E-mail processen

Hier vind je de uitleg over het gebruik van de verschillende email types. Algemene uitleg over email sjablonen en het aanmaken van een sjabloon vind je in Email sjablonen systeem. Hieronder een overzicht van de verschillende e-mail types die gebruikt kunnen worden

Als een bedrijfsalgemeen sjabloon is toegestaan betekend dat er een email sjabloon gedefineerd/gebruikt kan worden waar wel bedrijven aan gekoppeld zijn, maar geen specifieke entiteiten (bijvoorbeeld klanten of adressen). Als bedrijfsalgemeen sjabloon niet is toegestaan dan kan een email sjabloon alleen gebruikt worden als wel entiteiten aan gekoppeld zijn.

Charteropdracht

Het is mogelijk om een email sjabloon te gebruiken bij het versturen van een charteropdracht.

Om te bepalen welk email sjabloon

Dit kan per bedrijf of per charter ingericht worden.

Er kan ook een bedrijfsalgemeen email sjabloon gebruikt worden. (Geen gekoppelde entiteiten)

Anders wordt er teruggevallen op het default sjabloon.

Bulk charteropdrachten

Net als bij de charteropdracht, geldt bij de bulk charteropdracht dat er een bedrijfsgenerieke en een default email sjabloon gebruikt wordt.

Ritten (ritregels)

ETA

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive. Er wordt een e-mail verstuurd voor een orderregel in een rit als

• Het desbetreffende adres dat ingesteld heeft (voor laad of los actie):

  

• De systeeminstelling planning.etaMailer.sendMinutesBeforeArrival groter dan 0 is.

• Als er een rit naar de boordcomputer verstuurd wordt en de verwachte aankomst eerder dan eerder dan nu + x** aantal minuten óf via een achtergrond proces als de verwachte aankomsttijd tussen nu en nu + x** minuten ligt (en de rit is vrijgegeven en niet geannuleerd of verwijderd).

• Er nog geen aankomsttijd gerealiseerd is voor de desbetreffende orderregel.

• Er nog niet eerder een mail verstuurd is voor die combinatie van rit en orderregel.

**afhankelijk van systeeminstelling planning.etaMailer.sendMinutesBeforeArrival

Factuur

Het sjabloon met het vinkje ‘Is standaard sjabloon’ zal gebruikt worden als basis voor het versturen van de facturen. Dit sjabloon wordt tijdens de update naar versie 2024.5 automatisch aangemaakt op basis van de bestaande systeeminstellingen voor pro forma en factuur e-mails. Het is mogelijk een afwijkend sjabloon per bedrijf te maken of zelfs voor 1 of meerdere klanten. Dit maakt het dus mogelijk om een afwijkende mail naar een specifieke klant te sturen.

Bedrijfsgeneriek, default. Klanten koppelen.

Bedrijf

• Klant

Pro forma

Bedrijfsgeneriek, default. Klanten koppelen.

Bedrijf

• Klant

Voertuig geladen

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.

E-mail adres wordt genomen van klant. Dit kan overruled worden door een mail workflow in te richten. Deze heeft de workflow naam ‘Geladen mail'. Hierbij kunnen meerdere email adressen ingericht worden.

Een e-mail wordt verstuurd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan

• er een email sjabloon is ingericht voor het email type ‘gerealiseerde laadstop’

• de klant die bij de order hoort, is gekoppeld aan het email sjabloon

• het geen administratieve order is

• tijdsrange (standaard** 24 uur vóór en 1 uur na de wijzigingstijd van de (gerealiseerde) vetrektijd)

• het een laadactie betreft van het eerste traject van een order

• er nog niet eerder een e-mail is verstuurd voor deze laadactie

Order documenten bijvoegen

Bij het aanmaken van een email sjabloon met het type ‘Voertuig geladen’, kunnen ook documenttypes gespecificeerd worden. Bij het versturen van de email worden alle order documenten van de order met deze documenttypes toegevoegd als bijlage.

Onderhoudsafspraak ingepland

Geldt voor alle omgevingen.

Er kan een e-mail proces ingericht worden om automatisch een e-mail te versturen naar de werkplaats als er een onderhoudsafspraak wordt ingepland. Kies hiervoor email type Onderhoudsafspraak.

Als er een onderhoudsafspraak wordt ingepland door Afspraak gemaakt aan te vinken én er bestaat een email sjabloon waarbij

• het bedrijf van voertuig (Stamdata → Vloot) matcht met één van de bedrijven van het email sjabloon en

• de werkplaats adres gekoppeld is aan het email sjabloon

dan wordt er een email verstuurd naar de werkplaats (naar het email adres wat vastligt bij het adres van de werkplaats).

Order bevestigd

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.

Voor klanten kan een proces ingericht worden om automatisch een email te versturen wanneer een order (handmatig of automatisch) bevestigd wordt:

• Stamdata → Email sjablonen → Toevoegen

  • email type ‘Order bevestigd’

  • kies een bedrijf

  • koppel klant bij ‘Gekoppelde entiteiten’

  • voeg vertalingen toe

Standaard wordt het klant email adres gebruikt als email adres waarnaar de order bevestigd mail verstuurd wordt. Dit kan overschreven worden door een mailadres workflow in te richten bij de klant:

• Stamdata → Klanten → Klant … → Mappingen → Mailadressen→ Toevoegen

  • workflow: Order bevestigd

  • vul de naam en email adres van de ontvanger in

  • Opslaan

In dat geval worden alleen email berichten gestuurd naar de email addressen die bij de workflow “Order bevestigd” zijn ingericht. Dit mogen er meerdere zijn.

Voertuig geleverd

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.

Een e-mail wordt verstuurd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan

• er een gerealiseerde aankomst en vertrektijd ingevoerd wordt op een losactie

• de losactie in het laatste traject van een order is

• er is een email sjabloon ingericht voor het email type ‘Voertuig afgeleverd’

• de klant bij de order is gekoppeld aan het email sjabloon

• het geen administratieve order is

• er nog niet eerder een e-mail is verstuurd voor deze losactie

Standaard wordt het klant e-mailadres gebruikt voor de ontvanger van de e-mail. Dit kan worden overschreven door een e-mailworkflow in te stellen met de naam 'Geleverd mail'. Binnen deze workflow kunnen meerdere e-mailadressen worden geconfigureerd.

Net als bij het ‘Voertuig geleverd’ e-mail type kunnen er ook order documenten worden bijgevoegd aan de e-mail, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TMS/pages/4297424910/E-mail+processen#Order-documenten-bijvoegen.

Vragenpad afwijkingen

Gebruikt alleen standaard sjabloon. Er kunnen geen entiteiten gekoppeld worden.