In sommige gevallen is het noodzakelijk dat de klant een bijlage bij de factuur ontvangt in Excel. Met dit onderdeel kan de gebruiker zelf een template voor een bijlage samenstellen en één of meerdere klanten koppelen aan dit template.
Factuur bijlage Excel bestaat uit 5 velden, één knop en één tabel met 3 kolommen:
Naam: De naam van het template.
Bestandsnaam: De bestandsnaam waaronder de bijlage opgeslagen wordt bij genereren. De bestandsnaam kan voorzien worden van zogenaamde placeholders. Zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/2699886593/Factuur+bijlage+Excel#Placeholders-in-bestandsnaam voor meer details.
Extensie (XLSX): De extensie waaronder het bestand opgeslagen wordt. Deze is niet te wijzigen.
Documenttype: Het documenttype waarmee de gegenereerde bijlage gekoppeld wordt aan de factuur.
Datum formaat: Het formaat hoe elk datum veld in de Excel weergegeven wordt.
dd/MM/yyyy: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 23/03/2021.
dd-MM-yyyy: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 23-03-2021.
dd/MM/yy: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 23/03/21.
dd-MM-yy: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 23-03-21.
yyyyMMdd: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 20210323.
yyyy/MM/dd: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 2021/03/23.
Klant(en) koppelen: Mogelijkheid om één of meerdere klanten te koppelen aan dit template. Tussen haakjes wordt getoond hoeveel klanten er op dit moment gekoppeld zijn aan dit template. Zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/2699886593/Factuur+bijlage+Excel#Klanten-koppelen-aan-template voor meer informatie over klanten koppelen.
Kolommen: Tabel met kolommen die in het Excel bestand toegevoegd worden bij genereren. Kolommen toevoegen en/of verwijderen kan via het contextmenu van de tabel.
Veld Transplan: Keuzelijst met omschrijving van het veld zoals bekend in Transplan. De velden worden via een database view ingeladen. Zie verder <link>
Kolomkop Excel: De naam van de kolom in Excel. Dit is een vrij in te vullen veld en deze wordt tijdens genereren van de bijlage als kolom kop overgenomen.
Vaste waarde: Een vaste waarde die altijd overgenomen wordt tijdens het genereren van de bijlage.
Placeholders in bestandsnaam
Voor het samenstellen van de bestandsnaam is het mogelijk om zogenoemde placeholders aan de bestandsnaam toe te voegen. Tijdens het opslaan van de bijlage (aanmaken pro forma of tijdens finaliseren factuur) worden de placeholders vervangen door data.
Om een placeholder toe te voegen klik je met de muis in het veld op de plek waar de placeholder moet komen. Klik vervolgens op de rechtermuisknop. Er opent een keuzelijst met beschikbarre placeholders:
Op dit moment worden de volgende placeholders ondersteunt:
Factuurnummer
Factuurdatum
Factuuromschrijving
Periode
Klantnaam
Klantnummer
Klanten koppelen aan template
Door op de knop “Klant(en) koppelen te klikken wordt een pop-up getoond. De pop-up bestaat uit twee lijsten met in het midden een viertal knoppen. Onderaan zijn twee knoppen “Opslaan” en “Annuleren” zichtbaar:
De pop-up bestaat uit de volgende onderdelen:
Linker lijst “Beschikbare klanten” toont alle actieve klanten die beschikbaar zijn in Transplan. De lijst toont de Naam en Nummer van de klant. Het is mogelijk om op naam of nummer te zoeken in het daarvoor beschikbare zoekveld. Na invoeren van gegevens zal het zoeken automatisch gestart worden na een korte tijd.
Rechter lijst “Geselecteerde klanten” toont alle klanten die op dit moment geselecteerd (gekoppeld) zijn aan het template. Ook hier wordt de Naam en Nummer van de klant getoond. In deze lijst is ook een zoekveld beschikbaar waar op naam of nummer gezocht kan worden.
Knop 1: Met deze knop worden in één keer alle “Beschikbare klanten” verplaatst naar de “Geselecteerde klanten”.
Knop 2: Met deze knop worden de geselecteerde klanten in de lijst “Beschikbare klanten” verplaatst naar de “Geselecteerde klanten” lijst.
Knop 3: Met de knop worden de geselecteerde klanten in de lijst “Geselecteerde klanten” verplaatst naar de “Beschikbare klanten” lijst.
Knop 4: Met deze knop worden in één keer alle klanten uit de lijst “Geselecteerde klanten” verplaatst naar de lijst “Beschikbare klanten”.
Opslaan: De selectie van klanten wordt opgeslagen.
Annuleren: De selectie van klanten wordt ongedaan gemaakt en niet opgeslagen.
Om meerdere klanten in een lijst te selecteren houdt de linker CTRL-toets ingedrukt en selecteer met de muis één of meerdere klanten in de lijst. De rijen met geselecteerde klanten worden lichtblauw van kleur.
LET OP!
Wanneer een klant aan een template wordt gekoppeld en de betreffende klant heeft voor de gekozen “Documenttype” de optie “Bijlage factuur” niet aangevinkt staan, dan wordt deze automatisch gezet tijdens opslaan. Zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1293058057/Documenten+klant#Instellingen-tbv-communicatie-documenten
Beschikbare velden Transplan
Op dit moment worden de volgende Transplan velden beschikbaar gemaakt om toe te voegen als kolom in de Excel template:
Veld Transplan | Oorsprong |
|---|---|
Factuurnummer | Factuurnummer van de factuur. |
Factuurdatum | Factuurdatum van de factuur |
FactuurOmschrijving | Omschrijving van de factuur |
Periode | De fiscale periode van de factuur |
Klantnaam | De naam van de klant van de factuur |
Klantnummer | Klantnummer van de klant van de factuur |
AdresNaam | De naam van het adres van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen |
Adres | De straatnaam van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen |
Adres2 | Twee adresregel van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen |
AdresPostcode | Postcode van de klant Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen |
AdresPlaats | Plaats van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen |
AdresLand | Land van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen |
AdresContactpersoon | Contactpersoon van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen |
Factuurregelomschrijving | Omschrijving van de factuurregel. Zie “factuur regels” bij Facturen. |
Aantal | Aantal eenheden van de omzet component. Zie “factuur regels” bij facturen. |
PPE | Prijs per eenheid van het betreffende omzet component. Zie “factuurregels” bij facturen. |
Subtotaal | Het bedrag zonder BTW (aantal * PPE) van de factuurregel. Zie “factuurregels” bij facturen. |
Tariefomschrijving | Omschrijving van het tarief van de factuurregel. Zie “factuurregels” bij facturen. |
BtwCode | De BTW code van de factuurregel. Zie “factuurregels” bij facturen. |
BtwOmschrijving | De BTW omschrijving van de factuurregel. Zie “factuurregels” bij facturen. |
BtwPercentage | Het BTW percentage van de factuurregel. Zie “factuurregels” bij facturen. |
Ordernummer | Het ordernummer van de order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
Opdrachtnummer | Het opdrachtnummer van de order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
Merk | Het merk van de te vervoeren eenheid van de order die gekoppeld is aan de factuurregel |
Merktype | Het type van de te vervoeren eenheid van de order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
Chassisnummer | Het chassisnummer van de te vervoeren eenheid van de order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
Kenteken | Het kenteken van de te vervoeren eenheid van de order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
ExtraInformatie | De factuurtekst van de order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
Uitleverdatum | De uitleverdatum (orderdatum) van de order die gekoppeld is aan de factuurregel |
LaadAdresCode | Code van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LaadAdresnaam | Naam van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LaadStraat | Straat van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LaadNummer | Huisnummer van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LaadPostcode | Postcode van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LaadPlaats | Plaats van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LaadLand | Land van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LaadLandIsoCode | ISO code van het land van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LosAdresCode | Code van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LosAdresnaam | Naam van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LosStraat | Straat van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LosNummer | Huisnummer van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LosPostcode | Postcode van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LosPlaats | Plaats van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LosLand | Land van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
LosLandIsoCode | ISO code van het land van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel. |
Datum | OrderFacturatie datum van de order die gekoppeld is aan de factuurregel. Bij Automotive is dit gelijk aan de losdatum van de (moeder) order. |
TransportVan | Plaats + Naam van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuuregel. De plaats en naam worden gescheiden door een “-”-teken. |
TransportNaar | Plaats + Naam van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuuregel. De plaats en naam worden gescheiden door een “-”-teken. |
0 Comments