Van start met AO: je omgeving inrichten

Owned by Patrick Berghuis (Deactivated)
Last updated: Sept 15, 2023 by Hans Kuiperij
11 min read

Gefeliciteerd! Jij en je bedrijf stappen binnenkort over op Assistance Online (AO). Misschien een spannende stap, maar het levert je ook veel op, dat weten we uit ervaring.

De handleiding hieronder is bedoeld om je te helpen met de inrichting van AO. Als je onderstaande stappen hebt voltooid, ben je klaar om te aan de slag te gaan met AO!

Mocht je vragen hebben over specifieke onderdelen van AO, probeer dan eens te zoeken op onze AO Wiki (). Mocht je er nog niet uitkomen, stuur je vraag dan in via ao@rgbplus.nl en we helpen je verder.

 

Relaties

Als je overstapt vanuit Promatie, importeren we de bekende relaties in Promatie al voor je en kennen we rollen aan ze toe die ze ook in Promatie hebben. Mocht dit niet zo zijn of mis je nog relaties, dan kun je deze nog handmatig toevoegen.

De alarmcentrale-relaties (VHD, SOS, Eurocross, Allianz, Comoditas en Logicx) en de LCM-relatie maken wij voor je aan en richten deze in, inclusief digitale koppeling. Dit hoef je dus niet zelf te doen.

Zie voor meer informatie hierover

Als je opdrachten wilt uitcharteren aan andere organisaties of juist kunnen ontvangen, zie

De bedrijfsrelatie controleren

In elke administratie is een standaardbedrijf aangemaakt, vanuit waar gefactureerd gaat worden. Dit bedrijf kan gekoppeld worden aan een boekhoudpakket.

Voor je live gaat met Assistance Online, is het goed om je bedrijfsrelatie te controleren op compleetheid en correctheid. Volg hiervoor de volgende stappen:

  1. Ga naar de relatielijst, zoek je eigen bedrijfsnaam op en open die relatie:

    1.  

  2. Aan de linkerkant van het scherm staan gegevens als KvK-nummer en BTW-nummer, en ook adresgegevens. Kloppen de gegevens?

  3. Aan de rechterkant staat het bedrijfslogo. Is deze aanwezig en klopt deze? Zo nee, upload dan een logo door op het potloodje te drukken

  4. Controleer de boekingsperiode. Wil je boeken naar je boekhouding op basis van de factuurdatum of op basis van de uitgevoerde datum van een opdracht?

  5. Controleer de factuurnummerinstellingen. Elk jaar begint AO een nieuwe reeks aan factuurnummers. Je kunt per jaar instellen waar die reeks mee moet beginnen en hoeveel cijfers het factuurnummer moet hebben.

    1. De factuurnummerreeks begint altijd met 1, we hebben niet de mogelijkheid om ‘middenin’ een factuurnummerreeks te starten

Grootboeknummers

In je boekhouding kun je je inkomsten en uitgaven in verschillende groepen opdelen. Dit worden grootboeken genoemd.

Als je een tariefregel in AO aanmaakt, komt deze altijd in een bepaald grootboek terecht. Deze grootboeknummers dien je eerst apart te definiëren voordat je met tarieven aan de slag kunt.

  1. Navigeer naar instellingen → Grootboeknummers:

     

  2. Klik op “+ Grootboeknummer toevoegen”

  3. Kies een nummer, een of meerdere btw-tarieven en een beschrijving en sla dit op

Wanneer je straks een tariefregel aanmaakt, worden de grootboeknummers op basis van het btw-tarief weergegeven. Dus als er een grootboeknummer voor 0% btw is aangemaakt, wordt dit alleen weergegeven als een tarief ook op 0% wordt ingesteld.

Heb je tarieven voor buitenlandse klanten, waarbij de BTW verlegd is? Hanteer dan BTW-tarief '0%'.

Tarievenlijsten

Uit ervaring weten we dat het instellen van de tarieven veel tijd in beslag neemt. Het is dus goed als je hier op tijd mee begint.

We hebben het invoeren van tarieven voor je samengevat in vier stappen, die hieronder staan en uit te klappen zijn.

Hanteer je voor meerdere klanten dezelfde tarieven? Maak dan één verzamellijst aan voor die klanten - dan hoef je de lijst maar één keer in te vullen en kun je hem bij meerdere klanten gebruiken

Een nieuwe tarievenlijst kun je aanmaken door naar Instellingen → Tarievenlijsten te gaan en op ‘+ Tarievenlijst’ te drukken.

Systeemtemplate gebruiken?

Voor Eurocross, LCM, VHD en Logicx hebben we de tarievenstructuur van die partij alvast in AO ingevoerd, zodat je dat niet meer hoeft te doen. Als je dus voor die partij tarieven wilt aanmaken, selecteer dan dat je onze template wilt gebruiken, dan vullen we een aantal zaken al voor je in.

Dit kun je als volgt doen:

  1. Zoek de relatie op via het knopje Relaties bovenaan in het menu en open deze

  2. Voeg de rol Klant toe als de relatie dit nog niet heeft

  3. Ga naar het tabje Financieel rechtsbovenaan in het scherm

  4. Bij Tarievenlijsten kun je vervolgens zien welke tarievenlijst nu gebruikt wordt voor de klant, en een (andere) tarievenlijst koppelen aan die relatie

Open een tarievenlijst en druk op de knop ‘+ Nieuwe tarief’ om een tariefregel toe te voegen.

In de eerste stap kies je o.a. een Referentie en Beschrijving:

De Referentie komt terug op de factuur en wordt door sommige partijen (o.a. VHD) verplicht gesteld. Dit wordt ook wel de productcode genoemd.

De Beschrijving komt ook rechtstreeks terug op de factuur. Zorg dat hier alle informatie op staat die de klant moet weten, zoals bv. de tarieftijd of het type wegennet.

In de vervolgstap kun je de tarieven zelf specificeren:

Je kunt hier de volgende zaken opgeven (van links naar rechts en boven naar onder):

  • Vaste prijs / Incrementeel / Selectief. Zie Veelgestelde vragen - Incrementeel en Selectief voor een uitleg van deze opties

  • Type opdracht

  • Facturabele eenheid. Dit kan alleen worden geselecteerd als er geen vaste prijs wordt gehanteerd: dan kijk je namelijk naar eenheden als km’s of tijd om te bepalen welke tarieven worden gebruikt

  • Grootboeknummer: alleen de grootboeknummers met het BTW-type dat je in de vorige stap hebt gekozen, zijn hier zichtbaar

  • Kostenplaats: dit veld is niet verplicht: als je geen kostenplaatsen gebruikt, laat deze dan leeg

  • Behandelingsresultaat: hier kunnen meerdere resultaten worden geselecteerd

    • Let op! Een pechverplaatsing bij een IM-opdracht wordt in AO geadministreerd als ‘Pechhulp geslaagd’. Voeg dat dus toe als behandelresultaat voor de tariefregels van Pechverplaatsing

  • Voertuig (Licht/Zwaar/Fiets)

  • Wegennet (Onderliggend/Hoofd)

  • Rayon

Onderaan kun je voor één tarieftijd of voor alle tarieftijden (als je het veld leeg laat) de prijzen zelf specificeren. Dit kunnen vaste prijzen zijn of prijzen per stuk (stallingsdag/kilometer/kwartier bijvoorbeeld), met een bepaald minimumbedrag.

Je kunt hier meerdere regels opgeven via de knop ‘+ Regel’. Dit kun je bv gebruiken als je voor dezelfde situatie verschillende staffels rekent, of een vaste prijs én een variabele prijs in bepaalde gevallen.

Als je voor een andere situatie andere prijzen wilt rekenen, maar ze wel onder dezelfde noemer op de factuur wilt laten komen, kun je een prijsafspraak toevoegen via ‘+ Prijsafspraak’. Een voorbeeld hiervan zijn tarieven voor verschillende rayons.

Als je een opdracht hebt aangemaakt, kun je via het tabje financieel zien welke tariefregels er worden berekend voor de opdracht. Dit gebeurt per behandeling:

Bij elke behandeling staat het volgende:

  • Voor welke debiteur de behandeling is en welke tarievenlijst wordt gebruikt, incl de mogelijkheid om deze te wijzigen

  • De eigenschappen van de opdracht (bv. rayon en wegennet). Op basis hiervan bepaalt AO welke tariefregels af gaan. Deze kun je handmatig wijzigen als dat nodig is.

  • De facturabele eenheden (bv. aantal km’s enkele reis of route). Op basis hiervan bepaalt AO welke staffels in rekening gebracht worden. Ook deze zijn handmatig te wijzigen

  • Toeslagen: dit zijn prijslijst-artikelen die je handmatig kunt toevoegen bij de opdracht. Zie hiervoor het onderdeel Prijslijsten verderop deze pagina

  • Omzetregels: hier staan de tarieven die automatisch zijn afgegaan bij deze behandeling. Als het goed is staan hier de bedragen die je wilt zien

Tips om snel en goed te kunnen testen

  • Begin snel met het testen van je tarieven! Al nadat je de eerste tariefregel hebt aangemaakt, bij wijze van spreken. Als je ergens toch een foutje hebt gemaakt, wil je dat zo snel mogelijk weten zodat je dat maar één keer hoeft te corrigeren

  • Als je verschillende situaties wilt testen (bv. een pechhulp en een berging, in verschillende rayons, met verschillende tarieftijden), dan hoef je daarvoor niet allemaal aparte opdrachten aan te maken. Wijzig de eigenschappen bij één opdracht en de tarieven wijzigen mee

  • Bij een nieuwe opdracht staat nog geen doortransport-behandeling. Dit komt doordat we niet zeker weten of dat doortransport er wel komt. Wil je de tarieven hiervan controleren?

    • Handel de eerste behandeling dan af, via de app of via ‘Behandeling afronden’ ( )

    • Zorg dat deze op het depot terecht komt (doordat je aangeeft dat het resultaat ‘Berging/Pechhulp naar berger’ is)

    • Voeg een eindbestemming aan de opdracht toe als die nog niet bekend was (kan via Locaties linksonderin het Opdracht-scherm)

    • Maak het doortransport aan via de rode knop rechtsbovenin

  • Stallings-tarieven controleren? Bij het maken van het doortransport (zie hierboven) kun je ook aangeven hoeveel stallingsdagen je wilt doorbelasten. Als je hier een getal groter dan 0 invoert, wordt er ook een stallingsbehandeling aangemaakt en kun je kijken of die tarieven ook kloppen

  • Gebruik opdrachten die je al eerder hebt uitgevoerd, dan heb je meteen een duidelijk resultaat dat je wilt zien

Prijslijsten

Naast tarievenlijsten kent AO ook prijslijsten. Waar tarieven automatisch afgaan op basis van de eigenschappen van een opdracht, zijn prijslijsten ofwel toeslagen incidenteel: je moet ze handmatig aan een factuur of opdracht toevoegen.

Via Instellingen → Prijslijsten kunnen de prijslijsten worden aangemaakt, ingezien en bewerkt:

 

Zoals in de afbeelding is te zien, heeft één prijslijst een groene ster. Dit is de standaard prijslijst en hiermee wordt deze prijslijst standaard van toepassing bij relaties. Een andere prijslijst kan in de relatiekaart worden geselecteerd. Een prijslijst als standaard instellen en toeslagen aanmaken kan via onderstaande stappen (zie voor meer info):

  1. Open de standaard prijslijst of maak een lege prijslijst aan via “+Prijslijst”

  2. Onderstaand scherm zal openen en hierin heb je de opties om een nieuwe toeslag aan te maken, de prijslijst-gegevens te bewerken of de prijslijst als standaard in te stellen:

     

  3. Maak een of meer nieuwe toeslagen aan via de knop ‘+ Nieuwe toeslag’

  4. Wanneer dit is opgeslagen heb je een prijslijst met een tarief die je kunt koppelen aan een relatie. Open de relatie via “Relaties” en ga naar het tabje “Financieel”:

     

  5. Selecteer via het bewerkknopje je aangemaakte prijslijst. Je kunt de toeslagen nu gemakkelijk selecteren bij elke opdracht of handmatige factuur.

Bergingsvoertuigen

Via Instellingen → Bergingsvoertuigen worden alle bergingsvoertuigen ingevoerd en kun je specificaties bestaande bergingsvoertuigen wijzigen.

 

Medewerkers en gebruikers

AO kent medewerkers en gebruikers. Hieronder de verschillen tussen die twee:

  • Een gebruiker…

    • is een account waarmee je inlogt op AO (met gebruikersnaam en wachtwoord)

      • Voor het webportaal en de mobiele app gelden dezelfde inloggegevens (als je tenminste rechten voor beide hebt)

    • heeft één of meerdere rollen, zoals chauffeur of superuser (zie )

  • Een medewerker…

    • is een persoon

    • kan gekoppeld zijn aan een gebruikersaccount (maar dit hoeft niet per se)

    • kan opdrachten toegewezen krijgen

Richt de medewerkers en gebruikers als volgt in:

  1. Maak een medewerker aan voor elke persoon in je bedrijf aan wie je opdrachten wilt toewijzen

    1. Voor planners op kantoor hoef je bijv. geen Medewerker aan te maken, tenzij je wilt dat die zelf ook opdrachten via een app kunnen afhandelen, accepteren of toewijzen

  2. Maak een gebruiker aan voor elke persoon in je bedrijf die gebruik moet maken van AO. Genereer een willekeurig wachtwoord (dus niet eentje die gemakkelijk te raden is!) en verstuur die op een veilige manier aan je collega

    1. Heeft elke collega een Microsoft-account? Dan kun je daar ook mee inloggen. Zie voor meer informatie hierover.

  3. Geef elke gebruiker de rol(len) waar hij of zij recht op heeft ()

  4. Koppel elke medewerker aan de desbetreffende gebruiker

    1. Dit doe je door de medewerker te openen, dan op het bewerk-pennetje te klikken naast ‘App login’ en vervolgens een gebruiker te kiezen:

Uitrijdlocaties

AO heeft voor elk rayon één uitrijdlocatie. Deze wordt gebruikt in de berekeningen van eenheden zoals kilometers en reistijden van en naar opdrachten.

Via Instellingen → Uitrijdlocaties kun je dit vinden:

 

Wanneer er in bovenstaand voorbeeld een opdracht binnenkomt in rayon 073, zal de afstand en tijd worden gebaseerd vanaf uitrijdlocatie “Depot Luttenberg“. Bij overige rayons zal dit de standaard uitrijdlocatie “RGB berging“ zijn.

Via “Bewerk uitrijdlocaties” kun je de uitrijdlocaties wijzigen en nieuwe toevoegen.

  • Elke relatie met de rol “Depot” is beschikbaar om als uitrijdlocatie in te stellen

  • Je kunt meerdere rayons koppelen aan één uitrijdlocatie

Templates (o.a. vrachtbrieven en facturen)

In AO worden mails, vrachtbrieven en facturen automatisch gegenereerd op basis van de ingestelde templates.

Je kunt factuurteksten per opdrachttype (bv. “Doortransport van uw auto naar locatie X”) via de template-pagina aanpassen. Ook kun je bv. titels van e-mails wijzigen.

De inhoud van mails, vrachtbrieven en facturen is gebaseerd op HTML. Aanpassingen hieraan vergen wat meer tijd en aandacht. Meer info hierover vind je op .

Tip: handel eens een opdracht af van aanmaken tot en met pro-formafactuur. Bekijk dan de vrachtbrieven, de pro-formafactuur en de verstuurde mails eens: zien ze er goed uit, bevatten ze de informatie die je verwacht?

Tarieftijdinstellingen

Voor de meeste opdrachten zijn er verschillende tarieven die worden gebaseerd op de tarieftijd: een pechhulp om 04:00 's nachts levert een hoger tarief op dan eentje om 16:00 's middags. Via onderstaande stappen kun je dit instellen:

Navigeer naar Instellingen → Tarieftijdinstellingen en je zult zien dat er al een Default tarieftijd aanwezig is

Door op deze lijst te klikken, kun je de ingestelde tijden en dagen wijzigen.

Hieronder een veelgebruikte instelling:

 

Als je voor een of meerdere klanten afwijkende tarieftijden hanteert, kun je een afwijkende instelling toevoegen door op “+ Toevoegen tarieftijdinstellingen” te klikken.

Koppel de tarieftijdinstellingen vervolgens aan de relatie, door in de relatiekaart onder het tabje Financieel de tarieftijdinstellingen te wijzigen:

Nachtstand

De nachtstand is speciaal ontwikkeld voor bergers die geen 24/7 bezetting hebben op de planning.

Als de nachtstand aan staat, wordt de bovenste menubalk zwart in plaats van groen.

Nieuwe meldingen komen dan ook binnen op de mobiele app, als de gebruiker de rol ‘Nachtplanner' heeft. Deze gebruiker kan de melding dan (indien van toepassing) accepteren en toewijzen aan zichzelf of een collega.

Meer informatie over de nachtstand en wat je kunt instellen vind je op