Hier vind je de uitleg over het gebruik van de verschillende e-mail types. Algemene uitleg over e-mail sjablonen en het aanmaken van een sjabloon vind je in Email sjablonen systeem. Hieronder een overzicht van de verschillende e-mail types die gebruikt kunnen worden
e-mail type | Bedrijfsalgemeen sjabloon toegestaan? | Heeft een default sjabloon? | Gekoppelde entiteit | Automatisch proces? | Omgeving |
|---|---|---|---|---|---|
Bulk charteropdracht | ✅ | ✅ | Charter |
| Alle |
Charteropdracht | ✅ | ✅ | Charter |
| Alle |
ETA | ✅ | ✅ | - | ✅ | Automotive |
Factuur | ✅ | ✅ | Klant |
| Alle |
Voertuig geladen |
|
| Klant | ✅ | Automotive |
Onderhoudsafspraak |
|
| Adres (werkplaats) | ✅ | Alle |
Order bevestigd |
|
| Klant | ✅ | Automotive |
Proforma | ✅ | ✅ | Klant |
| Alle |
Voertuig geleverd |
|
| Klant | ✅ | Automotive |
Als er een bedrijfsalgemeen sjabloon is toegestaan betekend dat er een e-mail sjabloon gedefineerd/gebruikt kan worden waar wel bedrijven aan gekoppeld zijn, maar geen specifieke entiteiten (bijvoorbeeld klanten of adressen). Als bedrijfsalgemeen sjabloon niet is toegestaan dan kan een e-mail sjabloon alleen gebruikt worden als er wel entiteiten aan gekoppeld zijn.
Als er een sjabloon voor een gekoppelde entiteit bestaat en er bestaat een bedrijfsalgemeen sjabloon, dan wordt het sjabloon voor de gekoppelde entiteit gebruikt bij het vesturen van de e-mail.
Charteropdracht
Het is mogelijk om een e-mail sjabloon te gebruiken bij het versturen van een charteropdracht.
Om te bepalen welk e-mail sjabloon gebruikt wordt, wordt de volgende prioritering (van hoog naar laag) gebruikt:
De charter gekoppeld is aan een email sjabloon met email type Charteropdracht
Het bedrijf is gekoppeld aan een email sjabloon met email type Charteropdracht
Standaard sjabloon met email type Charteropdracht
Bulk charteropdrachten
Planning → Lijst → Open opdrachten (Charteropdracht)
Net als bij de Charteropdracht, geldt dezelfde prioritering bij de keuze welke email sjabloon gebruikt wordt bij het versturen van een bulk charteropdracht.
Voor de inhoud van de individuele ritregels ({{Trips}} in het e-mail sjabloon) wordt systeeminstelling transplan.charteropdrachten.RitMailBodyTemplate gebruikt.
ETA
Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive. Er wordt een e-mail verstuurd voor een orderregel in een rit als
Het desbetreffende adres dat ingesteld heeft (voor laad of los actie):
De systeeminstelling planning.etaMailer.sendMinutesBeforeArrival groter dan 0 is.
Als er een rit naar de boordcomputer verstuurd wordt en de verwachte aankomst eerder dan eerder dan nu + x** aantal minuten óf via een achtergrond proces als de verwachte aankomsttijd tussen nu en nu + x** minuten ligt (en de rit is vrijgegeven en niet geannuleerd of verwijderd).
Er nog geen aankomsttijd gerealiseerd is voor de desbetreffende orderregel.
Er nog niet eerder een mail verstuurd is voor die combinatie van rit en orderregel.
**afhankelijk van systeeminstelling planning.etaMailer.sendMinutesBeforeArrival
Factuur
Het sjabloon met het vinkje ‘Is standaard sjabloon’ zal gebruikt worden als basis voor het versturen van de facturen. Dit sjabloon wordt tijdens de update naar versie 2024.5 automatisch aangemaakt op basis van de bestaande systeeminstellingen voor pro forma en factuur e-mails. Het is mogelijk een afwijkend sjabloon per bedrijf te maken of zelfs voor 1 of meerdere klanten. Dit maakt het dus mogelijk om een afwijkende mail naar een specifieke klant te sturen.
Bedrijfsgeneriek, default. Klanten koppelen.
Bedrijf
Klant
Pro forma
Bedrijfsgeneriek, default. Klanten koppelen.
Bedrijf
Klant
Voertuig geladen
Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.
E-mail adres wordt genomen van klant. Dit kan overruled worden door een mail workflow in te richten. Deze heeft de workflow naam ‘Geladen mail'. Hierbij kunnen meerdere e-mail adressen ingericht worden.
Een e-mail wordt verstuurd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan
er een e-mail sjabloon is ingericht voor het e-mail type ‘gerealiseerde laadstop’
de klant die bij de order hoort, is gekoppeld aan het e-mail sjabloon
het geen administratieve order is
tijdsrange (standaard** 24 uur vóór en 1 uur na de wijzigingstijd van de (gerealiseerde) vetrektijd)
het een laadactie betreft van het eerste traject van een order
er nog niet eerder een e-mail is verstuurd voor deze laadactie
** dit kan aangepast worden in systeeminstellingen: transplan.realizedLoadActione-mail.MinutesBeforeRealizedDepartureTime en transplan.realizedLoadActione-mail.MinutesAfterRealizedDepartureTime
Order documenten bijvoegen
Bij het aanmaken van een e-mail sjabloon met het type ‘Voertuig geladen’, kunnen ook documenttypes gespecificeerd worden. Bij het versturen van de e-mail worden alle order documenten van de order met deze documenttypes toegevoegd als bijlage.
Onderhoudsafspraak ingepland
Geldt voor alle omgevingen.
Er kan een e-mail proces ingericht worden om automatisch een e-mail te versturen naar de werkplaats als er een onderhoudsafspraak wordt ingepland. Kies hiervoor e-mail type Onderhoudsafspraak.
Als er een onderhoudsafspraak wordt ingepland door Afspraak gemaakt aan te vinken én er bestaat een e-mail sjabloon waarbij
het bedrijf van voertuig (Stamdata → Vloot) matcht met één van de bedrijven van het e-mail sjabloon en
de werkplaats adres gekoppeld is aan het e-mail sjabloon
dan wordt er een e-mail verstuurd naar de werkplaats (naar het e-mail adres wat vastligt bij het adres van de werkplaats).
Order bevestigd
Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.
Voor klanten kan een proces ingericht worden om automatisch een e-mail te versturen wanneer een order (handmatig of automatisch) bevestigd wordt:
Stamdata → e-mail sjablonen → Toevoegen
e-mail type ‘Order bevestigd’
kies een bedrijf
koppel klant bij ‘Gekoppelde entiteiten’
voeg vertalingen toe
Standaard wordt het klant e-mail adres gebruikt als e-mail adres waarnaar de order bevestigd mail verstuurd wordt. Dit kan overschreven worden door een mailadres workflow in te richten bij de klant:
Stamdata → Klanten → Klant … → Mappingen → Mailadressen→ Toevoegen
workflow: Order bevestigd
vul de naam en e-mail adres van de ontvanger in
Opslaan
In dat geval worden alleen e-mail berichten gestuurd naar de e-mail addressen die bij de workflow “Order bevestigd” zijn ingericht. Dit mogen er meerdere zijn.
Voertuig geleverd
Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.
Een e-mail wordt verstuurd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan
er een gerealiseerde aankomst en vertrektijd ingevoerd wordt op een losactie
de losactie in het laatste traject van een order is
er is een e-mail sjabloon ingericht voor het e-mail type ‘Voertuig afgeleverd’
de klant bij de order is gekoppeld aan het e-mail sjabloon
het geen administratieve order is
er nog niet eerder een e-mail is verstuurd voor deze losactie
Standaard wordt het klant e-mailadres gebruikt voor de ontvanger van de e-mail. Dit kan worden overschreven door een e-mailworkflow in te stellen met de naam 'Geleverd mail'. Binnen deze workflow kunnen meerdere e-mailadressen worden geconfigureerd.
Net als bij het ‘Voertuig geleverd’ e-mail type kunnen er ook order documenten worden bijgevoegd aan de e-mail, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TMS/pages/4297424910/E-mail+processen#Order-documenten-bijvoegen.
0 Comments