De startersguide is opgesplitst in drie categorieën/hoofdstukken: Het gebruik van AO, de inrichting van Ao en aanvullende informatie.

1. Het gebruik van AO

Na succesvol te zijn ingelogd is je eerst beeld van AO het startscherm. In onderstaande afbeelding de betekenis van wat je op dat moment ziet met aanvullend een uitleg van een aantal onderdelen:

• Dossierbeheer

  • Alle actieve en uitgevoerde dossiers worden hier bijgehouden

    • Er kunnen filters worden toegepast op, onder andere, de opdrachtgevers om dossiers gemakkelijk terug te vinden

  • Dossiers kunnen worden aangemaakt, de status van een dossier kan worden gevolgd en dossiers kunnen worden afgehandeld

  • Uitkomsten van dossiers met, onder andere, de bijbehorende omzet en kilometers kunnen worden ingezien en gecorrigeerd
    

    

    
    

• Planning

  • Alle nieuwe opdrachten, opdrachten die zijn toegewezen aan chauffeurs en planbare transportopdrachten zijn hier inzichtelijk. Dit zijn drie categorieën die per categorie kunnen worden aan- of uitgezet om toonbaar te zijn in de planlijst.

  • Bergingsvoertuigen en chauffeurs kunnen worden gevolgd.

  • Opdrachten kunnen worden toegewezen aan chauffeurs.

  • Filtering in het planscherm kan worden toegepast op depots en de leadtijd (het aantal aankomende uren waarin een opdracht zal starten).

  • Filtering in het kaartscherm kan worden toegepast om, onder andere, hectometerpaaltjes, rayonindeling, IM-wegen, Trucks en planbare opdrachten wel of niet weer te geven.
    

    

  • Via de dropdown optie onder “Planning” is er nog een mogelijkheid om de lijst- en transportplanning te openen. Dit zijn twee andere weergaven van de planning, waarvan de transportplanning alleen is gefocust op transportopdrachten.
    

    

• Stalling

  • Hierin is een overzicht van alle voertuigen die in stalling staan. De sortering vindt plaats op basis van de tussenlocatie

  • Inzicht in het aantal stallingsdagen

  • Filtering is mogelijk op basis van opdrachten die wel of niet zijn gepland voor doortransport
    

    

• Afronden

  • Wanneer een dossier fysiek is afgerond, wordt deze zichtbaar in het tabje “Afronden”.

  • Dit scherm is bedoeld voor een beter overzicht van de dossiers waar nog een proforma factuur van moet worden gemaakt.

  • Filtering is mogelijk op basis van je bedrijven en het aantal dagen dagen geleden dat een opdracht is aangemaakt.

  • De dossiers met de gele regels zijn nog niet gereed om een proforma van te maken. In onderstaande voorbeeld is dit veroorzaakt doordat er geen inkoopopdrachtnummers zijn, terwijl er is ingesteld dat een inkoopopdrachtnummer bij deze klant wel verplicht is.
    

    

• Facturen

  • Het facturenonderdeel bestaat uit proforma’s, definitieve facturen en uitgaande facturen. Proforma’s worden bereikt door op “Facturen” te klikken. Definitieve facturen via “Factuurarchief” en uitgaande facturen via “Uitgaande facturen”:
    

    

  • Onder “Facturen” worden de proforma’s gesorteerd per debiteur en in deze fase kunnen nog controles en correcties worden uitgevoerd voordat de proforma definitief wordt gemaakt.

    • Via “Maak handmatige factuur” kan er handmatig een proformafactuur worden gemaakt

    • De proforma’s worden gesorteerd per ingesteld bedrijf. Via de filteroptie kan hiertussen worden gewisseld:
      

      

  • Onder “Factuurarchief” worden alle definitief gemaakte facturen bijgehouden.

    • Facturen kunnen worden geselecteerd om te downloaden of opnieuw naar de klant te verzenden

    • Van een factuur kan een creditfactuur worden gemaakt, waarmee in het factuurarchief er een “Credit” icoontje wordt gegenereerd voor de factuur om het onderscheid duidelijk te houden, zoals bij de facturen 200000009 en 200000011:
      

      

  • Onder “Uitgaande facturen” zijn er twee soorten inzichtelijk mogelijk:

    • “Bezig met verwerken” laat alle facturen zien die nog bezig zijn met de ingestelde methode om een factuur te verzenden, zoals per e-mail

    • “Fout” laat alle facturen zien waarbij er een fout is opgetreden bij het versturen van de factuur
      

• Relaties

  • Al je relaties worden hier weergegeven, nieuwe relaties kunnen worden aangemaakt en relaties die niet meer worden gebruikt kunnen inactief worden gemaakt

    • Relaties kunnen inactief worden gemaakt door een relatie te openen en vervolgens op de optie “Maak inactief” te klikken:
      

      

    • Wanneer een relatie inactief is gemaakt, kunnen deze nog wel zichtbaar worden gemaakt via de optie “Toon inactieve relaties”:
      

      

  • Er zijn verschillende soorten rollen die kunnen worden toegekend aan relaties om onderscheid te hebben tussen de relaties

    • Alleen relaties met de rol “Klant” kunnen als opdrachtgever worden geselecteerd bij het aanmaken van een dossier

2. De inrichting van AO

AO heeft inrichtingsmogelijkheden die ervoor zorgen dat veel zaken automatisch kunnen worden uitgevoerd. Onderstaand een uitleg over de meestgebruikte zaken. Volledige informatie over de daadwerkelijke inrichting is te vinden via onze AO Wiki (Assistance Online Wiki).

• Tarievenlijsten

  • De tarievenlijsten worden ervaren als de meest tijdrovende en complexe instelling van AO.

    • Het is daarom van belang om hier veel aandacht aan te besteden en na de instellingen te gaan testen met testopdrachten om te controleren of de berekende omzet klopt met je verwachtingen.

      • Tarievenlijst-omzetten worden weergegeven onder “Omzetregels” in het tabje Financieel van een dossier:
        

        

  • Tarievenlijsten hebben als functie om automatisch omzet in opdrachten te berekenen op basis van de eigenschappen van een opdracht.

    • Onderstaand een voorbeeld-resultaat van een opdracht met vervolgens de benodigde instellingen in het tarief om dit automatisch te kunnen laten berekenen. De opdracht resultaten kunnen worden gevonden door een dossier te openen en het tabje “Financieel” te selecteren:
      

      

      • Er is een pechhulp uitgevoerd met de volgende eigenschappen:

        • De pechhulp is geslaagd

        • Tarieftijd 1

        • Voertuigtype licht

        • Rayon ZH186

        • Onderliggend wegennet

      • Deze eigenschappen vertaald naar een tariefinstelling leidt tot de volgende tariefregel, waarin bovenstaande eigenschappen terugkomen:
        

        

  • Wanneer een tarievenlijst is gemaakt, moet deze worden gekoppeld aan een relatie, zodat AO weet welke tarieven van toepassing zijn bij een opdracht voor de betreffende relatie.

    • Dit kan worden ingesteld door via “Relaties” de relatie te openen en vervolgens onder “Financieel” een tarievenlijst te kiezen:

      

      • In de afbeelding is ook een Prijslijst te zien. Het belangrijke verschil is dat de tarieven binnen een Tarievenlijst automatisch van toepassing zijn en de tarieven van een Prijslijst handmatig moeten worden toegevoegd (zoals een verkochte Accu)

  • -
    

3 Aanvullende informatie

3.1 Een opdracht van A naar Z

• Via “Nieuwe opdracht” in Dossiers kan er in 5 stappen een nieuwe opdracht worden aangemaakt

  • Vul de opdrachtgever in en, wanneer dit niet automatisch gebeurt, de opdrachtnemer:
    

    

  • Selecteer het type opdracht en eventueel het betreffende voertuig
    

    

  • Geef de incidentlocatie op