Open

facturen - lijst bestaat uit 5 blokken:

• Lijst met facturen. Zie verder hieronder.

• Factuurregels. Zie verder hieronder.

• Details. Zie verder hieronder.

• Adresgegevens. Zie verder hieronder.

• Documenten. Zie verder hieronder.

Facturen

In de lijst met facturen worden alle facturen getoond vanaf de status pro forma en die voldoen aan de filters in het lint. Facturen worden geselecteerd door de selectie box van de regel of de bovenliggende groepage regel te selecteren.

Open

Zie voor de beschikbare velden hieronder.

Contextmenu

Het contextmenu voor de lijst met facturen bevat specifieke acties gerelateerd aan facturen. Deze zijn gelijk aan de acties in het lint.

Het contextmenu bevat 10 knoppen:

• Log weergeven: Opent de pop-up met logging.

• Verversen: Ververst alle getoonde informatie in dit scherm.

• Nieuwe factuur: Opent de pop-up voor het aanmaken van een nieuwe factuur. Zie verder Facturen - lint | Nieuwe factuur.

• Factuur verwijderen: Verwijderd de geselecteerde facturen. De omzetregels komen weer beschikbaar in het pro forma scherm.
  Let op: Alleen nog niet afgeronde facturen kunnen worden verwijderd. Deze zijn herkenbaar aan de status en het ontbreken van een factuurnummer.

• Factuurdatum bewerken: Opent de pop-up voor het bewerken van de factuurdatum. Zie verder Facturen - lint | Factuurdatum bewerken.

• Afdrukvoorbeeld: Opent een pdf met daarin een afdrukvoorbeeld van alle geselecteerde facturen.

• Finaliseren & verzenden: Maakt alle geselecteerde pro forma facturen definitief. Zie verder 2.1 Klanten | Digitale factuur. De volgende acties vinden plaats:
  De factuur krijgt een factuurnummer.
  De factuur wordt naar de klant gemaild of aangeboden via bijvoorbeeld de UBL koppeling..
  De factuur wordt naar het boekhoudpakket geëxporteerd.
  De status wordt aangepast. Voor digitale facturatie wordt dit de status ‘afgerond’. Voor niet digitale facturatie wordt dit de status ‘gereed voor afdrukken’.
  De (fiscale) periode van de factuur wordt bepaald. Als er door de gebruiker niet expliciet een periode is voor gevuld, wordt deze automatisch bepaald op basis van een setting. Als de setting "billing.invoiceFiscalPeriod.basedOnDate" de waarde ‘InvoiceDate’ heeft, wordt er een periode bepaald op basis van de factuurdatum. Als deze op ‘BookingDate’ staat, wordt een periode bepaald op basis van de boekingsdatum van de factuur.
  Let op: Bij problemen wordt de status hierop aangepast. Corrigeer waar nodig de oorzaak en finaliseer de factuur opnieuw. Bij aanhoudende problemen kan contact worden opgenomen met RGB+.

• Maakt alle geselecteerde pro forma facturen definitief. Deze knop is alleen actief voor facturen met de status ‘gereed voor afdrukken’. Zie verder . De volgende acties vinden plaats:
  De factuur wordt geprint.
  De status wordt aangepast naar afgerond.

• Opnieuw e-mailen: Mailt voor de geselecteerde facturen een kopie factuur naar de klant. Deze knop is alleen actief bij klanten die digitale facturen willen ontvangen. Zie verder .
  Let op: Deze knop is alleen actief voor afgeronde facturen.

• Opnieuw afdrukken: De geselecteerde facturen worden geprint.
  Let op: Deze knop is alleen actief voor afgeronde facturen.

Logging

Er wordt een pop-up geopend met de uitgevoerde acties de geselecteerde factuur.

Logging bestaat uit 5 kolommen:

• Tijdstip: Datum-tijd waarop de actie is uitgevoerd.

• Omschrijving: De omschrijving van de uitgevoerde actie.

• Gebruiker: De gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.

• Bericht (knop): Opent het technische bericht voor het verwerken van de actie.

• <leeg>: Lege kolom

Factuurregels

In de lijst met factuurregels worden alle factuurregels van de actief geselecteerde factuur getoond.

Zie voor de beschikbare velden hieronder.

Om de sortering van de factuurregels aan te passen is het mogelijk om de kolom “Volgnr” aan te passen (getal). Na het aanpassen wordt de wijziging direct opgeslagen.
Bij het genereren van een PDF factuur worden de factuurregels gesorteerd o.b.v. Volgnr.

Contextmenu

Het contextmenu voor de lijst met factuurregels bevat specifieke acties gerelateerd aan facturen. Deze zijn gelijk aan de acties in het lint.

Het contextmenu bestaat uit 4 knoppen:

• Verversen: Ververst alle getoonde informatie in dit scherm.

• Factuurregel toevoegen: Opent de pop-up voor het toevoegen van een handmatige factuurregel. Zie verder .

• Factuurregel verwijderen: Verwijderd de geselecteerde factuurregels.
  Berekende factuurregels worden weer beschikbaar gesteld in het pro forma scherm. Handmatige factuurregels worden definitief verwijderd.

• Crediteren: Opent de pop-up voor het crediteren van factuurregels. Zie verder hieronder.

Crediteren

In Transplan is het mogelijk om factuurregels te selecteren. Als de gebruiker een factuur selecteert met de status ‘Afgerond’ en vervolgens een of meer factuurregels van die factuur selecteert die nog niet volledig gecrediteerd zijn, is het mogelijk om het ‘Factuurregels crediteren’ scherm te openen door op de knop ‘Crediteren’ te klikken. Per versie 2.22.3 zijn er in het ‘Factuurregels crediteren’ scherm twee verschillende manieren om te crediteren.

Het ‘Factuurregels crediteren’ scherm bestaat uit 6 velden en 2 knoppen:

• Order weer facturabel maken (veld): Als deze optie is aangevinkt, word de omzet die gecrediteerd wordt bij het finaliseren van de credit factuur weer ‘open gezet’ in Transplan. Dit houdt in dat de omzet van de order dan nogmaals te factureren is via het Pro Forma scherm. Ook kan de order weer aangepast worden. Als deze optie niet is aangevinkt, blijft de omzet van de te crediteren factuur op 'gefactureerd' staan. Zie verder en . Deze optie is uitgegrijsd als de gebruiker een deelcreditering wil uitvoeren.

• Factuurregels deels crediteren (veld): Toont de ‘Te crediteren factuurregels’ tabel waar de gebruiker deelcrediteringen kan invoeren. Bij het aanvinken van dit selectievak, wordt ‘Order weer facturabel maken’ automatisch gedeselecteerd.

• Creditmotivatie (veld): Hier kan de gebruiker kiezen uit een lijst met redenen waarom de geselecteerde factuur gecrediteerd moet worden. De keuzes die de gebruiker hier heeft zijn in te stellen in menu 2.1 Statische Data, onder het item 'Creditfacturen'

• Extra factuurtekst (veld): Vrij in te vullen opmerking op factuurniveau.

• Te crediteren factuurregels (veld): Wordt alleen getoond als ‘Factuurregels deels crediteren’ is aangevinkt. Hier kan de gebruiker per geselecteerde factuurregel een specifiek bedrag in voeren om te crediteren, door de ‘Aantal’ en/of ‘PPE’ kolommen aan te passen. Het is niet mogelijk een hoger bedrag te crediteren dan het openstaande bedrag van een factuurregel.

• Credit aanmaken (knop): sluit de pop-up.
  De creditfactuur wordt met status 'Pro Forma' aangemaakt.

• Annuleren (knop): Sluit de pop-up.
  Er wordt geen creditfactuur aangemaakt.

Voor versie Transplan 2.23.2 werden creditfacturen meteen na het aanmaken van de factuur gefinaliseerd. Sinds versie 2.23.2 krijgen creditfacturen eerst de status Pro Forma. Als een creditfactuur de status Pro Forma heeft, kan de gebruiker nog velden op de factuur en factuurregels aanpassen. Het is bij Pro Forma creditfacturen niet mogelijk om de bedragen op de factuurregels aan te passen, zoals dit bij debetfacturen mogelijk is.

Net zoals bij debetfacturen het geval is, moeten creditfacturen vanaf versie 2.23.2 handmatig door de gebruiker gefinaliseerd worden. Als de gebruiker in het Credit Aanmaken scherm heeft aangevinkt dat de creditfactuur verzonden moet worden of heeft aangevinkt dat de omzet van debetfactuur weer open moet worden gezet, gebeurt dit pas bij het finaliseren van de creditfactuur.

Algemene gegevens

Algemene gegevens bevat de niet financiële factuurinformatie.

Algemeen bestaat uit 3 blokken:

• Details: Bevat de informatie uit de lijst met facturen en bied de mogelijkheden sommige hiervan te bewerken Zie verder hieronder.

• Adresgegevens: Bevat de (factuur-) adresgegevens van de klant. Zie verder hieronder.

• Documenten: Bevat alle relevante documenten horend bij de factuur. Zie verder hieronder

Details

Details velden die overeen komen met de lijst met facturen aangevuld met extra informatie. Zie verder hieronder.
Er zijn 4 aanvullende velden en 1 knop:

• Extra factuurtekst: Extra factuurtekst op factuurniveau.

• Credit motivatie: Is alleen gevuld bij creditfacturen. Bij het crediteren van een factuur via het Crediteren scherm, heeft de gebruiker de mogelijkheid om een creditmotivatie in te vullen. Deze wordt in dit veld getoond.

• Factuurtotaal incl.: Toont de totale factuuromzet inclusief BTW.

• Factuur layout: De factuur layout die voor deze factuur gebruikt wordt. Zie Bewerken factuurgegevens hoe deze gewijzigd kan worden.

• Bewerken (knop): Opent de pop-up voor het bewerken van de factuurgegevens.
  Let op: Deze knop is alleen beschikbaar als de factuur nog de status pro forma heeft.

Bewerken factuurgegevens

In de pop-up kunnen de betreffende factuurgegevens worden aangepast. Deze wijzigingen gelden alleen voor de geselecteerde factuur.

Wijzigen factuurlayout

Zolang de factuur de status pro forma heeft is het mogelijk om per factuur de layout te wijzigen. Klik op de dropdown bij Factuur layout en dan opent een lijst met mogelijke layouts die gekozen kunnen worden

Adresgegevens

In adresgegevens staat het adres voor de factuur. Deze komt uit de klanten- of tariefkaart. Zie verder en .
Deze gegevens kunnen in de pop-up ‘bewerken factuur’ worden aangepast. Er vindt validatie plaats op de verplichte velden Naam, Adres, Postcode, Plaats en Land.
Als klant de optie "factuur digitaal aanbieden" op de klantkaart aan heeft staan, dan wordt bij de factuur onder het tab Adresgegevens een veld getoond "Factuur mailen naar". Bij aanmaken pro forma factuur wordt het e-mailadres gevuld onder "Factuur mailen naar" van de klantkaart overgenomen. Op het e-mail veld zit ook validatie. Het is mogelijk om meerdere e-mailadressen op te geven in het pro forma scherm. Mail adressen dienen scheiden te worden door een puntkomma.

Documenten

In documenten staan alle relevante documenten voor de factuur. Dit zijn de factuur.pdf zelf en alle (digitaal) verzonden (kopie-)facturen als e-mail, etc..
Let op: Bijlagen bij een order worden in de factuur.pdf zelf toegevoegd, mits dit op de klantkaart is ingesteld. 

Documenten die gekoppeld zijn aan de order en het vinkje “Bijlage factuur” aan hebben staan op de klantkaart worden automatisch verzonden samen met de factuur.

Documenten zijn nog aan de factuur te koppelen door 1 of meerdere documenten naar de documentenpaneel te slepen of met de rechtermuisknop in het documenten panel te klikken en vervolgens op Toevoegen te klikken. Als in de kolom Verzenden een vinkje staat zal het document als bijlage met de factuur mee verzonden worden.

Documenten bestaat uit 1 tabel met 5 kolommen:

• Datum: De datum waarop het document is aangemaakt.

• Omschrijving: De volledige omschrijving van het document.
  Bij PDF bestanden wordt bij mouseover een voorvertoning zichtbaar

• Bestandsnaam: De locatie inclusief technische bestandsnaam van het document.
  Met een dubbel klik op dit veld wordt het betreffende document geopend.

• Documenttypen: Het type document, dit bepaald of het document standaard als bijlage met de factuur meegaat of niet.

• Verzenden: Vinkje aan betekend dat document meegaat als bijlage op de factuur, als het vinkje niet aan staat zal het document niet als bijlage meegestuurd worden.

Toegevoegde, nog niet verzonden documenten, kunnen verwijderd worden door er met de rechtermuisknop op te klikken en vervolgens te kiezen voor verwijderen.

Het is mogelijk om bij de factuur een Excel bijlage mee te sturen met detail informatie. Het is mogelijk om de bijlage zelf samen te stellen per klant. Dit is hier toegelicht .

Factuur layout

De factuur layout wordt in de nieuwe facturatie in de report editor gebouwd. Bij uitrol wordt deze door RGB+ opgeleverd zodat deze gelijk is aan de oude situatie. Verder beheer van de layout ligt bij de gebruiker. Bij verder vragen kan contact worden opgenomen met de support afdeling van RGB+.

Beschikbare velden facturen

Beschikbare velden factuurregels

Sneltoetsen

In de Facturen Lijst zijn een aantal sneltoetsen beschikbaar: