E-mail processen

Hier vind je de uitleg over het gebruik van de verschillende e-mail types. Algemene uitleg over e-mail sjablonen en het aanmaken van een sjabloon vind je in Email sjablonen systeem. Hieronder een overzicht van de verschillende e-mail types die gebruikt kunnen worden

E-mail type	Bedrijfsalgemeen sjabloon toegestaan?	Heeft een default sjabloon?	Gekoppelde entiteit	Automatisch proces?	Omgeving
Bulk charteropdracht	✅	✅	Charter		Alle
Charteropdracht	✅	✅	Charter		Alle
ETA	✅	✅	-	✅	Automotive
Factuur	✅	✅	Klant		Alle
Onderhoudsafspraak			Adres (werkplaats)	✅	Alle
Order bevestigd			Klant	✅	Automotive
Proforma	✅	✅	Klant		Alle
Voertuig geladen			Klant	✅	Automotive
Voertuig geleverd			Klant	✅	Automotive

Als er een bedrijfsalgemeen sjabloon is toegestaan betekend dat er een e-mail sjabloon gedefineerd/gebruikt kan worden waar wel bedrijven aan gekoppeld zijn, maar geen specifieke entiteiten (bijvoorbeeld klanten of adressen). Als bedrijfsalgemeen sjabloon niet is toegestaan dan kan een e-mail sjabloon alleen gebruikt worden als er wel entiteiten aan gekoppeld zijn.

Als er een sjabloon voor een gekoppelde entiteit bestaat en er bestaat een bedrijfsalgemeen sjabloon, dan wordt het sjabloon voor de gekoppelde entiteit gebruikt bij het vesturen van de e-mail.

Charteropdracht

Het is mogelijk om een e-mail sjabloon te gebruiken bij het versturen van een charteropdracht.

Om te bepalen welk e-mail sjabloon gebruikt wordt, wordt de volgende prioritering (van hoog naar laag) gebruikt:

De charter gekoppeld is aan een e-mail sjabloon met e-mail type Charteropdracht
Het bedrijf is gekoppeld aan een e-mail sjabloon met e-mail type Charteropdracht
Standaard sjabloon met e-mail type Charteropdracht

Bulk charteropdrachten

Planning → Lijst → Open opdrachten (Charteropdracht)

Net als bij de Charteropdracht, geldt dezelfde prioritering bij de keuze welke e-mail sjabloon gebruikt wordt bij het versturen van een bulk charteropdracht.

Voor de inhoud van de individuele ritregels ({{Trips}} in het e-mail sjabloon) wordt systeeminstelling transplan.charteropdrachten.RitMailBodyTemplate gebruikt.

ETA

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive. Er wordt een ETA e-mail verstuurd voor een orderregel in een rit als

Er de rit naar de boordcomputer verstuurd wordt en de verwachte aankomst is eerder dan nu + X aantal minuten óf
Via een achtergrond proces dat om de 10 minuten loopt: als de verwachte aankomsttijd tussen nu en nu + X minuten ligt én de rit is vrijgegeven en niet geannuleerd of verwijderd).

Het aantal minuten X is afhankelijk van systeeminstelling planning.etaMailer.sendMinutesBeforeArrival

Bovendien moet er in beide gevallen ook aan de volgende voorwaarden moeten voldaan:

Het desbetreffende adres dat ingesteld heeft (voor de laad- of losactie):
De systeeminstelling planning.etaMailer.sendMinutesBeforeArrival groter dan 0 is.
Er nog geen aankomsttijd gerealiseerd is voor de desbetreffende orderregel.
Er nog niet eerder een e-mail verstuurd is voor die combinatie van rit en orderregel.

Factuur + pro forma

Het sjabloon met het vinkje ‘Is standaard sjabloon’ zal gebruikt worden als basis voor het versturen van de (pro forma) facturen. Dit sjabloon wordt automatisch aangemaakt op basis van de bestaande systeeminstellingen voor pro forma en factuur e-mails. Het is mogelijk een afwijkend sjabloon per bedrijf te maken of zelfs voor 1 of meerdere klanten. Dit maakt het dus mogelijk om een afwijkende mail naar een specifieke klant te sturen.

Onderhoudsafspraak ingepland

Er kan een e-mail proces ingericht worden om automatisch een e-mail te versturen naar de werkplaats als er een onderhoudsafspraak wordt ingepland. Kies hiervoor e-mail type Onderhoudsafspraak.

Als er een onderhoudsafspraak wordt ingepland door Afspraak gemaakt aan te vinken én er bestaat een e-mail sjabloon waarbij

het bedrijf van het voertuig (Stamdata → Vloot) matcht met één van de bedrijven van het e-mail sjabloon en
het werkplaatsadres gekoppeld is aan het e-mail sjabloon,

dan wordt er een e-mail verstuurd naar de werkplaats (naar het e-mail adres wat vastligt bij het adres van de werkplaats).

Order bevestigd

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.

Voor klanten kan een proces ingericht worden om automatisch een e-mail te versturen wanneer een order (handmatig of automatisch) bevestigd wordt. Deze e-mail wordt naar de klant verstuurd, zie ook https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TMS/pages/4297424910/E-mail+processen#Klant-e-mail-workflow-inrichten.

Voertuig geladen

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.

Er wordt een Voertuig geladen e-mail verstuurd als er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

Er is een e-mail sjabloon ingericht voor het e-mail type Voertuig geladen
De klant die bij de order hoort, is gekoppeld aan het e-mail sjabloon
De gerealiseerde vertrektijd aangepast wordt voor een orderregel
- De orderregel een laadactie betreft van het eerste traject van een order
- De gerealiseerde vertrektijd ligt niet verder dan 1 uur** in de toekomst en 24 uur in het verleden
- De order is geen administratieve order
Er nog niet eerder een e-mail is verstuurd voor deze laadactie
Er is een e-mail adres ingericht voor de klant, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TMS/pages/4297424910/E-mail+processen#Klant-e-mail-workflow-inrichten

** Dit kan aangepast worden in systeeminstellingen

transplan.orderLoadedEmail.MinutesBeforeRealizedDepartureTime
transplan.orderLoadedEmail.MinutesAfterRealizedDepartureTime

Order documenten bijvoegen

Bij het aanmaken van een e-mail sjabloon met het type Voertuig geladen, kunnen ook documenttypes gespecificeerd worden. Bij het versturen van de e-mail worden alle orderdocumenten van de order met deze documenttypes automatisch toegevoegd als bijlage.

Voertuig geleverd

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.

Een e-mail wordt verstuurd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

Er wordt een gerealiseerde aankomst en vertrektijd ingevoerd op een losactie
De losactie is in het laatste traject van de order
Er is een e-mail sjabloon ingericht voor het e-mail type Voertuig geleverd
De klant bij de order is gekoppeld aan het e-mail sjabloon
De order is geen administratieve order
Er is nog niet eerder een e-mail verstuurd voor deze losactie
Er is een e-mail adres ingericht voor de klant, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TMS/pages/4297424910/E-mail+processen#Klant-e-mail-workflow-inrichten

Klant e-mail workflow inrichten

Voor e-mail processen

wordt er standaard het klant e-mail adres gebruikt bij het vesturen van een e-mail. Bij deze e-mail processen/types kan dit overschreven worden door een e-mailworkflow in te richten bij de klant:

Ga naar Stamdata → Klanten → Klant … → Mappingen → Mailadressen→ Toevoegen
- Kies de gewenste Workflow**
- Vul de Naam en E-mailadres van de ontvanger in
- Kies Opslaan

Er kunnen op deze manier ook meerdere e-mail adressen ingericht worden, zelfs voor dezelfde workflow. In dat geval wordt er naar alle e-mailadressen van de desbetreffende workflow een e-mail verstuurd.

** Gebruik de volgende workflow per e-mail type:

E-mail type	Workflow
Order bevestigd	Order bevestigd
Voertuig geladen	Geladen mail
Voertuig geleverd	Geleverd mail