Transplan biedt de mogelijkheid zelf rapportages in te richten en deze te mailen naar diverse ontvangers. Zie verder reporteditor
Met rapport mail templates wordt de begeleidende mail bij het versturen van een rapport beheerd.

Rapport templates bestaat uit 3 velden:

Rapport: De naam ven het geselecteerde rapport
Rol: De rol van de geadresseerde. Zie verder hieronder.
E-mail: De begeleidende tekst voor de e-mail. Zie verder hieronder.

Rol

In de reporteditor kan worden aangegeven dat een rapport kan worden gemaild en naar welke rollen dit mag. In het veld ‘rol’ wordt dezelfde rol gekozen zodat per rol een andere begeleidende tekst kan worden vastgelegd. De volgende rollen zijn beschikbaar:

Chauffeur: De chauffeur die een rit uitvoert.
Klant: De klant van een order.
Charter: De charter die een rit uitvoert.
Gebruiker: De verantwoordelijke gebruiker van Transplan voor een order, rit, etc.
Planafdeling: De verantwoordelijke planafdeling voor een order, rit, etc.
Melder: De melder van een afwijking. Zie verder afwijkingen.
Actiehouder: De actiehouder van een afwijking. Zie verder afwijkingen.
Beoordelaar: De beoordelaar van een afwijking. Zie verder afwijkingen.

E-mail

E-mail is een vrij in te vullen veld. Naast de platte tekst kan gebruik worden gemaakt van variabelen. Deze variabelen worden gekoppeld aan het rapport. Hierbij is het belangrijk dat de variabele informatie beschikbaar is op het niveau van het rapport.
Zo zal een rapport op orderniveau niet altijd beschikken over ritinformatie. en een rapport op ritniveau zal niet beschikken over details van een afwijking.

Variabelen

Variabelen zijn herkenbaar omdat ze tussen accolades worden geplaatst { }. Een variabele wordt toegevoegd door met de rechter muisknop in het tekstveld te klikken. De beschikbare lijst is altijd gelijk ongeacht of de variabele bij het rapport bestaat.
De volgende variabelen zijn beschikbaar:

Wanneer voor het hierboven getoonde voorbeeld de klant wordt gemaild voor een afwijking, dan worden de variabele velden door Transplan gevuld.