De startersguide is gericht op de inrichting van AO en aanvullende informatie.
1. De inrichting van AO
AO heeft inrichtingsmogelijkheden die ervoor zorgen dat veel zaken automatisch kunnen worden uitgevoerd. Onderstaand een uitleg over de meestgebruikte zaken. Volledige informatie over de daadwerkelijke inrichting is te vinden via onze AO Wiki (Assistance Online Wiki).
Tarievenlijsten
De tarievenlijsten worden ervaren als de meest tijdrovende en complexe instelling van AO.
Het is daarom van belang om hier veel aandacht aan te besteden en na de instellingen te gaan testen met testopdrachten om te controleren of de berekende omzet klopt met je verwachtingen.
Tarievenlijst-omzetten worden weergegeven onder “Omzetregels” in het tabje Financieel van een dossier:
Tarievenlijsten hebben als functie om automatisch omzet in opdrachten te berekenen op basis van de eigenschappen van een opdracht.
Voordat er een tarievenlijst wordt aangemaakt, moeten er grootboeknummers zijn aangemaakt onder de instellingen:
Onderstaand een voorbeeld-resultaat van een opdracht met vervolgens de benodigde instellingen in het tarief voor de instelling. De opdracht resultaten kunnen worden gevonden door een dossier te openen en het tabje “Financieel” te selecteren:
Er is een pechhulp uitgevoerd met de volgende eigenschappen:
De pechhulp is geslaagd
Tarieftijd 1
Voertuigtype licht
Rayon ZH186
Onderliggend wegennet
Deze eigenschappen vertaald naar een tariefinstelling leidt tot de volgende tariefregel, waarin bovenstaande eigenschappen terugkomen:
Wanneer een tarievenlijst is gemaakt, moet deze worden gekoppeld aan een relatie, zodat AO weet welke tarieven van toepassing zijn bij een opdracht voor de betreffende relatie.
Dit kan worden ingesteld door via “Relaties” de relatie te openen en vervolgens onder “Financieel” een tarievenlijst te kiezen:
In de afbeelding is ook een Prijslijst te zien. Het belangrijke verschil is dat de tarieven binnen een Tarievenlijst automatisch van toepassing zijn en de tarieven van een Prijslijst handmatig moeten worden toegevoegd (zoals een verkochte Accu)
-
2. Aanvullende informatie
Open het dossier waarbij er geen tarief is afgegaan en open daarnaast de bijbehorende tarievenlijst
Open het tarief welke af zou moeten gaan (zoals Pechhulp TT1)
Wanneer de cellen van Rayon, Tarieftijd, wegennet en voertuigtype niet zijn ingevuld, wordt dit voor alle de situaties van deze variabelen toegepast (elk rayon, elke tarieftijd etc). Het leeg laten van een c el kan dus ook onderdeel zijn van een inrichting.
Controleer of de variabelen van de opdracht terugkomen in het tarief.
Is de behandelingsuitkomst ingericht in het tarief?
Is de tarieftijd ingericht in het tarief?
Is het voertuigtype ingericht in het tarief?
Is het rayon ingericht?
Is het wegennet ingericht?
Wanner dit allemaal goed is ingericht en het tarief toch niet afgaat, kan dit ook liggen aan de ingestelde berekenmethode van de tariefregels.
Er is keuze uit Incrementeel, Selectief en Vaste prijs:
Incrementeel kan voor één situatie meerde tarieven hanteren en wordt met name toegepast om tarieven voor afstanden te berekenen. Wanneer incrementeel wordt geselecteerd, moet er ook een Eenheid worden geselecteerd en ingesteld
Selectief hanteert één tarief en wordt met name toegepast om tarieven voor afstanden te berekenen, wanneer er verschillende tarieven van toepassing zijn o.b.v. afstanden. Wanneer Selectief wordt geselecteerd, moet er ook een Eenheid worden geselecteerd ingesteld.
Vaste prijs hanteert één tarief
Voorbeeld incrementeel en selectief:
Een tarievenlijst heeft twee tarieven: de eerste is een tarief van €1 per km voor afstanden 0-50km en vervolgens een tarief van €0,75 voor afstanden 50-100km. Als er in een opdracht 80km is gereden worden de tarieven op de volgende manier opgebouwd:
Incrementeel: (50*1) + (300*75)
Selectief: 80*0,75
Via “Nieuwe opdracht” in Dossiers kan er in 5 stappen een nieuwe opdracht worden aangemaakt
Vul de opdrachtgever in en, wanneer dit niet automatisch gebeurt, de opdrachtnemer:
Selecteer het type opdracht en eventueel het betreffende voertuig
Geef de incidentlocatie op
Voeg eventuele bestuurdersinformatie in
Voeg eventuele aanvullende informatie in
Klik vervolgens op “Opslaan” of “Opslaan en sluiten”
Bij “Opslaan“ ga je vervolgens direct naar het dossier toe
Bij “Opslaan en sluiten“ ga je naar het dossieroverzicht toe, waar de aangemaakte opdracht bovenaan zal staan met de status “Nieuw”
Open de opdracht door op de blauwe teksten (linkjes) te klikken. Dit kan via het opdrachtnummer of de beschrijving:
De volgende stap is om de opdracht toe te wijzen naar de app en een chauffeur. Dit kan via “+Toewijzen” en “Toegewezen”
Wanneer de opdracht binnen je eigen bedrijf wordt uitgevoerd: Kies een chauffeur en hiermee zal het bijbehorende ingestelde standaard-bergingsvoertuig automatisch worden geselecteerd. Ook wordt er automatisch rekening gehouden met de benodigde competenties
Wanneer je de opdracht aan een charter wil uitbesteden: Kies de Charter optie en vervolgens de charter
De chauffeur handelt vervolgens de opdracht af in zijn app, waarin wordt aangegeven wat de uit te voeren stappen zijn
Wanneer de opdracht is afgehandeld, zijn de resultaten terug te vinden in het dossier en wordt er automatisch een vrachtbrief gemaakt
Het dossier is nu ook terug te vinden in “Afronden”
Als de opdracht moet worden aangemeld bij een alarmcentrale, kan dit via de afmelden en achterafmelden opties (meer info hierover op Achterafmelden en afmelden van opdrachten)
De volgende stap is om van de behandeling een proformafactuur te maken via de knop “Maak proforma facturen”
Wanneer de proforma is gemaakt, kan deze worden teruggevonden door de proforma-link te openen of de proforma op te zoeken onder “Facturen”
De proforma kan vervolgens definitief worden gemaakt, waarmee de factuur ook automatisch naar de klant en het boekhoudpakket wordt gestuurd
De definitief gemaakte facturen kunnen in het “Factuurarchief” worden teruggevonden
