De charteropdracht is de formele bevestiging/ opdracht van de gebruiker aan een charter om een rit namens het bedrijf uit te voeren. Afhankelijk van de instelling wordt deze direct gemaild, geopend of genegeerd.
De meest voorkomende inrichting is ‘direct geopend’. Na het toewijzen van een charter aan een rit wordt gecontroleerd of de charter opdrachten behoort te krijgen. Zo ja, dan wordt de opdracht geopend en ingevuld. Zie verder Lijstplanning - panels, Panel - charters en 2.5 Charters.

Let op: In Automotive wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de order exchange. Deze oplossing is voor die charters die niet zijn aangesloten op de order exchange. Zie verder Order exchange.

De charteropdracht wordt automatisch of vanuit de lijst- of strokenplanning geopend.
Dit kan vanuit het lint.

Of vanuit het contextmenu.

Het tabblad (document) voor de charteropdracht wordt geopend.

Charteropdracht bestaat uit 7 onderdelen:

Het lint: Zie verder hieronder.
Tariefafspraken (blok): Zie verder hieronder.
Ritkosten (tabblad): Zie verder hieronder.
Recente prijsafspraken (tabblad): Zie verder hieronder.
Charter info (tabblad): Zie verder hieronder.
Logboek (tabblad): Zie verder hieronder.
Charter opdracht: Zie verder De opdracht - inhoud.

Het lint

Het lint van de charter opdracht bestaat uit 8 knoppen:

Opslaan: Alle tussentijdse wijzigingen worden opgeslagen.
Opslaan en sluiten: Alle tussentijdse wijzigingen worden opgeslagen en het tabblad (document) wordt gesloten. De opdracht wordt niet verstuurd.
Sluiten: Het tabblad (document) wordt gesloten. Er wordt niets opgeslagen en opdracht wordt niet verstuurd.
Bereken tarieven: Wanneer wijzigingen zijn ingevoerd in in het blok 'tariefafspraken' dan worden deze tarieven opnieuw berekend op basis van de tariefkaart. De wijzigingen worden dus verwijderd en vervangen door de oorspronkelijke waardes.
Wijzig trailer: Wijst een andere trailer toe aan de rit en charteropdracht. Dit wordt gebruikt wanneer de charter een bedrijfstrailer gebruikt in plaats van de chartertrailer.
Verversen: ververst alle gegevens in het scherm.
Opslaan & mailen: Als alle gegevens compleet zijn en de opdracht is gegenereerd dan kan deze worden opgeslagen en gemaild naar de charter. Zie verder hieronder.
Opnieuw genereren: maakt de opdracht opnieuw aan op basis van de meest recente informatie zichtbaar bij de tariefafspraken.

Tarief afspraken

Bij het openen van de charteropdracht worden de tarieven door Transplan berekend op basis van de gekozen instelling op de charterkaart. De gebruiker kan de de tarieven en het type doorbelasting aanpassen. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1239351390/2.5+Charters#Aan%2F-afrijduren%2B-km.
Wanneer is gekozen voor ‘Uren/ Kilometers' dan worden de tariefkaarten van de charter gebruikt Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1419018261/Tarieven+charter#Tarieven-op-basis-van-chartertariefkaart.
Wanneer is gekozen voor 'Klantrelatie' dan worden de tarieven van de klantrelatie gebruikt. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1419018261/Tarieven+charter#Tarieven-op-basis-van-klanttariefkaart.
Wanneer er handmatige ritkosten aanwezig zijn op de rit, dan worden deze ook weergegeven bij de tariefafspraken. Als er handmatige kosten worden toegevoegd nadat de charteropdracht al is gegenereerd dan kunnen deze nog worden toegevoegd via de knop 'Bereken Tarieven’.

Tariefafspraken bestaat uit 3 velden, 1 knop en 1 tabel met 5 kolommen:

Bedrijf: Het bedrijf van de opdracht gevende gebruiker. Dit bedrijf is de formele opdrachtgever.
Type doorbelasting: Het standaard type doorbelasting. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1239351390/2.5+Charters#Aan%2F-afrijduren%2B-km.
Omschrijving tarief: De omschrijving van het actieve tarief.
Basistarief: Starttarief indien van toepassing.
Aantal: het aantal tariefeenheden dat van toepassing is.
Prijs per eenheid: Prijs per tariefeenheid.
Regeltotaal: Het totaal van de regel.
Reden van wijziging: Als er handmatige wijzigingen zijn dan moet deze worden vastgelegd.
Opslaan en genereren (knop): De wijzigingen worden opgeslagen en de opdracht wordt gegenereerd. Zie verder De opdracht - inhoud.

Berekening rit kosten

De ingevulde tarieven bepalen de charterkosten. Afhankelijk van de instelling worden deze eenmalig vastgesteld of na wijziging in de rit herberekend. Zie verder 1.2 Instellingen.
Transplan gebruikt eerste het standaard type doorbelasting. Deze is door de gebruiker aan te passen. Een herberekening past het type doorbelasting niet aan.
Wanneer de kosten worden herberekend dan zijn de volgende situaties van toepassing:

Ritprijs (vast): Transplan berekend de ritprijs op basis van een % van de omzet. Deze wordt bij wijzigingen herberekend. Zie verder 1.2 Instellingen.
Ritprijs (vrij): De gebruiker heeft de oorspronkelijke prijs handmatig ingevuld. Deze wordt bij wijzigingen €0,00 en moet door de gebruiker opnieuw worden ingevuld. De oorspronkelijke prijst staat in het logboek. Zie verder hieronder.
Uren/ Kilometers (vast): Transplan berekend de ritprijs op basis van voorcalculatie, deze kosten worden gebaseerd op de uur en kilometer tarieven van de charter. Na wijziging worden deze opnieuw berekend.
Uren/ Kilometers (vrij): Transplan berekend de ritprijs op basis van nacalculatie, deze kosten worden gebaseerd op de uur en kilometer tarieven van de charter. Na wijziging worden deze opnieuw berekend.
Let op: door gebruik te maken van herberekenen vervalt het onderscheid tussen de voor- en nacalculatie.
Pakketstaffel: Transplan berekend de ritprijs op basis van de staffels. Na wijziging worden deze opnieuw berekend.

Let op: De rit kosten worden herberekend. Dit is direct zichtbaar in de lijstplanning. De charteropdracht krijgt de status ‘gewijzigd’. Wanneer de charteropdracht al aan de charter is verstuurd, dan moet deze opnieuw door de gebruiker worden verstuurd.

De beschikbare doorbelastingen voor een charter worden bepaald aan de hand van de actieve tariefkaarten voor de charter. Wanneer een tariefkaart met staffeltype “vaste orderprijs” beschikbaar is voor een charter worden de opties “Ritprijs (vast)“ en “Ritprijs (vrij)“ beschikbaar.
Wanneer een tariefkaart met staffeltype “KM/uren” beschikbaar is voor een charter worden de opties “Uren / Kilometers (vast)” en “Uren / Kilometers Commercieel (nacalculatie)” beschikbaar.
Wanneer de klantrelatie is vastgelegd en de klant heeft een tariefkaart met staffeltype “Pakketorderstaffel“ dan wordt de optie “Pakketstaffel“ beschikbaar.

De standaard doorbelastingsoort is te selecteren op de charterkaart. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1239351390/2.5+Charters#Aan%2F-afrijduren%2B-km

Rit kosten

Rit kosten bevat een overzicht van alle informatie die invloed hebben op de kosten van de charteropdracht, aangevuld met kerninformatie van de rit.

Rit kosten bestaat uit 18 velden:

Route omschrijving: De omschrijving van de rit. Deze is opgebouwd uit: <<alle landcodes, muv Nederland, in volgorde>>: <<alle plaatsen in volgorde>>.
Rit nummer: Het unieke nummer van de rit.
Route nummer: Het routenummer van de rit. Wordt niet gebruikt in Automotive.
Datum: De startdatum van de rit.
Norm km: De geschatte kilometers, afgerond.
Rit omzet vc: De voorcalculatie van de totale omzet van de rit. Zie verder Kosten en omzet.
Norm uren: De geschatte uren van de rit.
Planafdeling (1): De code van de verantwoordelijke planafdeling.
Planafdeling (2): De naam van de verantwoordelijke planafdeling.
Aanrij kilometers: De kilometers van de standplaats van de charter naar de eerste stop van de rit, wanneer deze niet zijn opgenomen in de rit. Zie verder Aan- en afrij kilometers en uren.
Aanrij uren: De uren van de standplaats van de charter naar de eerste stop van de rit, wanneer deze niet zijn opgenomen in de rit. Zie verder Aan- en afrij kilometers en uren.
Diesel toeslag: De dieseltoeslag voor de charter. Zie verder 2.5 Charters.
Voertuig: Informatie van het trekkende voertuig:
- Kenteken: Het kenteken van het voertuig. Bij charters meestal gelijk aan het vlootnummer.
- Vloot nr: Het unieke nummer van het voertuig.
- Voertuig type: het vloottype van het voertuig.
Trailer: Informatie van het getrokken voertuig.
- Kenteken: Het kenteken van het voertuig. Bij charters meestal gelijk aan het vlootnummer.
- Vloot nr: Het unieke nummer van het voertuig.
- Voertuig type: het vloottype van het voertuig.

Recente prijsafspraken

Recente prijsafspraken bevat een overzicht van eerdere opdrachten voor deze charter. Recente prijsafspraken is alleen beschikbaar als er eerdere opdrachten zijn vergeven.

Recente prijsafspraken bestaat uit 1 tabel met 5 kolommen:

Ritdatum: Startdatum van de rit.
Ritnummer: Het unieke nummer van de rit.
Rit omschrijving: De omschrijving van de rit. Deze is opgebouwd uit: <<alle landcodes, muv Nederland, in volgorde>>: <<alle plaatsen in volgorde>>.
Planafdeling naam: De naam van de verantwoordelijke planafdeling.
Rit prijs: De totale prijs van de opdracht.

De tabel bevat enkele specifieke kenmerken:

De tabel bevat ook de rit van deze opdracht
Er zijn meer kolommen beschikbaar, deze worden niet gebruikt.

Charter info

Charter informatie toont voor de planner relevante informatie. Zie verder 2.5 Charters.

Charter info bestaat uit 15 velden:

Naam: Naam van de charter.
Charter nummer: Het uniek nummer van de charter.
Opmerking: De opmerking bij deze charter.
Email: Het e-mailadres van de charter waar de opdracht naartoe wordt gemaild..
Adres: De straat, huisnummer en toevoeging van de charter.
Contactpersoon: De contactpersoon van de charter.
Contact persoon telefoon: Het telefoonnummer van de contactpersoon van de charter.
Btw: Het BTW nummer van de charter.
Crediteurnummer: Het crediteurnummer van de charter.
Fax: Het faxnummer van de charter.
Kvk: het kvk nummer van de charter.
Land: Het land van de charter.
Plaats: De plaats van de charter.
Telefoon: Het algemene telefoonnummer van de charter.
Postcode: De postcode van de charter.

Logboek

In het logboek staan de mutaties die op de opdracht zijn doorgevoerd.

Logboek bestaat uit 1 tabel met 5 kolommen:

Datum tijd: De datum-tijd waarop de mutatie is uitgevoerd.
Omschrijving: Omschrijving van de wijziging.
User naam: inlognaam van de gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd.
Naam: Volledige naam van de gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd.
Bestand url: Locatie van verzonden opdrachten. Door hierop de klikken wordt de opdracht geopend.

Charteropdracht op de achtergrond aanmaken

Het is mogelijk om na het slepen van een charter op een rit, de charteropdracht aan te maken zonder dat deze wordt geopend.

Hiervoor moet aan de volgende eisen worden voldaan:

Charter moet op zijn aan-afrijtijden kaart hebben staan een regel met een planafdeling en een standaard doorbelasting van Uren en KM commercieel
De planafdeling van deze regel moet overeenkomen met de planafdeling van de order