Factuur bijlage Excel

In sommige gevallen is het noodzakelijk dat de klant een bijlage bij de factuur ontvangt in Excel. Met dit onderdeel kan de gebruiker zelf een template voor een bijlage samenstellen en één of meerdere klanten koppelen aan deze template. Er kan maar 1 Excel bijlage per klant aangemaakt worden.

Factuur bijlage Excel bestaat uit 5 velden, één knop en één tabel met 3 kolommen:

Naam: De naam van het template (verplicht veld).
Bestandsnaam: De bestandsnaam waaronder de bijlage opgeslagen wordt bij genereren. De bestandsnaam kan voorzien worden van zogenaamde placeholders. Zie Factuur bijlage Excel | Placeholders in bestandsnaam voor meer details. (verplicht veld).
Extensie (XLSX): De extensie waaronder het bestand opgeslagen wordt. Deze is niet te wijzigen.
Documenttype: Het documenttype waarmee de gegenereerde bijlage gekoppeld wordt aan de factuur.
Datum formaat: Het formaat hoe elk datum veld in de Excel weergegeven wordt.
- dd/MM/yyyy: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 23/03/2021.
- dd-MM-yyyy: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 23-03-2021.
- dd/MM/yy: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 23/03/21.
- dd-MM-yy: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 23-03-21.
- yyyyMMdd: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 20210323.
- yyyy/MM/dd: Datum 23 maart 2021 wordt als volgt weergegeven in Excel 2021/03/23.
Klant(en) koppelen: Mogelijkheid om één of meerdere klanten te koppelen aan dit template. Tussen haakjes wordt getoond hoeveel klanten er op dit moment gekoppeld zijn aan dit template. Zie Factuur bijlage Excel | Klanten koppelen aan template voor meer informatie over klanten koppelen.
Kolommen: Tabel met kolommen die in het Excel bestand toegevoegd worden bij genereren. Kolommen toevoegen en/of verwijderen kan via het contextmenu van de tabel.
- Veld Transplan: Keuzelijst met omschrijving van het veld zoals bekend in Transplan. De velden worden via een database view ingeladen. Zie verder Factuur bijlage Excel | Beschikbare velden Transplan
  (verplicht veld)
- Kolomkop Excel: De naam van de kolom in Excel. Dit is een vrij in te vullen veld en deze wordt tijdens genereren van de bijlage als kolom kop overgenomen. (verplicht veld)
- Vaste waarde: Een vaste waarde die altijd overgenomen wordt tijdens het genereren van de bijlage.
  LET OP! Als het veld “vaste waarde” leeg is en voor “veld Transplan” is de optie “Zelf in te vullen tekst” gekozen, dan wordt in de Excel een lege kolom getoond.

Kolom volgorde template aanpassen

De kolommen worden in de bijlage afgedrukt in dezelfde volgorde als dat de kolommen in het template zijn opgeslagen. De volgorde van de kolommen kan d.m.v. “drag-and-drop” verplaatst worden.
Om een kolom op een andere plek in de lijst te plaatsen klik met de linkermuisknop op het vierkantje voor de kolom die verplaatst moet worden en houdt de muisknop ingedrukt. Beweeg de muis naar de plek waar de kolom geplaatst moet worden en laat de muisknop los om de kolom te verplaatsen. (tijdens slepen is een klein vierkantje zichtbaar om aan te geven dat een sleepactie bezig is)

Placeholders in bestandsnaam

Voor het samenstellen van de bestandsnaam is het mogelijk om zogenoemde placeholders aan de bestandsnaam toe te voegen. Tijdens het opslaan van de bijlage (aanmaken pro forma of tijdens finaliseren factuur) worden de placeholders vervangen door data.

Om een placeholder toe te voegen klik je met de muis in het veld op de plek waar de placeholder moet komen. Klik vervolgens op de rechtermuisknop. Er opent een keuzelijst met beschikbarre placeholders:

Op dit moment worden de volgende placeholders ondersteunt:

Factuurnummer
Factuurdatum
Factuuromschrijving
Periode
Klantnaam
Klantnummer

Klanten koppelen aan template

Door op de knop “Klant(en) koppelen te klikken wordt een pop-up getoond. De pop-up bestaat uit twee lijsten met in het midden een viertal knoppen. Onderaan zijn twee knoppen “Opslaan” en “Annuleren” zichtbaar:

De pop-up bestaat uit de volgende onderdelen:

Linker lijst “Beschikbare klanten” toont alle actieve klanten die beschikbaar zijn in Transplan. De lijst toont de Naam en Nummer van de klant. Het is mogelijk om op naam of nummer te zoeken in het daarvoor beschikbare zoekveld. Na invoeren van gegevens zal het zoeken automatisch gestart worden na een korte tijd.
Rechter lijst “Geselecteerde klanten” toont alle klanten die op dit moment geselecteerd (gekoppeld) zijn aan het template. Ook hier wordt de Naam en Nummer van de klant getoond. In deze lijst is ook een zoekveld beschikbaar waar op naam of nummer gezocht kan worden.
Knop 1: Met deze knop worden in één keer alle “Beschikbare klanten” verplaatst naar de “Geselecteerde klanten”.
Knop 2: Met deze knop worden de geselecteerde klanten in de lijst “Beschikbare klanten” verplaatst naar de “Geselecteerde klanten” lijst.
Knop 3: Met de knop worden de geselecteerde klanten in de lijst “Geselecteerde klanten” verplaatst naar de “Beschikbare klanten” lijst.
Knop 4: Met deze knop worden in één keer alle klanten uit de lijst “Geselecteerde klanten” verplaatst naar de lijst “Beschikbare klanten”.
Opslaan: De selectie van klanten wordt opgeslagen.
Annuleren: De selectie van klanten wordt ongedaan gemaakt en niet opgeslagen.

Om meerdere klanten in een lijst te selecteren houdt de linker CTRL-toets ingedrukt en selecteer met de muis één of meerdere klanten in de lijst. De rijen met geselecteerde klanten worden lichtblauw van kleur.

LET OP!

Wanneer een klant aan een template wordt gekoppeld en de betreffende klant heeft voor de gekozen “Documenttype” de optie “Bijlage factuur” niet aangevinkt staan, dan wordt deze automatisch gezet tijdens opslaan. Zie Documenten (klant) | Instellingen tbv communicatie documenten

Klanten kunnen en mogen aan meerdere templates gekoppeld worden. Voor elk template waar een klant aan gekoppeld is wordt een bijlage gegenereerd bij aanmaken pro forma factuur of finaliseren van een pro forma factuur.

Beschikbare velden Transplan

De beschikbare velden uit Transplan worden uit een view uit de database gelezen. In de tabel hieronder een overzicht van de velden die op dit moment beschikbaar zijn en waar de data vandaan wordt gehaald bij het genereren van de bijlage.
Er is één extra keuze, namelijk Zelf in te vullen tekst. Deze optie kan gekozen worden als er geen data uit Transplan getoond hoeft te worden, maar bijv. een vaste waarde.

Veld Transplan	Oorsprong

Veld Transplan	Oorsprong
Factuurnummer	Factuurnummer van de factuur.
Factuurdatum	Factuurdatum van de factuur
FactuurOmschrijving	Omschrijving van de factuur
Periode	De fiscale periode van de factuur
Klantnaam	De naam van de klant van de factuur
Klantnummer	Klantnummer van de klant van de factuur
AdresNaam	De naam van het adres van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen
Adres	De straatnaam van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen
Adres2	Twee adresregel van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen
AdresPostcode	Postcode van de klant Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen
AdresPlaats	Plaats van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen
AdresLand	Land van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen
AdresContactpersoon	Contactpersoon van de klant. Zie tab “Adresgegevens” bij Facturen
Factuurregelomschrijving	Omschrijving van de factuurregel. Zie “factuur regels” bij Facturen.
Aantal	Aantal eenheden van de omzet component. Zie “factuur regels” bij facturen.
PPE	Prijs per eenheid van het betreffende omzet component. Zie “factuurregels” bij facturen.
Subtotaal	Het bedrag zonder BTW (aantal * PPE) van de factuurregel. Zie “factuurregels” bij facturen.
Tariefomschrijving	Omschrijving van het tarief van de factuurregel. Zie “factuurregels” bij facturen.
BtwCode	De BTW code van de factuurregel. Zie “factuurregels” bij facturen.
BtwOmschrijving	De BTW omschrijving van de factuurregel. Zie “factuurregels” bij facturen.
BtwPercentage	Het BTW percentage van de factuurregel. Zie “factuurregels” bij facturen.
Ordernummer	Het ordernummer van de order die gekoppeld is aan de factuurregel.
Opdrachtnummer	Het opdrachtnummer van de order die gekoppeld is aan de factuurregel.
Merk	Het merk van de te vervoeren eenheid van de order die gekoppeld is aan de factuurregel
Merktype	Het type van de te vervoeren eenheid van de order die gekoppeld is aan de factuurregel.
Chassisnummer	Het chassisnummer van de te vervoeren eenheid van de order die gekoppeld is aan de factuurregel.
Kenteken	Het kenteken van de te vervoeren eenheid van de order die gekoppeld is aan de factuurregel.
ExtraInformatie	De factuurtekst van de order die gekoppeld is aan de factuurregel.
Uitleverdatum	De uitleverdatum (orderdatum) van de order die gekoppeld is aan de factuurregel
LaadAdresCode	Code van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LaadAdresnaam	Naam van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LaadStraat	Straat van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LaadNummer	Huisnummer van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LaadPostcode	Postcode van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LaadPlaats	Plaats van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LaadLand	Land van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LaadLandIsoCode	ISO code van het land van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LosAdresCode	Code van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LosAdresnaam	Naam van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LosStraat	Straat van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LosNummer	Huisnummer van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LosPostcode	Postcode van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LosPlaats	Plaats van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LosLand	Land van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
LosLandIsoCode	ISO code van het land van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuurregel.
Datum	OrderFacturatie datum van de order die gekoppeld is aan de factuurregel. Bij Automotive is dit gelijk aan de losdatum van de (moeder) order.
TransportVan	Plaats + Naam van het laadadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuuregel. De plaats en naam worden gescheiden door een “-”-teken.
TransportNaar	Plaats + Naam van het losadres van de (moeder) order die gekoppeld is aan de factuuregel. De plaats en naam worden gescheiden door een “-”-teken.
Tariefeenheid	De tariefeenheid van de order die gekoppeld is aan de factuurregel.
Verzendeenheid	De verzendeenheid van de order die gekoppeld is aan de factuurregel.
Kilometers	Aantal kilometers van de rit die gekoppeld is aan de factuurregel.
Laaddatum	Datum waarop geladen wordt.
Leveringstype	Het type order dat gekoppeld is aan de factuurregel.
Externereferentie	De externe referentie van de order.
Uren	Aantal uren besteed aan de order.