Hier vind je een algemene uitleg over het gebruik van e-mail sjablonen en e-mail lay-outs. Specifieke inrichting per e-mail type/proces kun je vinden in E-mail processen.

E-mail lay-outs

In stamdatabeheer zijn de opties E-mail lay-outs en E-mailsjablonen beschikbaar onder menu-item Communicatie.

In het menu E-mail lay-outs is het mogelijk om een standaard kop- en voettekst voor e-mailberichten aan te maken. Een lay-out kan bij alle e-mailberichten die in stamdatabeheer worden toegevoegd, gebruikt worden. Het is mogelijk om in een lay-out verschillende talen toe te voegen. Zie ook https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/4293459969/Email+sjablonen+systeem#E-mail-lay-out-toevoegen

In het menu E-mail sjablonen kan een e-mail lay-out aan een e-mailbericht gekoppeld worden. Door gebruik te maken van de lay-outs kan met het aanpassen van 1 lay-out voor alle gekoppelde e-mailberichten in 1 keer de kop- of voettekst gewijzigd worden. Dit kan handig zijn bij een aanpassing van adres- of contactgegevens of om bijvoorbeeld in de feestdagenperiode een afwijkende handtekening te hanteren.

E-mail sjablonen

Als er een e-mail lay-out is aangemaakt kan er ook een sjabloon gemaakt worden, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/4293459969/Email+sjablonen+systeem#E-mail-sjabloon-toevoegen. Als er een sjabloon is met het vinkje Is standaard sjabloon, dan zal deze gebruikt worden als basis voor het versturen van e-mails. Het is mogelijk een afwijkend sjabloon voor 1 of meer gekoppelde entiteiten (bijvoorbeeld klanten, charters, adressen) te gebruiken.

Dit maakt het dus mogelijk om een afwijkende mail naar bijvoorbeeld een specifieke klant te sturen. Voor sommige e-mail processen is het ook mogelijk een afwijkend sjabloon per bedrijf te gebruiken, bijvoorbeeld voor facturen. Zie ook E-mail processen voor de verschillende werking per e-mail type.

In het e-mailsjabloon wordt de opmaak van de body van het e-mailbericht opgemaakt zonder de kop- en voettekst. De gekoppelde kop- en voettekst kan de gebruiker inzien door op de voorvertoning knop te klikken.

De parameters aan de rechterkant, die afhankelijk zijn van het e-mail type, kunnen gebruikt worden in het onderwerp van het e-mailbericht of in de body. Klik hiervoor op de gewenste parameter. Deze komt op de plek van de cursor te staan in het bericht dat bewerkt wordt. Door te klikken op de knop is een voorbeeld van het bericht op te vragen zoals het er uit zal zien op het moment dat het verzonden wordt.

Uitgaande e-mails

In het uitgaande e-mail scherm (Beheer → Uitgaande e-mails) kun je terugzien namens welk bedrijf, e-mail template en e-mail type een e-mail verstuurd is (als deze middels een e-mail sjabloon is verstuurd). Gebruik hiervoor de kolommen

• Bedrijf

• E-mail template

• E-mail type

Workflows

E-mail lay-out toevoegen

• Ga naar Beheer → Stamdatabeheer → E-mail lay-outs→ Toevoegen

• Vul een Naam in

• Kies een taal

  • Kies Toevoegen

  • Vul een gewenste Koptekst en Voettekst in

• Voeg als gewenst andere vertalingen toe

• Kies Opslaan

E-mail sjabloon toevoegen

• Ga naar Beheer → Stamdatabeheer → E-mailsjablonen → Toevoegen

• Selecteer een E-mail type

• Vul een Naam in

• Vul een Afzender e-mailadres in

• Selecteer minimaal 1 bedrijf

• Selecteer een E-mail lay-out

• Voeg vertaling toe:

  • Selecteer een taal bij Vertalingen (de beschikbare talen hangen af van het geselecteerde e-mail lay-out)

    

  • Kies Toevoegen

  • Vul een onderwerp in en de inhoud van het e-mail bericht

    • Kies de gewenste E-mail parameters voor in het onderwerp of het bericht

    • Kies om de vertaling te controleren

• Kies Opslaan

Als er entiteiten gekoppeld kunnen worden (zie E-mail type sectie), bijvoorbeeld klanten:

• Ga naar het tabblad Gekoppelde entiteiten

  • Klik op Beheer

    • Selecteer de gewenste entiteiten om te koppelen

    • Klik op Wijzigen

• Klik op Opslaan om de gekoppelde entiteiten op te slaan