Klanten bevat alles wat het bedrijf nodig heeft om de klanten optimaal te bedienen. In de onderdeel wordt alle relevante informatie vastgelegd waarmee Transplan de gebruiker ondersteunt met geautomatiseerde processen.

Klanten bestaat uit 8 tabbladen.

Algemene gegevens: Zie verder hieronder.
Tarieven. Zie verder Tarieven (klant).
Zoneindeling: Zie verder Zoneindeling.
Mappingen: Zie verder Mappingen.
Transporthistorie: Zie verder .
Factuurhistorie: Zie verder .
Documenten: Zie verder .
Mailadressen: Zie verder .

Algemene gegevens

Algemene gegevens bevat de basisinformatie die minimaal nodig is om opdrachten voor deze klant uit te kunnen voeren. Het scherm is opgedeeld in 8 blokken met informatie.

Adres en communicatie

Dit blok vormt de basis van de klant. Op basis van deze informatie weet de gebruiker om welke klant het gaat.

Adres en Communicatie bestaat uit 19 velden en 1 knop:

Klantgegevens

Klantnummer: Uniek nummer van de klant
Naam: Unieke en herkenbare naam van de klant
Bedrijf: Het bedrijf waaronder deze klant valt. Bij meerdere bedrijven kan een fysieke klant 1x per bedrijf voorkomen. Zorg ervoor dat het verschil herkenbaar is voor de gebruiker.
Opt. afwijkende naam factuur: Optionele afwijkende naam van de klant voor op de factuur. Wanneer de klant een specifieke naamsvermelding verwacht op de facturatie. In specifieke gevallen kan hier ook een t.a.v. worden ingevuld. Dit moet door RGB+ worden ingericht.

Adres

Het fysieke adres van de klant, bij meerder vestigingen betreft dit het hoofdkantoor.

Adres: Straat en huisnummer van de klant.
Postcode: Postcode van de klant.
Plaats: De plaats van de klant.
Land: het land van de klant

Postadres

Het postadres van de klant. Wanneer deze gelijk is aan het adres dan kunnen met de ‘>>’ knop de adresgegevens worden overgenomen.

Adres: Straat en huisnummer van de klant.
Postcode: Postcode van de klant.
Plaats: De plaats van de klant.
Land: het land van de klant

Contactgegevens

Telefoon: Het algemene telefoonnummer waarop de klant bereikbaar is.
Faxnummer: Het algemene faxnummer waarop de klant bereikbaar is.
Mail: Het algemene e-mailadres waarop de klant bereikbaar is.
Contactpersoon 1: De contactpersoon van de klant.
Tel. contactpersoon 1: Het telefoonnummer van de contactpersoon van de klant.
Contactpersoon 2: Eventuele tweede contactpersoon van de klant.
Tel. contactpersoon 2: Het telefoonnummer van de tweede contactpersoon van de klant.

Financieel

De financiële informatie van de klant. Deze worden gebruikt in de facturatie en tariefinrichting. In basis wordt uitgegaan van facturatie per pdf welke worden verstuurd per mail. Andere mogelijkheden van facturatie zijn per post, UBL of maatwerkkoppelingen. Zie verder , en .

Het blok ‘financieel’ bestaat uit 23 velden.

Bijlage tevens in excel aanbieden: Alleen mogelijk in combinatie met factuur per PDF. De bijlage specificatie wordt ook als Excel-bestand meegestuurd naar de klant. (voor oude facturatie)
Factuurbijlagelayout: Standaard ‘Regulier’. Afwijkende bijlage layouts zijn alleen in overleg met RGB+ mogelijk. (voor oude facturatie)
Per: Bepaalt de detaillering van de factuurbijlage. (voor oude facturatie)
Let op: De keuze ‘losdatum’ heeft invloed op de bepaling van de factuurdatum. In dit geval wordt de factuurdatum bepaald door de (werkelijke) losdatum. Standaard is de facturatiedatum de gevraagde laaddatum.
Vaste factuurref: Vaste referentie op de factuur. Deze is meestal op verzoek van de klant nodig.
Facturatiegroep: Zie verder .
Factuur per order: Selecteren betekent dat elke order los wordt gefactureerd. Niet in combinatie met ‘Factuur per rit’ gebruiken.
Factuur per rit: Selecteren betekent dat elke rit als geheel wordt gefactureerd. Niet in combinatie met ‘Factuur per order’ gebruiken.
Taal: De taal op de factuur.
Bankrek.: Het bankrekening nummer van de klant.
Postbank: Het postbanknummer van de klant
IBAN: het volledige IBAN nummer van de klant.
Bank naam: Naam van de bank van de klant.
BIC: Het BIC nummer van de bank van de klant.
BTW nummer: Het BTW nummer van de klant.
KVK nummer: Het KVK nummer van de klant.
Betaaltermijn. Standaard 30 dagen. Het betaaltermijn waarbinnen de klant de facturen moet voldoen.
Kredietlimiet: Het kredietlimiet voor deze klant.
BTW: Standaard BTW regime waaronder deze klant valt. Standaard H - 21%. Zie verder .
Ingangscontrole: Bepaalt of de klant gebruik maakt van beveiligingsmaatregelen bij laden en of lossen.
Ordertype (def): Bepaalt het standaard ordertype voor nieuwe orders van deze klant.
Pallet ruilen: Selecteren betekent dat klant vervangende pallets krijgt voor elke pallet die wordt getransporteerd. Alleen distributie.
Opmerkingen: Opmerkingen en bijzonderheden over deze klant.
Opm. aftekenlijst: Optionele opmerking welke geprint kan worden op de aftekenlijsten.

Digitale factuur

De standaardinstelling is een digitale factuur in PDF-vorm welke per mail wordt verstuurd naar de klant. Zie verder .

Het blok ‘digitale factuur’ bestaat uit 4 velden:

Factuurtekstselectie: Bepaald voor de nieuwe facturatie de gekozen standaard factuurtekst per factuurregel. Zie verder .
Factuur digitaal aanbieden: Standaard geselecteerd. De-selecteren betekent dat de facturen alleen per post kunnen worden aangeboden.
Factuur mailen naar: Het e-mail adres van de klant waar facturen heen worden gestuurd.
Specifieke exports: Wordt gebruikt voor digitale koppelingen met de klanten. Indien geselecteerd wordt voor de klant deze specifieke koppeling gebruikt. Dit is bijvoorbeeld de UBL koppeling. De mail met PDF komt hierbij te vervallen. Zie verder .
Endpoint: Alleen gebruiken indien een specifieke export is geselecteerd. Bepaalt waar de factuurberichten naartoe worden gestuurd.

Overige

Overige betreft de velden die invloed hebben op het gedrag van Transplan maar niet onder een specifiek blok vallen.

Dit blok bestaat uit 5 velden:

Standplaats (aanrijden): Het standaardadres dat als standplaats van eigen resources geldt wanneer opdrachten voor deze klant worden uitgevoerd.
Statusupdates: het format (CSV of XML) waarin status updates worden aangeboden indien van toepassing. Zie verder .
Exportfolder POD: Locatie op het eigen netwerk waar de POD's worden opgeslagen voor deze klant.
Let op: POD’s en hoe deze verder zijn vaak maatwerk. Voor vragen kan contact worden opgenomen met RGB+.
Uitsluiten van automatische goedkeuring: Selecteren betekend dat de orders van deze klant nooit worden gecontroleerd met behulp van automatisch goedkeuren. De orders van deze klant moeten bij selecteren altijd handmatig worden goedgekeurd. Zie verder .
Leadtime hanteren bij niet-handmatig opgevoerde orders: Selecteren betekent dat de leadtime van door de klant aangeleverde orders wordt overschreven door de leadtime die Transplan berekend. Dit heft invloed op orders die binnenkomen via de OE, imports en het webportaal. Zie verder .

Dit bok bestaat uit 1 veld:

Standaard uitsluiten van consolidatie: Selecteren betekent dat orders van deze klant niet worden geconsolideerd. Zie verder .

Brandstofprijzen/ Dieseltoeslag

Brandstofprijzen bepaalt over welk deel van de tarieven dieseltoeslag van toepassing is. Dieseltoeslag is een commercieel afgesproken correctie op de tarieven die gebaseerd wordt op de huidige brandstof prijzen ten opzichte van de geldende brandstof prijzen op het moment dat de tarieven zijn vastgelegd. Zie verder .

Het blok ‘brandstofprijzen’ bestaat uit 7 velden en 1 link

Dieseltoeslagtype: De groep waaronder de diestoeslag van deze klant valt. Zie verder .
Kostenaandeel brandstof: Het percentage van de tarieven waarover dieseltoeslag wordt berekend.
Peildatum: Datum waarop de tarieven initieel zijn vastgelegd.
Peilprijs: De brandstofprijs per liter die gold op het moment dat de tarieven initieel zijn vastgelegd.
Geen toeslag in prijszone: Een optioneel bereik (van / tot en met). Als de huidige pompprijzen in dit bereik vallen wordt geen dieseltoeslag berekend.
Standaard korting: Optionele korting in procenten op de berekende dieseltoeslag.

Open historie (link)

De link opent een pop-up waarin de dieseltoeslagen van start tot heden worden getoond

Het overzicht bestaat uit 4 kolommen:

Klant: De naam van de geselecteerde klant.
TM: De datum tot wanneer de toeslag van toepassing is.
Prijs: De pompprijs die tot die datum van toepassing is.
Index: Het correctiepercentage dat geldt op de gehele tarieven.

Emballagetypes

In Emballagetypes worden de voertuigtypes/emballagetypes vastgelegd die voor deze klant van toepassing zijn. Zie verder .

Het blok ‘emballagetypes’ bestaat uit 1 tabel met 2 kolommen en 1 knop:

Omschrijving: De omschrijving van het voertuigtype.
Code: De code van het voertuigtype

Muteer types

De knop ‘Muteer types’ opent een pop-up voor het selecteren van de voertuigtypes. Zie verder .

EDI Instellingen

EDI staat voor Electronic Data Interchange‎. Deze informatie wordt gebruikt voor gegevensuitwisseling binnen Transplan en tussen Transplan en externe systemen. De instellingen bepalen standaard gedrag bij het aanmaken van nieuwe orders via een EDI-koppeling.

Het blok ‘EDI instellingen’ bestaat uit 9 velden en 1 knop:

Standaard transporttype: Bepaalt het standaard transporttype voor digitaal aangeleverde orders van deze klant. Zie verder .
Standaard afdeling: Bepaalt de standaard planafdeling voor digitaal aangeleverde orders van deze klant.
Standaard ordersoort: Bepaalt de standaard ordersoort voor digitaal aangeleverde orders van deze klant. Zie verder .
Optionele planafdeling rit: Bepaalt de planafdeling bij Ordersoort ‘order = rit’ voor digitaal aangeleverde orders van deze klant. Alleen invullen als de planafdeling afwijkt van de ‘standaard afdeling’. Wordt gebruikt in Distributie.
Standaard emballagetype: Het standaard voertuigtype/emballagetypes voor digitaal aangeleverde orders van deze klant. Er kan alleen gekozen worden uit voertuigtypes die in het blok ‘emballagetypes’ zijn ingevuld. Deze wordt ook gebruikt als standaard voertuigtype/emballagetypes bij handmatige order invoer.
ID OrderExchange: Het ID van de klant welke nodig is om gebruik te kunnen maken van de order exchange. Zie verder .
EDI regels niet samenv: Selecteren betekent dat orderregels uit een import niet worden samengevoegd. Maatwerk, wordt niet ondersteund bij nieuwe imports,
Opmerking adres toevoegen: Selecteren betekent dat adresopmerkingen uit een import worden overgenomen bij een nieuw adres. Maatwerk, wordt niet ondersteund bij nieuwe imports,
Regels toestaan: Selecteren betekent dat de import uit losse regels mag bestaan. Maatwerk, wordt niet ondersteund bij nieuwe imports,

Activeer generieke import (knop)

Wordt niet ondersteund in Automotive

Klant behoort tot groep(en)

Klantgroepen helpen de gebruiker met het maken van een logische verdeling binnen het klantenbestand.

Klantgroepen bestaat uit 1 tabel en 1 knop:

Groep: De groep(en) waar deze klant aan is toegevoegd. Zie verder .

Muteer groepen

De knop ‘Muteer groepen’ opent de pop-up voor het toewijzen van de klantgroepen.