Aanmaken, beheren en inlezen vaste orders
- Niek Sterken
- Jorn Hagen
Aanmaken
Voor het aanmaken van een vaste order navigeer je naar Transplan → Overzicht vaste orders.
Een nieuw scherm opent zich met alle vaste orders die reeds zijn aangemaakt. Door rechtsboven op toevoegen te klikken starten we het aanmaken van een vaste order. De eerste stap is om klant te koppelen aan de vaste order die je wilt aanmaken. Vervolgens opent zich een nieuw scherm verschillende velden die gevuld moeten/kunnen worden. De velden met een blauw sterretje er boven, betreffen verplichte velden.
Hieronder de verplichte velden kort toegelicht;
Omschrijving; geef hierin een beschrijving van de vaste order. Vaak wordt hier gekozen voor een herkenbare tekst/benaming van de order.
Ordertype; kies hierbij uit; gefixeerde rit, orderregel, orderregel (obv orderdatum), rondrit of totale order (order=rit). Dit is met name belangrijk voor de structuur van de order.
Ordersoort; kies hier uit een van de ordersoorten. Dit is met name belangrijk voor de tarifering van de order. Let hierbij dus goed of het ordersoort aansluit bij de tariefkaart die van toepassing is op de order.
Transporttype; hier kies je uit het type transport dat het betreft. Het gaat om in de inhoud van de order, dus welke goederen worden er vervoerd.
Planafdeling; kies hier uit een van de planafdeling waar de vaste order terecht moet komen nadat deze ingelezen is. Dus vanuit welke planafdeling moet deze order worden gepland.
Weektype; kies hier voor beiden, even of oneven. Op basis van deze keuze wordt een order wel of niet afwisselend per week ingelezen.
De overige velden zijn optioneel en dus niet verplicht om in te vullen. Hieronder ook kort beschreven waar elk veld voor dient;
Planafdeling rit; je kunt er voor kiezen om de rit te laten rijden door een andere planafdeling dan waar de klant normaliter onder valt. De administratieve afhandeling verloopt dan via de gekozen planafdeling en het plannen en uitvoeren van de rit door wat je kiest bij planafdeling rit.
Actief; hier bepaal je of de vaste order actief is of niet. Indien het niet actief is, kan het ook niet ingelezen worden.
Prijs; hier geef je aan wat de vaste prijs moet zijn voor de gehele order. Let op deze overruled de tariefkaart.
Routenummer; moet de order met een routenummer in de orderlijst terecht komen, dan geef je dit hier op.
Externe referentie; hier geef je bijvoorbeeld de referentienummer op van de klant op. Dit kan de chauffeur tonen indien dat nodig is.
Dagen; dit is met name belangrijk voor de serie import (later uitgelegd). Door hier bepaalde dagen niet aan te vinken, worden deze dagen niet mee genomen bij de import van een langere reeks dagen/weken.
Starttijd; hier geef je de starttijd weer van de order.
Eindtijd; hier geef je de eindtijd weer van de order.
Ritomschrijving; je kan hier wat extra informatie opgeven over de order.
Chauffeur, voertuig en trailer; indien er bij ordertype gekozen is voor gefixeerde rit, rondrit of totale order (order=rit), dan is het mogelijk om aan deze vaste order ook resources (chauffeur, voertuig en trailer) toe te wijzen, zodat na het inlezen deze resources meteen worden gekoppeld aan deze vaste rit.
Na het invoeren van de orderkop informatie is het van belang om tenminste één laad- of losstop aan te maken. Hieronder de kolommen verder toegelicht;
Stop; dit bepaald Transplan zelf en wordt per 10-tal opgenummerd.
Adres; geef hier in het adres van de desbetreffende actie. Op het moment dat het adres nog niet aanwezig is in Transplan, kan deze eerst aangemaakt worden via Stamdatabeheer → Adressen
Stoptijd; na het ingeven van het adres worden de vaste en variabele stoptijden gevuld die bekend zijn bij dit adres. Vast is de tijd die je standaard nodig hebt bij het adres, variabel is op basis van de inhoud van de vracht die geladen of gelost moet worden. Deze 2 tijden samen bepalen hoe lang verwacht wordt dat de chauffeur op een adres aanwezig is.
Laad/los; geeft de actie aan van de regel, zoals bijvoorbeeld laden of lossen.
Route; je kan per orderregel aangeven onder welke route deze valt.
Extra dagen; Dit wordt gebruikt als de startdatum van een stop eerder ligt dan de orderdatum of dat de einddatum later ligt dat de orderdatum. Dit wordt voornamelijk gebruikt als een rit bijvoorbeeld 23:00 start maar voornamelijk de dag erna gereden zal worden. De eerste stop krijgt dan als dag orderdatum -1 als er bij extra dagen -1 is ingegeven.
Bloktijd; hierin vul je de start- en eindtijd in waarin deze actie uitgevoerd moet worden.
Voorgecalculeerd; je kunt op voorhand aangeven hoeveel kilometer/uren deze actie zal gaan zijn/duren.
Product; je kunt hier specifiek per orderregel aangeven wat het product inhoudt.
Externe referentie; dit geeft hetzelfde weer als externe referentie hierboven beschreven, echter dan per orderregel in te geven.
Emballage; hierin geef je het emballagetype en aantal op wat vervoerd dient te worden op deze regel.
Palletplaatsen; deze worden gevuld nadat emballage, hierboven beschreven, is gevuld. Dit kan ook handmatig ingevuld worden.
Verwachte aankomsttijd; de verwachte aankomsttijd van deze specifieke regel kan je hierin opgeven.
Opmerking; hier plaats je een extra opmerking voor deze actie, bijvoorbeeld voor de chauffeur.
Indien de verplichte velden zijn gevuld kies je voor opslaan rechtsonder en is de vaste order opgeslagen.
Beheren
Voor het beheren en aanpassen van de reeds aangemaakte vaste orders navigeer je weer naar Transplan → Overzicht vaste orders. Een scherm opent zich met alle aangemaakte vaste orders. Door op een van de vaste orders te klikken, wordt deze geopend. Vervolgens kunnen de velden aangepast worden en worden opgeslagen door de knop opslaan, rechtsonder.
Indien je de vaste order aanpast en er zijn van deze vaste order al een reeks orders ingelezen die op vandaag staan of verder in de toekomst, dan krijg je onderstaande melding. Hier kun je kiezen vanaf welke datum je de orders wilt muteren en daarnaast kies je uit de twee opties wat er moet gebeuren met de reeds ingelezen orders; bestaande vaste orders vervangen vanaf de opgegeven datum of bestaande vaste orders verwijderen vanaf de opgegeven datum. Door vervolgens op bevestigen te klikken wordt de actie verwerkt.
Indien je op de overzichtspagina bent is het ook mogelijk om de lijst met vaste orders te exporteren naar Excel. Dit kan doormiddel van de button rechtsboven; exporteren.
Inlezen
Om vaste orders in te lezen navigeer je naar Transplan → Inlezen vaste orders. Na het klikken op de afbeelding, opent zich een nieuw scherm. Eerst kies je de gewenste planafdeling waar de vaste order onder valt. Je kunt er ook voor kiezen om alle planafdelingen zichtbaar te maken, de lijst zal dan alle vaste orders tonen.
Vervolgens maak je de keuze voor een dag of serie import. Bij de dag import kies je een gewenste datum en vervolgens het aantal keer dat de vaste order op die specifieke datum moet worden ingelezen. Ongeacht of de dagen zijn aangevinkt voor deze specifieke vaste order (hierboven uitgelegd), deze vaste order wordt altijd ingelezen voor het gevraagde aantal keer. Kies een vaste order uit in het scherm, vink deze aan en kies voor import. Vervolgens krijg je de vraag of je dit zeker weet en wanneer je voor ja kiest wordt de order ingelezen. De order is nu terug te vinden in de orderlijst.
Kies je voor de serie import, dan kies je voor de datum van t/m. Vervolgens kies je op dezelfde manier de vaste orders die van toepassing zijn door ze aan te vinken en te kiezen voor import. Bij de serie import worden de vaste orders enkel ingelezen op de dagen die zijn aangevinkt bij de vaste order.