In dit hoofdstuk wordt de positie van Transplan in het werkproces toegelicht. Dit wordt ondersteund door de procesplaat en een weergave hoe Transplan zich verhoud tot andere onderdelen van het bedrijfsproces.
Procesplaat
Transplan ondersteund de werkprocessen die nodig zijn voor de dagelijkse taken die horen bij order entry, planning, facturatie etc. Daarnaast maakt Transplan onderdeel uit van een complex ICT landschap. Het proces binnen Transplan ziet er als volgt uit:
Er wordt een moederorder aangemaakt. Deze wordt verwerkt tot 1 of meer trajectorders. De trajectorders worden door de planner samengevoegd tot een rit. De rit wordt aangevuld met resources en gepland. Tijdens de uitvoer van de rit wordt gecommuniceerd met de boordcomputer en krijgt de gebruiker continue up-to-date informatie. Indien gewenst wordt deze informatie ook gedeeld met andere systemen zoals het Klantenportal.
Na uitvoer van alle trajecten is de moederorder gereed voor facturatie. Na facturatie is het proces afgerond.
In de bovenstaande procesplaat wordt onderscheid gemaakt tussen de diverse processtappen hieronder worden deze verder toegelicht.
Moederorders
Moederorders, ook wel orders of dossiers genoemd, zijn de opdrachten van de klanten. Deze vormen de basis voor het klantcontact, de planning en alle overige activiteiten tot en met de facturatie. Elke order wordt ingevoerd, aangevuld met de juiste informatie en voorzien van de te verwachten omzet.
Order invoer
Transplan kent verschillende opties voor het invoeren van orders:
Het klantportaal, zie verder hoofdstuk 3.1.
EDI, digitale koppelingen met klantsystemen, zie verder hoofdstuk 3.5 en 3.6.
Handmatige invoer, zie verder hoofdstuk 1.3.1 en 2.1.2.
Tarifeerservice
De tarifeerservice wordt door meerdere processen binnen Transplan gebruikt. Hier worden omzet en kosten berekend op basis van de inrichting van de tariefkaarten en kosten componenten. Zie verder hoofdstuk 0.1 en 0.3.
Trajectorders
Een trajectorder, of traject, is altijd gekoppeld aan 1 moederorder. Er kunnen meerdere trajectorders onder een moederorder hangen. Trajectorders zullen altijd aansluitend zijn en samen de totale afstand van de moederorder vormen. Het is mogelijk trajecten uit te besteden aan charters. Zie verder hoofdstuk 2.3.3 en 3.5.
Rit
Een rit is het geheel van 1 of meerdere trajectorders welke in 1 keer worden uitgevoerd of uitbesteed aan een charter. Een rit bevat altijd een trekkende eenheid, een lading dragende eenheid en een chauffeur. Ritten worden verrijkt met kosten berekeningen uit de tarifeerservice. Zie verder hoofdstuk 2.3.1.
Rit optimalisatie
Transplan kan de gebruiker ondersteunen door binnen de rit een geoptimaliseerde uitvoer volgorde te berekenen.
Dit is een voorstel die de gebruiker kan overnemen of aanvullen. Zie verder hoofdstuk 2.3.4.
Route optimalisatie
Hierbij wordt een set van trajectorders naar een extern systeem geëxporteerd. Het externe systeem optimaliseert deze tot een set van ritten. Het resultaat wordt geïmporteerd in Transplan. Dit is geen standaard onderdeel van Transplan.
Resources
Transplan maakt gebruik van resources voor de ritplanning. Onder resources vallen alle trekkende en getrokken eenheden uit de vloot en de medewerkers (chauffeur) die worden ingezet op een rit. Dit kunnen ook resources van een charter zijn. Voor het eigen materieel en de eigen medewerker bied Transplan de mogelijkheid een resource planning te gebruiken waarin beschikbaarheid wordt vastgelegd.
Voertuigen
De vloot wordt vastgelegd in Transplan. Zie verder hoofdstuk 1.2.4.
Voor vloot onderhoud, en dus vloot beschikbaarheid wordt gebruik gemaakt van Fleetfact. Zie verder hoofdstuk 3.7.
Medewerkers
De medewerkers worden vastgelegd in Transplan. Indien gewenst worden de medewerker gegevens verrijkt met een rooster. In de resource planning kan de gebruiker de roosters inlezen en aanvullen met ad-hoc beschikbaarheden. Denk hierbij onder andere aan ziekte en vakantie. Zie verder hoofdstuk 1.2.3 en 2.4
Operatie
Tijdens de operatie worden de ritten continue bijgewerkt met up-to-date informatie zoals realisatie tijden en de ETA. Hiervoor maakt Transplan gebruik van PTV en de boordcomputer.
Boordcomputer
Transplan ondersteund koppelingen met boordcomputers. Hiermee wordt de boordcomputer voorzien van de rit informatie en krijgt Transplan de realisatie informatie terug van de boordcomputer. Zie verder hoofdstuk 0.6
PTV
PTV is een externe oplossing welke door Transplan wordt gebruikt voor het doorrekenen van de ritten bij planning en tijdens realisatie. PTV valt niet onder deze handleiding.
Externe partijen
Transplan ondersteund koppelingen en andere vormen van communicatie richting externe partijen. Denk hierbij aan de klant en charters.
Status updates
Het delen van de status van de moederopdracht met externe partijen zoals de klant. Dit kan via meerdere kanalen plaatsvinden. Zie verder hoofdstuk 3.1, 3.5 en 3.6.
Charteropdrachten
Transplan ondersteund de mogelijkheid charteropdrachten digitaal aan te beiden bij de charters. Zie verder hoofdstuk 2.3.1 en 3.5.
Inkoop facturatie
Er worden meerdere varianten ondersteund waarbij de inkoop factuur kan worden gekoppeld aan de charteropdracht. Dit is afhankelijk van de gekozen inrichting. Zie verder hoofdstuk 1.10.
Facturatie
Na uitvoer van alle activiteiten voor een moederorder kan deze worden gefactureerd.
De factuur
Op basis van de inrichting worden facturen per order, per periode, etc naar de klant verstuurd. Zie verder hoofdstuk 1.6 en 2.9.
Boekhouding
Na facturatie wordt de relevante informatie geëxporteerd naar het boekhoudpakket. Zie verder hoofdstuk 3.8.
Add Comment