De Order Exchange ondersteund de gebruiker bij het digitaal uitwisselen van (charter-)opdrachten. Enkele voordelen op een rij:

Beveiligde, digitale koppeling, de data is alleen beschikbaar voor de zender en de ontvanger.
Documenten kunnen meesturen.
Direct op de hoogte van de voortgang. Statusupdates inclusief geplande, ETA en werkelijke tijden.

Versimpeld weergegeven ziet het proces er als volgt uit. Voor de volledige, technische uitwerking kan contact worden opgenomen met RGB+.

Om aan te sluiten op de Order Exchange moet Transplan correct worden ingericht. Elke aangesloten partij krijgt een uniek ID toegewezen door RGB+. Dit ID wordt door de Order Exchange gebruikt om te herkennen wie de berichten verstuurd en wie de ontvanger is. Alleen met dit ID kan de Order Exchange zorgen voor het correct doorzetten van de opdrachten en status updates.

Elke aangesloten partij weet welk ID voor hen van toepassing is. Deze kan bij hen worden opgevraagd. De koppeling kan alleen werken als beide partijen volledig zijn ingericht.
Voor vragen over het eigen ID kan contact worden opgenomen met RGB+.

Inrichting Transplan

Om gebruik te kunnen maken van de Order Exchange moet Transplan goed worden ingericht. Er zijn twee situaties van toepassing:

Om een opdracht te kunnen ontvangen moet de klant worden ingericht. Zie verder Inrichten klant.
Om opdrachten te kunnen versturen moet de charter worden ingericht. Zie verder Inrichten charter

Let op: Wanneer een partij zowel klant als charter is, dan moeten beide situatie individueel worden ingericht.

Vanaf Transplan versie 2024.4 is het mogelijk om het ID van de Order Exchange in te stellen via Stamdatabeheer op het scherm OrderExchange instellingen (je moet rechten hebben voor systeemrecht Stamdatabeheer > OrderExchange instellingen).
Op dit scherm kan zowel voor klant als charter het ID opgevoerd worden

Via de knop Toevoegen kan een nieuw Order Exchange ID toegevoegd worden. Nadat op de knop is geklikt wordt eerst gevraagd om een type te selecteren. De twee opties zijn:

Klant (deze wordt gevuld om opdrachten te kunnen ontvangen).
Charter (deze wordt gevuld om opdrachten te kunnen versturen).

Nadat een type is gekozen kan een charter of klant gekozen worden waar het ID aangekoppeld gaat worden. Plak het Order Exchange ID in het veld OrderExchange ID (verplicht veld). Klik op Opslaan om op te slaan.

De toegevoegde ID wordt getoond in de lijst. In deze lijst is het ook makkelijk zoeken op bijv. de Order Exchange ID om te kunnen controleren of een ID juist gekoppeld is in Transplan.

Naast het correct inrichten van het ID wordt aangeraden de tarieven en voertuigtypes goed af te stemmen. Een verschil in tariefinrichting of voertuigtype levert de planner extra werk op. Zie verder Instellen voertuigtypes, en .

Gebruik Order Exchange

Na de juiste inrichting kan worden gestart met het uitwisselen van de opdrachten. Zie verder en .