Het lint ‘Facturen’ bestaat uit 4 categorieën:

Filter: Bepalen welke orders zichtbaar zijn in dit scherm. Zie verder hieronder.
Acties: Bepaald welke acties er mogelijk zijn in dit scherm. Zie verder hieronder.
Factuur: Ondersteund de gebruiker bij het finaliseren en versturen van de facturen. Zie verder hieronder.
Opnieuw versturen: Ondersteund de gebruiker bij het opnieuw versturen van de facturen. Zie verder hieronder.

Filter

Filter bestaat uit 4 velden:

Toon facturen tussen: Datumfilters die alle facturen tonen waarvan de factuurdatum binnen het geselecteerde datumbereik valt.
Status: Selecteren opent de pop-up voor status selectie. Er worden alleen facturen getoond met de geselecteerde statussen.
Bedrijf: Selecteren opent de pop-up voor bedrijf selectie. Er worden alleen facturen getoond van het geselecteerde bedrijf.

Acties

Acties bestaat uit 3 knoppen:

Log weergeven: Opent de pop-up met logging.
Verversen: Ververst alle getoonde informatie in dit scherm.
Verwijderen: Verwijderd de geselecteerde facturen.
Let op: Alleen nog niet afgeronde facturen kunnen worden verwijderd. Deze zijn herkenbaar aan de status en het ontbreken van een factuurnummer.

Bewerken

Bewerken bestaat uit 5 knoppen:

Nieuwe factuur: Opent de pop-up voor het aanmaken van een handmatige factuur. Zie verder hieronder.
Verwijderen: Verwijderd de geselecteerde facturen.
Let op: Alleen nog niet afgeronde facturen kunnen worden verwijderd. Deze zijn herkenbaar aan de status en het ontbreken van een factuurnummer.
Factuurdatum bewerken: Opent de pop-up voor het handmatig bepalen van de factuurdatum. Deze datum overschrijft de door Transplan berekende factuurdatum. Zie verder hieronder.
Factuur kopiëren: Opent de pop-up om een kopie te maken van de factuur. Zie verder hieronder.
Factuurregel toevoegen: Opent de pop-up voor het toevoegen van een handmatige factuurregel. Zie verder hieronder.
Factuurregels verwijderen: Verwijderd de geselecteerde factuurregels.
Berekende factuurregels worden weer beschikbaar gesteld in het pro forma scherm. Handmatige factuurregels worden definitief verwijderd.

Nieuwe factuur

Transplan ondersteund de mogelijkheid handmatig facturen toe te voegen. Klik op de knop ‘nieuwe factuur’. De pop-up ‘handmatige factuur aanmaken’ wordt geopend.

Handmatige factuur aanmaken bestaat uit 5 velden en 1 knop:

Klant: Bevat een keuze lijst van alle beschikbare klanten.
Bedrijf: Wordt gevuld p basis van de geselecteerde klant. De gebruiker kan deze nog aanpassen.
Factuurdatum: De datum van de factuur.
Opmerking: Interne opmerking bij deze factuur.
Extra factuurtekst: Extra factuur tekst welke op de factuur wordt getoond.
Opslaan (knop): Sluit de pop-up en voegt de nieuwe factuur toe aan de lijst met facturen.
Let op: Er moet nog minimaal 1 factuurregel worden toegevoegd aan deze factuur. Zie verder hieronder.

Let op: De pop-up afsluiten met de x rechtsboven in annuleert het aanmaken van de factuur.

Factuurdatum bewerken

Transplan ondersteund het aanpassen van de factuurdatum van 1 of meerdere facturen. Selecteer de gewenste facturen en klik op de knop ‘factuurdatum bewerken’. De pop-up ‘Factuurdatum aanpassen’ wordt geopend.

Factuurdatum aanpassen bestaat uit 1 veld en 2 knoppen:

Factuurdatum: Bevat de huidige factuurdatum en kan worden gepast naar de gewenste factuurdatum.
Opslaan (knop): Sluit de pop-up. Voor alle geselecteerde facturen is de nieuwe factuurdatum opgeslagen.
Annuleren (knop): Sluit de pop-up. Er is geen factuurdatum aangepast.

Factuur kopiëren

Met deze knop wordt er een kopie aangemaakt waarbij het factuurnummer, de periode, datum en bijlages niet overgenomen wordt.

Factuurregel toevoegen

Transplan ondersteund de mogelijkheid handmatig factuurregels toe te voegen. Selecteer de gewenste factuur en klik op de knop ‘factuurregel toevoegen’. De pop-up ‘handmatige factuurregel aanmaken’ wordt geopend.
Let op: Deze optie is alleen beschikbaar bij nog niet gefinaliseerde facturen.

Handmatige factuurregel aanmaken bestaat uit 8 velden en 1 knop:

Service: Bevat een keuze lijst met de beschikbare services bij deze klant. Zie verder Tarieven (klant).
Omschrijving: Wordt gevuld met de omschrijving van de geselecteerde service en kan door de gebruiker worden aangepast.
Datum: De datum van de factuurregel. Deze wordt ook gebruikt voor de periode bepaling.
Toevoeging: Bevat een keuze lijst gebaseerd op in de geselecteerde service beschikbare tariefeenheden.
Aantal: Het aantal door de te gebruiker te bepalen eenheden.
PPE: De door de gebruiker te bepalen prijs per eenheid.
Totaal: Door het systeem berekende totaal prijs van de factuurregel. Aantal x PPE.
Extra tekst: Extra tekst op de factuurregel welke wordt overgenomen op de factuur.
Opslaan (knop): Sluit de pop-up en voegt de factuurregel toe aan de geselecteerde factuur.

Let op: De pop-up afsluiten met de x rechtsboven in annuleert het aanmaken van de factuurregel.

Factuur

Factuur bestaat uit 6 knoppen:

Afdrukvoorbeeld: Opent een pdf met daarin een afdrukvoorbeeld van alle geselecteerde facturen.
Gereed voor verzending (optioneel): Met deze functie is het mogelijk om Pro Forma facturen de status Pro Forma (Gereed voor verzending) te geven. Indien deze functie actief is kunnen enkel facturen met deze status daadwerkelijk verzonden worden.
Finaliseren & verzenden: Maakt alle geselecteerde pro forma facturen definitief. Zie verder 2.1 Klanten | Digitale factuur. De volgende acties vinden plaats:
De factuur krijgt een factuurnummer.
De factuur wordt naar de klant gemaild.
De factuur wordt naar het boekhoudpakket geëxporteerd.
De status wordt aangepast. Voor digitale facturatie wordt dit de status ‘afgerond’. Voor niet digitale facturatie wordt dit de status ‘gereed voor afdrukken’.
De (fiscale) periode van de factuur wordt bepaald. Als er door de gebruiker niet expliciet een periode is voorgevuld, wordt deze automatisch bepaald op basis van een setting. Als de setting "billing.invoiceFiscalPeriod.basedOnDate" de waarde ‘InvoiceDate’ heeft, wordt er een periode bepaald op basis van de factuurdatum. Als deze op ‘BookingDate’ staat, wordt een periode bepaald op basis van de boekingsdatum van de factuur.
Let op: Bij problemen wordt de status hierop aangepast. Corrigeer waar nodig de oorzaak en finaliseer de factuur opnieuw. Bij aanhoudende problemen kan contact worden opgenomen met RGB+.
Afdrukken: Maakt alle geselecteerde pro forma facturen definitief. Deze knop is alleen actief voor facturen met de status ‘gereed voor afdrukken’. Zie verder 2.1 Klanten | Digitale factuur. De volgende acties vinden plaats:
De factuur wordt geprint.
De status wordt aangepast naar afgerond.
Crediteren: Opent de pop-up voor het crediteren van factuuregels. Zie verder .
Let op: Deze knop is geretardeerd aan de factuurregels binnen een factuur en alleen beschikbaar bij gefactureerde factuurregels.
Pro Forma verzenden: Opent de pop-up voor het per e-mail verzenden van een Pro Forma. Deze knop is alleen beschikbaar als de gebruiker één factuur het geselecteerd die nog niet afgerond is.
De pop-up bestaat uit 1 veld en een keuze
- E-mail adres: Het adres waar de kopie factuur naartoe wordt verstuurd.
- Factuur: Stuurt de Pro Forma factuur inclusief bijlagen.
- Bijlage: Stuurt een kopie van de factuurbijlagen zonder de factuur zelf.

Opnieuw versturen

Opnieuw versturen bestaat uit 2 knoppen:

Opnieuw e-mailen: Opent de pop-up voor het per e-mail verzenden van een factuur. Deze knop is alleen actief bij klanten die digitale facturen willen ontvangen. Zie verder .
Let op: Deze knop is alleen actief voor afgeronde facturen.
De pop-up bestaat uit 1 veld en een keuze
- E-mail adres: Het adres waar de kopie factuur naartoe wordt verstuurd.
- Factuur: Stuurt de een kopie van de volledige factuur inclusief bijlagen.
- Bijlage: Stuurt een kopie van de factuurbijlagen zonder de factuur zelf.
Opnieuw afdrukken: De geselecteerde facturen worden geprint.
Let op: Deze knop is alleen actief voor afgeronde facturen.