...
Open de standaard prijslijst of maak een lege prijslijst aan via “+Prijslijst”
Onderstaand scherm zal openen en hierin heb je de opties om een nieuwe toeslag aan te maken, de prijslijst-gegevens te bewerken of de prijslijst als standaard in te stellen:
Maak een of meer nieuwe toeslag toeslagen aan en vul minimaal de beschrijving en prijs in. Maak daarnaast de keuze uit de ingestelde grootboeknummers:
via de knop ‘+ Nieuwe toeslag’
Wanneer dit is opgeslagen heb je een prijslijst met een tarief die je kunt koppelen aan een relatie. Open de relatie via “Relaties” en ga naar het tabje “Financieel”:
Selecteer via het bewerkknopje je aangemaakte prijslijst:
. Je kunt de toeslagen nu gemakkelijk selecteren bij elke opdracht of handmatige factuur.
Bergingsvoertuigen
Via Instellingen → Bergingsvoertuigen worden alle bergingsvoertuigen ingevoerd en kun je specificaties bestaande bergingsvoertuigen wijzigen.
...
Maak een medewerker aan voor elke persoon in je bedrijf aan wie je opdrachten wilt toewijzen
Voor planners op kantoor hoef je bijv. geen Medewerker aan te maken, tenzij je wilt dat die zelf ook opdrachten via een app kunnen afhandelen, accepteren of toewijzen
Maak een gebruiker aan voor elke persoon in je bedrijf die gebruik moet maken van AO. Genereer een willekeurig wachtwoord (dus niet eentje die gemakkelijk te raden is!) en verstuur die op een veilige manier aan je collega
Geef elke gebruiker de rol(len) waar hij of zij recht op heeft (Rollen en rechten)
Koppel elke medewerker aan de desbetreffende gebruiker
Dit doe je door de medewerker te openen, dan op het bewerk-pennetje te klikken naast ‘App login’ en vervolgens een gebruiker te kiezen:
...
Uitrijdlocaties
AO heeft voor elk rayon één uitrijdlocatie. Deze wordt gebruikt in de berekeningen van eenheden zoals kilometers en reistijden van en naar opdrachten.
...
In AO worden mails, vrachtbrieven en facturen automatisch gegenereerd op basis van de ingestelde templates. Deze templates zijn opgebouwd uit de codetaal HTML en meer info hierover is beschikbaar op Templates
Je kunt factuurteksten per opdrachttype (bv. “Doortransport van uw auto naar locatie X”) via de template-pagina aanpassen. Ook kun je bv. titels van e-mails wijzigen.
De inhoud van mails, vrachtbrieven en facturen is gebaseerd op HTML. Aanpassingen hieraan vergen wat meer tijd en aandacht. Meer info hierover vind je op Templates.
Tip: handel eens een opdracht af van aanmaken tot en met pro-formafactuur. Bekijk dan de vrachtbrieven, de pro-formafactuur en de verstuurde mails eens: zien ze er goed uit, bevatten ze de informatie die je verwacht?
Voor grote wijzigingen aan een template: neem contact op met je IT-partij/iemand binnen je bedrijf die thuis is in HTML, of als die er niet is, met ons via ao@rgbplus.nl.
Als je kleine wijzigingen wilt aanbrengen, kun je dat wellicht zelf: een veelvoorkomend verzoek is om bijvoorbeeld het IBAN nummer in de factuurtemplate te wijzigen. Onderstaand de stappen hoe je dit kunt doen:
...
Navigeer naar het factuurtemplate via Instellingen → Templates en open vervolgens het Template type Factuur
...
Je zult dan onderstaand beeld zien, wat de technische opbouw van de factuur is:
...
De parameters aan de rechterkant zijn alle beschikbare informatie-opties die je kunt laten terugkomen op de factuur, zoals het debiteurnummer (model.DebtorNumber)
...
Kijk via de voorbeeldknop (rechtsonderin) waar het IBAN nummer op de factuur staat, in dit geval helemaal onderin:
...
...
Klik weer op de bewerk knop om in de technische factuuropbouw te komen en ga naar het einde van deze technische opbouw, aangezien daar het IBAN nummer staat
Hier kun je vervolgens het nummer aanpassen en de wijzigingen opslaan
...
Tarieftijdinstellingen
Voor de meeste opdrachten zijn er verschillende tarieven die worden gebaseerd op de tarieftijd: een pechhulp om 04:00 's nachts levert een hoger tarief op dan eentje om 16:00 's middags. Via onderstaande stappen kun je dit instellen:
...