...
Voor je live gaat met Assistance Online, is het goed om je bedrijfsrelatie te controleren op compleetheid en correctheid. Volg hiervoor de volgende stappen:
Ga naar de relatielijst, zoek je eigen bedrijfsnaam op en open die relatie:
Aan de linkerkant van het scherm staan gegevens als KvK-nummer en BTW-nummer, en ook adresgegevens. Kloppen de gegevens?
Aan de rechterkant staat het bedrijfslogo. Is deze aanwezig en klopt deze? Zo nee, upload dan een logo door op het potloodje te drukken
Controleer de boekingsperiode. Wil je boeken naar je boekhouding op basis van de factuurdatum of op basis van de uitgevoerde datum van een opdracht?
Controleer de factuurnummerinstellingen. Elk jaar begint AO een nieuwe reeks aan factuurnummers. Je kunt per jaar instellen waar die reeks mee moet beginnen en hoeveel cijfers het factuurnummer moet hebben.
De factuurnummerreeks begint altijd met 1, we hebben niet de mogelijkheid om ‘middenin’ een factuurnummerreeks te starten
Grootboeknummers
In je boekhouding kun je je inkomsten en uitgaven in verschillende groepen opdelen. Dit worden grootboeken genoemd.
Als je een tariefregel in AO aanmaakt, komt deze altijd in een bepaald grootboek terecht. Deze grootboeknummers dien je eerst apart te definiëren voordat je met tarieven aan de slag kunt.
Navigeer naar instellingen → Grootboeknummers:
...
Klik op “+ Grootboeknummer toevoegen”
Kies een nummer, een of meerdere btw-tarieven en een beschrijving en sla dit op
Wanneer je straks een tariefregel aanmaakt, worden de grootboeknummers op basis van het btw-tarief weergegeven. Dus als er een grootboeknummer voor 0% btw is aangemaakt, wordt dit alleen weergegeven als een tarief ook op 0% wordt ingesteld.
...
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Dit kun je als volgt doen:
|
...
Zoals in de afbeelding is te zien, heeft één prijslijst een groene ster. Dit is de standaard prijslijst en hiermee wordt deze prijslijst standaard van toepassing bij relaties. Een andere prijslijst kan in de relatiekaart worden geselecteerd. Een prijslijst als standaard instellen en toeslagen aanmaken kan via onderstaande stappen (zie Prijslijsten voor meer info):
Open de standaard prijslijst of maak een lege prijslijst aan via “+Prijslijst”
Onderstaand scherm zal openen en hierin heb je de opties om een nieuwe toeslag aan te maken, de prijslijst-gegevens te bewerken of de prijslijst als standaard in te stellen:
...
Maak een of meer nieuwe toeslagen aan via de knop ‘+ Nieuwe toeslag’
Wanneer dit is opgeslagen heb je een prijslijst met een tarief die je kunt koppelen aan een relatie. Open de relatie via “Relaties” en ga naar het tabje “Financieel”:
...
Selecteer via het bewerkknopje je aangemaakte prijslijst. Je kunt de toeslagen nu gemakkelijk selecteren bij elke opdracht of handmatige factuur.
Bergingsvoertuigen
Via Instellingen → Bergingsvoertuigen worden alle bergingsvoertuigen ingevoerd en kun je specificaties bestaande bergingsvoertuigen wijzigen.
...
| Info |
|---|
Voer het kenteken in zonder streepjes. Dan herkent AO het kenteken, zoekt informatie op vanuit het RDW en wordt het voertuig gekoppeld aan de MOMO-data in de planningskaart. |
Medewerkers en gebruikers
...
Richt de medewerkers en gebruikers als volgt in:
Maak een medewerker aan voor elke persoon in je bedrijf aan wie je opdrachten wilt toewijzen
Voor planners op kantoor hoef je bijv. geen Medewerker aan te maken, tenzij je wilt dat die zelf ook opdrachten via een app kunnen afhandelen, accepteren of toewijzen
Maak een gebruiker aan voor elke persoon in je bedrijf die gebruik moet maken van AO. Genereer een willekeurig wachtwoord (dus niet eentje die gemakkelijk te raden is!) en verstuur die op een veilige manier aan je collega
Heeft elke collega een Microsoft-account? Dan kun je daar ook mee inloggen. Zie Inloggen met Microsoft-account instellen voor meer informatie hierover.
Geef elke gebruiker de rol(len) waar hij of zij recht op heeft (Rollen en rechten)
Koppel elke medewerker aan de desbetreffende gebruiker
Dit doe je door de medewerker te openen, dan op het bewerk-pennetje te klikken naast ‘App login’ en vervolgens een gebruiker te kiezen:
...
Uitrijdlocaties
AO heeft voor elk rayon één uitrijdlocatie. Deze wordt gebruikt in de berekeningen van eenheden zoals kilometers en reistijden van en naar opdrachten.
...