E-mail berichten

Hier vind je de uitleg over het gebruik van de verschillende e-mail types. Algemene uitleg over e-mail sjablonen en het aanmaken van een sjabloon vind je in Email sjablonen. Hieronder een overzicht van de verschillende e-mail types die gebruikt kunnen worden

Als er een bedrijfsalgemeen sjabloon is toegestaan betekend dat er een e-mail sjabloon gedefineerd/gebruikt kan worden waar wel bedrijven aan gekoppeld zijn, maar geen specifieke entiteiten (bijvoorbeeld klanten of adressen). Als bedrijfsalgemeen sjabloon niet is toegestaan dan kan een e-mail sjabloon alleen gebruikt worden als er wel entiteiten aan gekoppeld zijn.

Als er een sjabloon voor een gekoppelde entiteit bestaat en er bestaat een bedrijfsalgemeen sjabloon, dan wordt het sjabloon voor de gekoppelde entiteit gebruikt bij het vesturen van de e-mail.

Onderhoudsafspraak ingepland

Er kan een e-mail proces ingericht worden om automatisch een e-mail te versturen naar de werkplaats als er een onderhoudsafspraak wordt ingepland. Kies hiervoor e-mail type Onderhoudsafspraak.

Als er een onderhoudsafspraak wordt ingepland door Afspraak gemaakt aan te vinken én er bestaat een e-mail sjabloon waarbij

• het bedrijf van het voertuig (Stamdata → Vloot) matcht met één van de bedrijven van het e-mail sjabloon en

• het werkplaatsadres gekoppeld is aan het e-mail sjabloon,

dan wordt er een e-mail verstuurd naar de werkplaats (naar het e-mail adres wat vastligt bij het adres van de werkplaats).

Order bevestigd

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.

Voor klanten kan een proces ingericht worden om automatisch een e-mail te versturen wanneer een order (handmatig of automatisch) bevestigd wordt. Deze e-mail wordt naar de klant verstuurd, zie ook https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/4297424910/E-mail+processen#Klant-e-mail-workflow-inrichten.

Voertuig geladen

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.

Er wordt een Voertuig geladen e-mail verstuurd als er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Er is een e-mail sjabloon ingericht voor het e-mail type Voertuig geladen

• De klant die bij de order hoort, is gekoppeld aan het e-mail sjabloon

• De gerealiseerde vertrektijd aangepast wordt voor een orderregel

  • De orderregel een laadactie betreft van het eerste traject van een order

  • De gerealiseerde vertrektijd ligt niet verder dan 1 uur** in de toekomst en 24 uur in het verleden

  • De order is geen administratieve order

• Er nog niet eerder een e-mail is verstuurd voor deze laadactie

• Er is een e-mail adres ingericht voor de klant, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/4297424910/E-mail+processen#Klant-e-mail-workflow-inrichten

Order documenten bijvoegen

Bij het aanmaken van een e-mail sjabloon met het type Voertuig geladen, kunnen ook documenttypes gespecificeerd worden. Bij het versturen van de e-mail worden alle orderdocumenten van de order met deze documenttypes automatisch toegevoegd als bijlage.

Voertuig geleverd

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Automotive.

Een e-mail wordt verstuurd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Er wordt een gerealiseerde aankomst en vertrektijd ingevoerd op een losactie

• De losactie is in het laatste traject van de order

• Er is een e-mail sjabloon ingericht voor het e-mail type Voertuig geleverd

• De klant bij de order is gekoppeld aan het e-mail sjabloon

• De order is geen administratieve order

• Er is nog niet eerder een e-mail verstuurd voor deze losactie

• Er is een e-mail adres ingericht voor de klant, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/4297424910/E-mail+processen#Klant-e-mail-workflow-inrichten

Klant e-mail workflow inrichten

Voor e-mail processen

• https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/4297424910/E-mail+processen#Order-bevestigd

• https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/4297424910/E-mail+processen#Voertuig-geladen

• https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/4297424910/E-mail+processen#Voertuig-geleverd

wordt er standaard het klant e-mail adres gebruikt bij het vesturen van een e-mail. Bij deze e-mail processen/types kan dit overschreven worden door een e-mailworkflow in te richten bij de klant:

• Ga naar Stamdata → Klanten → Klant … → Mappingen → Mailadressen→ Toevoegen

  • Kies de gewenste Workflow**

  • Vul de Naam en E-mailadres van de ontvanger in

  • Kies Opslaan

Er kunnen op deze manier ook meerdere e-mail adressen ingericht worden, zelfs voor dezelfde workflow. In dat geval wordt er naar alle e-mailadressen van de desbetreffende workflow een e-mail verstuurd.

** Gebruik de volgende workflow per e-mail type: