Tijdens de invoer van een nieuwe order en bij het opslaan van een nieuwe order voert Transplan verschillende controles uit.

Invoer velden

Voordat een order kan worden opgeslagen moeten de volgende velden zijn ingevuld. Zonder deze velden is de order niet compleet.

RDW gegevens kenteken

Na het invullen van het kenteken controleert Transplan of de aanvullende gegevens bij de RDW beschikbaar zijn. Wanneer er reeds gegevens zijn ingevuld dan zal Transplan de gebruiker vragen of de ingevulde gegevens mogen worden vervangen door de RDW gegevens.

Datums

Alle datums in het invoerscherm moeten een bestaande datum zijn. Ook mag de losdatum niet voor de laaddatum liggen.

De datums worden door transplan berekend op basis van de gekozen instellingen.

Orderdatum: De datum vanaf wanneer de datum geldig is. Deze wordt door Transplan bepaald op basis van <'vandaag’ + ‘ingestelde werkbare dagen’>. Zie verder 1.2 Instellingen.
Laaddatum: De datum vanaf wanneer laden mogelijk is. Deze wordt door Transplan bepaald op basis van <'orderdatum’ + ‘ingestelde werkbare dagen’>. Zie verder 1.2 Instellingen.
Losdatum: De datum vanaf wanneer laden mogelijk is. Deze wordt door Transplan bepaald op basis van <'laaddatum’ + ‘ingestelde werkbare dagen’>. Zie verder 1.2 Instellingen en .

Let op: Als een van de bovenstaande datums worden aangepast dan schuiven de opvolgende datums mee.

Duplicaat check

Transplan controleert of voor deze klant een andere actieve order is met hetzelfde kenteken, dezelfde laad- en losdatums en dezelfde laad- en losadressen. Dit komt voor bij kopiëren en opslaan of meerdere collega’s die tegelijk nieuwe orders invoeren.

Nieuw adres/ duplicaat.

Bij het invoeren van een adres, dus niet selecteren uit de lijst, zal Transplan controleren of deze al bestaat. Dit voorkomt vervuiling van de adressenlijst.
Binnen Nederland wordt dit gecontroleerd aan de hand van de ingevoerde postcode en huisnummer. Bij een buitenlands adres wordt er ook gekeken naar de straatnaam en aansluitend gecontroleerd of er een 80% match is in de adresnaam.
Als er sprake is van een bestaand adres wordt bij het opslaan het bestaande adres overgenomen. De ingevoerde gegevens worden niet overgenomen in het bestaande adres.
Als er geen sprake is van een een bestaand adres dan wordt een nieuw adres aangemaakt op basis van de ingevoerde gegevens. Hierbij worden alleen de adresgegevens overgenomen.
Op basis van een instelling worden de opmerkingen wel/ niet aan het nieuwe adres gekoppeld. Deze staat standaard op niet overnemen in Automotive. Zie verder .

Automatisch goedkeuren

Op basis van de instellingen bepaald Transplan of de nieuwe order compleet genoeg is om direct goed te keuren. Deze actie vind plaats na het opslaan. Welke controles worden uitgevoerd is afhankelijk van de instellingen. Zie verder .

Wanneer de order niet goed wordt gekeurd dan houd de order de status ‘nieuw'. in de logging van de order kan worden gecontroleerd waarom deze order niet automatisch is goedgekeurd. Zie verder .
Wanneer de order is goedgekeurd dan wordt de status aangepast naar ‘goedgekeurd’. Dit kan even duren.

Let op: Bij klanten met de instelling ‘Uitsluiten van automatisch goedkeuren’ geselecteerd vindt nooit automatisch goedkeuren plaats. Deze orders moeten altijd handmatig worden geaccepteerd.

Zone

Bij het aanmaken van een nieuwe order wordt op basis van de postcode-land combinatie van het laad en los adres de zone bepaald. De zone heeft direct invloed op het tarief. Zie verder en .