...

Onderstaand zijn verschillende inrichtingsonderdelen weergegeven die een ondersteuning bieden bij het inrichten van AO. Volledige informatie over de meeste onderdelen van AO zijn te vinden via de overige onderdelen van de AO Wiki (Assistance Online Wiki).

• 1.1 Tarievenlijsten

  • De tarievenlijsten worden ervaren als de meest tijdrovende en complexe instelling van AO.

    • Het is daarom van belang om hier veel aandacht aan te besteden en na de instellingen te gaan testen met testopdrachten om te controleren of de berekende omzet klopt met je verwachtingen.

      • Tarievenlijst-omzetten worden weergegeven onder “Omzetregels” in het tabje Financieel van een dossier:
        

        

  • Tarievenlijsten hebben als functie om automatisch omzet in opdrachten te berekenen op basis van de eigenschappen van een opdracht.

    • Voordat er een tarievenlijst wordt aangemaakt, moeten er grootboeknummers zijn aangemaakt onder de instellingen. Via onderstaande stappen kun je dit aanmaken:

    1. Navigeer naar instellingen → Grootboeknummers:

       Image Modified

    2. Klik op “+ Grootboeknummer toevoegen”

    3. Kies een nummer, btw-tarief en een beschrijving en sla dit op

    • Wanneer je vervolgens een tarief aanmaakt, worden de grootboeknummers op basis van het btw-tarief weergegeven. Dus als er een grootboeknummer voor 0% btw is aangemaakt, wordt dit alleen weergegeven als een tarief ook op 0% wordt ingesteld:
      

      Image Added

    • Onderstaand een voorbeeld-resultaat van een opdracht met vervolgens de benodigde instellingen in het tarief voor de instelling. De opdracht resultaten kunnen worden gevonden door een dossier te openen en het tabje “Financieel” te selecteren:
      

      

      • Er is een pechhulp uitgevoerd met de volgende eigenschappen:

        • De pechhulp is geslaagd

        • Tarieftijd 1

        • Voertuigtype licht

        • Rayon ZH186

        • Onderliggend wegennet

      • Deze eigenschappen vertaald naar een tariefinstelling leidt tot de volgende tariefregel, waarin bovenstaande eigenschappen terugkomen:
        

        

    • Wanneer een tarievenlijst is gemaakt, moet deze worden gekoppeld aan een relatie, zodat AO weet welke tarieven van toepassing zijn bij een opdracht voor de betreffende relatie.

      • Dit kan worden ingesteld door via “Relaties” de relatie te openen en vervolgens onder “Financieel” een tarievenlijst te kiezen:

        Image Modified

        • In de afbeelding is ook een Prijslijst te zien. Het belangrijke verschil is dat de tarieven binnen een Tarievenlijst automatisch van toepassing zijn en de tarieven van een Prijslijst handmatig moeten worden toegevoegd (zoals een verkochte Accu)
          
          

• 1.2 Charters

  • Wanneer je net gebruik van AO maakt, is de kans groot dat je meteen opdrachten wilt kunnen uitcharteren/uitbesteden aan andere AO gebruikers. Hiervoor heeft AO de Charter-optie en onderstaand de stappen om dit ingericht te krijgen

    • Zoek je collegaberger op via “Relaties” of maak deze relatie aan (zie Relaties voor info over het aanmaken van relaties)

    • Voeg de rol van Charter toe aan de relatie via “+ Rol toevoegen” en kies een Crediteurennummer (deze kan nog worden gewijzigd):
      

      

    • Open het tabje “Charter” en hierin moeten de volgende twee zaken worden ingericht:

      • Charter koppeling

        • Klik op het bewerkknopje (pennetje) en kies vervolgens bij Type “Assistance Online” en onder Administratie de collegaberger

          

      • Inkomende integratie

        • Open het veld “Inkomend” onder Integraties en klik op “+ Integratie toevoegen”
          

          

        • Kies bij Type “AO Charter” en onder Referentie de collegaberger

      • Stem vervolgens met de collegaberger af of zij deze berger jullie ook als charter in het systeem heeft staan

      • Een opdracht kan aan een charter worden toegewezen bij het toewijsscherm van een dossier:
        

        

        
        

• 1.3 Bergingsvoertuigen

  • Via Instellingen → Bergingsvoertuigen worden alle bergingsvoertuigen ingevoerd en kun je specificaties bestaande bergingsvoertuigen wijzigen

    • Bij de start van AO dit correct te hebben ingesteld voorkomt fouten in de toewijzing van bergingsvoertuigen aan opdrachten
      

      

      
      

• 1.4 Medewerkers en gebruikers

  • In het onderdeel Medewerkers moeten alle chauffeurs worden ingevoerd

  • In het onderdeel Gebruikers moet iedereen die gebruik maakt van AO worden ingevoerd. Hiervoor zijn verschillende rollen en rechten beschikbaar (zie Rollen en rechten voor meer info hierover)

    • Ook de chauffeurs moeten een gebruikersaccount hebben, aangezien deze wordt gekoppeld aan de Medewerker en er op die manier kan worden ingelogd op de app.

      • Het koppelen van een gebruiker aan de medewerker kan door de medewerker te openen, dan op het bewerk-pennetje te klikken naast ‘App login’ en vervolgens een gebruiker te kiezen:
        

        

• 1.5 Uitrijdlocaties

  • Om onder andere de berekeningen van kilometers en aanrijdtijden in opdrachten goed ingesteld te hebben, is het belangrijk dat elk van je hoofdrayons zijn ingedeeld in de uitrijdlocaties.

    • Via Instellingen → Uitrijdlocaties kun je dit vinden:
      

      

      • Wanneer er in bovenstaande voorbeeld een opdracht binnenkomt in rayon 073, zal de afstand en tijd worden gebaseerd vanaf uitrijdlocatie “Depot Luttenberg“. Bij overige rayons zal dit de standaard uitrijdlocatie “RGB berging“ zijn.

    • Via “Bewerk uitrijdlocaties” kun je de uitrijdlocaties wijzigen en nieuwe toevoegen

      • Elke relatie met de rol “Depot” is beschikbaar om als uitrijdlocatie in te stellen

      • Meerdere rayons kunnen worden gekoppeld aan één uitrijdlocatie
        

• 1.6 Vrachtbrieven en facturen

  • In AO worden vrachtbrieven en facturen automatisch gegenereerd op basis van de ingestelde templates. Deze templates zijn opgebouwd uit de codetaal HTML en meer info hierover is beschikbaar op Templates

    • Een standaard template is beschikbaar, zodat dit niet zelf hoeft te worden gemaakt

  • Een veel voorkomend verzoek is om bijvoorbeeld het IBAN nummer in de factuurtemplate te wijzigen. Onderstaand de stappen hoe je dit kunt doen:

    1. Navigeer naar het factuurtemplate via Instellingen → Templates en open vervolgens het Template type Factuur

    2. Je zult dan onderstaand beeld zien, wat de technische opbouw van de factuur is:
       

       Image Added

       De parameters zijn alle beschikbare informatie-opties die je kunt laten terugkomen op de factuur, zoals het debiteurnummer (model.DebtorNumber)

    3. Kijk via de voorbeeld knop waar het IBAN nummer op de factuur staat, in dit geval helemaal onderin:
       

       Image Added

    4. Klik weer op de bewerk knop om in de technische factuuropbouw te komen en ga naar het einde van deze technische opbouw, aangezien daar het IBAN nummer staat

    5. Hier kun je vervolgens het nummer aanpassen en de wijzigingen opslaan
       

       Image Added

• 1.7 Tarieftijdinstellingen

• 1.8 Nachtstand

• grootboeknummers stappen

• 
  

2. Aanvullende informatie

...