekoppelde entiteiten’

  • voeg vertalingen toe

Standaard wordt het klant email adres gebruikt als email adres waarnaar de order bevestigd mail verstuurd wordt. Dit kan overschreven worden door een mailadres workflow in te richten bij de klant:

• Stamdata → Klanten → Klant … → Mappingen → Mailadressen→ Toevoegen

  • workflow: Order bevestigd

  • vul de naam en email adres van de ontvanger in

  • Opslaan

In dat geval worden alleen email berichten gestuurd naar de email addressen die bij de workflow “Order bevestigd” zijn ingericht. Dit mogen er meerdere zijn.

Gerealiseerde laadstop e-mail proces

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.

E-mail adres wordt genomen van klant. Dit kan overruled worden door een mail workflow in te richten. Deze heeft de workflow naam ‘Geladen mail'. Hierbij kunnen meerdere email adressen ingericht worden.

...

Een e-mail wordt verstuurd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan

• er een email sjabloon is ingericht voor het email type ‘gerealiseerde laadstop’

• de klant die bij de order hoort, is gekoppeld aan het email sjabloon

• het geen administratieve order is

• tijdsrange (default** 24 uur vóór en 1 uur na de wijzigingstijd van de (gerealiseerde) vetrektijd)

• het een laadactie betreft van het eerste traject van een order

• er nog niet eerder een e-mail is verstuurd voor deze laadactie

** dit kan aangepast worden in systeeminstellingen:

Documenttypes

Er worden order documenten bijgevoegd afhankelijk wat is ingericht bij het email sjabloon.

Charteropdracht

Het is mogelijk om een email sjabloon te gebruiken bij het versturen van een charteropdracht.

Om te bepalen welk email sjabloon

Dit kan per bedrijf of per charter ingericht worden.

Er kan ook een bedrijfsalgemeen email sjabloon gebruikt worden. (Geen gekoppelde entiteiten)

Anders wordt er teruggevallen op het default sjabloon.

Bulk charteropdrachten

Net als bij de charteropdracht, geldt bij de bulk charteropdracht dat er een bedrijfsgenerieke en een default email sjabloon gebruikt wordt.

Ritten (ritregels)

Facturen

Bedrijfsgeneriek, default. Klanten koppelen.

Bedrijf

• Klant

Pro forma

Bedrijfsgeneriek, default. Klanten koppelen.

Bedrijf

...

Als er een E-mail Lay-outs is aangemaakt kan er ook een sjabloon gemaakt worden, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/4293459969/Email+sjablonen#E-mail-sjabloon-toevoegen. Als er een sjabloon is met het vinkje Is standaard sjabloon, dan zal deze gebruikt worden als basis voor het versturen van e-mails. Het is mogelijk een afwijkend sjabloon voor 1 of meer gekoppelde entiteiten (bijvoorbeeld klanten, charters, adressen) te gebruiken.

...

Dit maakt het dus mogelijk om een afwijkende mail naar bijvoorbeeld een specifieke klant te sturen. Voor sommige e-mail processen is het ook mogelijk een afwijkend sjabloon per bedrijf te gebruiken, bijvoorbeeld voor facturen. Zie ook E-mail processen voor de verschillende werking per e-mail type.

In het e-mailsjabloon wordt de opmaak van de body van het e-mailbericht opgemaakt zonder de kop- en voettekst. De gekoppelde kop- en voettekst kan de gebruiker inzien door op de voorvertoning knop te klikken.

...

De parameters aan de rechterkant, die afhankelijk zijn van het e-mail type, kunnen gebruikt worden in het onderwerp van het e-mailbericht of in de body. Klik hiervoor op de gewenste parameter. Deze komt op de plek van de cursor te staan in het bericht dat bewerkt wordt. Door te klikken op de knop is een voorbeeld van het bericht op te vragen zoals het er uit zal zien op het moment dat het verzonden wordt.

...

Uitgaande e-mails

In het uitgaande e-mail scherm (Beheer → Uitgaande e-mails) kun je terugzien namens welk bedrijf, e-mail template en e-mail type een e-mail verstuurd is (als deze middels een e-mail sjabloon is verstuurd). Gebruik hiervoor de kolommen

• Bedrijf

• E-mail template

• E-mail type

Workflows

E-mail sjabloon toevoegen

• Ga naar Beheer → Stamdatabeheer → E-mailsjablonen → Toevoegen

• Selecteer een E-mail type

• Vul een Naam in

• Vul een Afzender e-mailadres in

• Selecteer minimaal 1 bedrijf

• Selecteer een E-mail lay-out

• Voeg vertaling toe:

  • Selecteer een taal bij Vertalingen (de beschikbare talen hangen af van het geselecteerde e-mail lay-out)

    Image Added

  • Kies Toevoegen

  • Vul een onderwerp in en de inhoud van het e-mail bericht

    • Kies de gewenste E-mail parameters voor in het onderwerp of het bericht

    • Kies Image Added om de vertaling te controleren

...

• Kies Opslaan

Als er entiteiten gekoppeld kunnen worden (zie E-mail type sectie), bijvoorbeeld klanten:

...

• Ga naar het tabblad Gekoppelde entiteiten

  • Klik op Beheer

    • Selecteer de gewenste entiteiten om te koppelen

    • Klik op Wijzigen

• Klik op Opslaan om de gekoppelde entiteiten op te slaan