Gefeliciteerd! Jij en je bedrijf stappen binnenkort over op Assistance Online (AO). Misschien een spannende stap, maar het levert je ook veel op, dat weten we uit ervaring.
De handleiding hieronder is bedoeld om je te helpen met de inrichting van AO. Als je onderstaande stappen hebt voltooid, ben je klaar om te aan de slag te gaan met AO!
Mocht je vragen hebben over specifieke onderdelen van AO, probeer dan eens te zoeken op onze AO Wiki (Assistance Online Wiki). Mocht je er nog niet uitkomen, stuur je vraag dan in via ao@rgbplus.nl en we helpen je verder.
Relaties
Als je overstapt vanuit Promatie, importeren we de bekende relaties in Promatie al voor je en kennen we rollen aan ze toe die ze ook in Promatie hebben. Mocht dit niet zo zijn of mis je nog relaties, dan kun je deze nog handmatig toevoegen.
Zie voor meer informatie hierover Relaties: een relatie toevoegen of bewerken
Als je opdrachten wilt uitcharteren aan andere organisaties of juist kunnen ontvangen, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/AS/pages/1197506561/Relaties%2Bcharteropdrachten%2Bontvangen%2Ben%2Bversturen
Tarievenlijsten
De tarievenlijsten worden ervaren als de meest tijdrovende en complexe instelling van AO.
Het is daarom van belang om hier veel aandacht aan te besteden en na de instellingen te gaan testen met testopdrachten om te controleren of de berekende omzet klopt met je verwachtingen.
Tarievenlijst-omzetten worden weergegeven onder “Omzetregels” in het tabje Financieel van een dossier:
Tarievenlijsten hebben als functie om automatisch omzet in opdrachten te berekenen op basis van de eigenschappen van een opdracht.
Voordat er een tarievenlijst wordt aangemaakt, moeten er grootboeknummers zijn aangemaakt onder de instellingen. Via onderstaande stappen kun je dit aanmaken:
Navigeer naar instellingen → Grootboeknummers:
Klik op “+ Grootboeknummer toevoegen”
Kies een nummer, btw-tarief en een beschrijving en sla dit op
Wanneer je vervolgens een tarief aanmaakt, worden de grootboeknummers op basis van het btw-tarief weergegeven. Dus als er een grootboeknummer voor 0% btw is aangemaakt, wordt dit alleen weergegeven als een tarief ook op 0% wordt ingesteld:
Onderstaand een voorbeeld-resultaat van een opdracht met vervolgens de benodigde instellingen in het tarief voor de instelling. De opdracht resultaten kunnen worden gevonden door een dossier te openen en het tabje “Financieel” te selecteren:
Er is een pechhulp uitgevoerd met de volgende eigenschappen:
De pechhulp is geslaagd
Tarieftijd 1
Voertuigtype licht
Rayon ZH186
Onderliggend wegennet
Deze eigenschappen vertaald naar een tariefinstelling leidt tot de volgende tariefregel, waarin bovenstaande eigenschappen terugkomen:
Wanneer een tarievenlijst is gemaakt, moet deze worden gekoppeld aan een relatie, zodat AO weet welke tarieven van toepassing zijn bij een opdracht voor de betreffende relatie.
Dit kan worden ingesteld door via “Relaties” de relatie te openen en vervolgens onder “Financieel” een tarievenlijst te kiezen:
In de afbeelding is ook een Prijslijst te zien. Het belangrijke verschil is dat de tarieven binnen een Tarievenlijst automatisch van toepassing zijn en de tarieven van een Prijslijst handmatig moeten worden toegevoegd (zoals een verkochte Accu)
Via Instellingen → Prijslijsten kunnen de prijslijsten worden aangemaakt, ingezien en bewerkt:
Zoals in de afbeelding is te zien, heeft één prijslijst een groene ster. Dit is de standaard prijslijst en hiermee wordt deze prijslijst standaard van toepassing bij relaties. Een andere prijslijst kan in de relatiekaart worden geselecteerd. Een prijslijst als standaard instellen en toeslagen aanmaken kan via onderstaande stappen (zie Prijslijsten voor meer info):
Open de standaard prijslijst of maak een lege prijslijst aan via “+Prijslijst”
Onderstaand scherm zal openen en hierin heb je de opties om een nieuwe toeslag aan te maken, de prijslijst-gegevens te bewerken of de prijslijst als standaard in te stellen:
Maak een nieuwe toeslag aan en vul minimaal de beschrijving en prijs in. Maak daarnaast de keuze uit de ingestelde grootboeknummers:
Wanneer dit is opgeslagen heb je een prijslijst met een tarief die je kunt koppelen aan een relatie. Open de relatie via “Relaties” en ga naar het tabje “Financieel”:
Selecteer via het bewerkknopje je aangemaakte prijslijst:
Bergingsvoertuigen
Via Instellingen → Bergingsvoertuigen worden alle bergingsvoertuigen ingevoerd en kun je specificaties bestaande bergingsvoertuigen wijzigen
Bij de start van AO dit correct te hebben ingesteld voorkomt fouten in de toewijzing van bergingsvoertuigen aan opdrachten
Medewerkers en gebruikers
In het onderdeel Medewerkers moeten alle chauffeurs worden ingevoerd en overig personeel die behandelingen via de app willen afronden:
In het onderdeel Gebruikers moet iedereen die gebruik maakt van AO worden ingevoerd. Hiervoor zijn verschillende rollen en rechten beschikbaar (zie Rollen en rechten voor meer info hierover)
Ook de chauffeurs moeten een gebruikersaccount hebben, aangezien deze wordt gekoppeld aan de Medewerker en er op die manier kan worden ingelogd op de app.
Het koppelen van een gebruiker aan de medewerker kan door de medewerker te openen, dan op het bewerk-pennetje te klikken naast ‘App login’ en vervolgens een gebruiker te kiezen:
Uitrijdlocaties
Om onder andere de berekeningen van kilometers en aanrijdtijden in opdrachten goed ingesteld te hebben, is het belangrijk dat elk van je hoofdrayons zijn ingedeeld in de uitrijdlocaties.
Via Instellingen → Uitrijdlocaties kun je dit vinden:
Wanneer er in bovenstaande voorbeeld een opdracht binnenkomt in rayon 073, zal de afstand en tijd worden gebaseerd vanaf uitrijdlocatie “Depot Luttenberg“. Bij overige rayons zal dit de standaard uitrijdlocatie “RGB berging“ zijn.
Via “Bewerk uitrijdlocaties” kun je de uitrijdlocaties wijzigen en nieuwe toevoegen
Elke relatie met de rol “Depot” is beschikbaar om als uitrijdlocatie in te stellen
Meerdere rayons kunnen worden gekoppeld aan één uitrijdlocatie
Vrachtbrieven en facturen
In AO worden vrachtbrieven en facturen automatisch gegenereerd op basis van de ingestelde templates. Deze templates zijn opgebouwd uit de codetaal HTML en meer info hierover is beschikbaar op Templates
Een standaard template is beschikbaar, zodat dit niet zelf hoeft te worden gemaakt
Een veel voorkomend verzoek is om bijvoorbeeld het IBAN nummer in de factuurtemplate te wijzigen. Onderstaand de stappen hoe je dit kunt doen:
Navigeer naar het factuurtemplate via Instellingen → Templates en open vervolgens het Template type Factuur
Je zult dan onderstaand beeld zien, wat de technische opbouw van de factuur is:
De parameters zijn alle beschikbare informatie-opties die je kunt laten terugkomen op de factuur, zoals het debiteurnummer (model.DebtorNumber)
Kijk via de voorbeeld knop waar het IBAN nummer op de factuur staat, in dit geval helemaal onderin:
Klik weer op de bewerk knop om in de technische factuuropbouw te komen en ga naar het einde van deze technische opbouw, aangezien daar het IBAN nummer staat
Hier kun je vervolgens het nummer aanpassen en de wijzigingen opslaan
Tarieftijdinstellingen
Voor de meeste opdrachten zijn er verschillende tarieven die worden gebaseerd op de tarieftijd, zoals dat een opdracht in de avond uitvoeren vaak een hoger tarief heeft dan overdag. Via onderstaande stappen kun je dit instellen:
Navigeer naar Instellingen → Tarieftijdinstellingen en je zult zien dat er al een Default tarieftijd aanwezig is
Door op deze lijst te klikken, kun je de ingestelde tijden en dagen wijzigen. Avond- en nachttijden kunnen niet worden samengevoegd in één regel. Dit moet dus worden opgedeeld in bijvoorbeeld:
18:00 - 23:59
00:00 - 07:59
Wanneer je zelf een nieuwe lijst met tarieftijden wilt maken, in bijvoorbeeld de situatie dat een bepaalde klant afwijkende tijden hanteert, kun je op “+ Toevoegen tarieftijdinstellingen” klikken en dan zul je handmatig een vergelijkbare lijst als bovenstaande afbeelding moeten instellen, zodat elke dag van het jaar en elk uur van de dag is ingedeeld.
Als de lijst gereed is, kun je dit aan de relatie koppelen door de klant te openen (Relaties → klant opzoeken) en vervolgens in het tabje “Financieel” de tarieftijdinstelling aan te passen, zoals met de lijst “Afwijkende tarieftijden”:
Nachtstand
De nachtstand is een ontwikkelde optie voor bergers die geen 24/7 bezetting hebben op de planning. Met de nachtstand zijn er de volgende twee instellingen:
Opdrachten wel/niet meer automatisch accepteren (dit overruled de instellingen op de klantenkaart)
Doorsturen van een notificatie in de vorm van een SMS naar een operator
Via onderstaande stappen kun je de nachtstand inschakelen (aanvullende informatie is weergegeven op Nachtstand):
Navigeer naar de Nachtstand via de settings-knop:
Je zult dan onderstaande scherm zien, met de mogelijkheid om de nachtstand in te schakelen en de instellingen ervan te bewerken:
De informatie in het bericht template is net zoals de templates in een HTML codetaal. Als oefening/informatie per onderdeel een vertaling van de inhoud van het bericht:
{{ model.OrderDetails.OrderDateTime | date: "%H:%M"}}
Orderdatum en -tijd
{% if model.OrderDetails.OrderType == "Breakdown" %}Pech{% endif %}
Als het Engelse ordertype gelijk is aan “Breakdown”, dan wordt het woord “Pech” neergezet
{% if model.OrderDetails.OrderType == "Damage" %}Schade{% endif %}
Als het Engelse ordertype gelijk is aan “Damage”, dan wordt het woord “Schade” neergezet
{{ model.OrderDetails.CustomerName }}
Klantnaam
{{ model.OrderDetails.IncidentFullLocation }}
Incidentlocatie
Bewerk de nachtstand instellingen om je voorkeursinstellingen in te geven en sla dit op voordat je de nachtstand aanzet. Informatie over de voorwaarden van deze instellingen zijn te vinden op Nachtstand
Klik op “Nachtstand inschakelen”
Contactinformatie van relaties
Je kunt de relaties in AO zo instellen dat zij bij bepaalde stappen van het dossier op de hoogte worden gebracht, zoals wanneer er een vrachtbrief wordt gemaakt dat deze automatisch naar een bepaald mailadres wordt gestuurd.
Via onderstaande stappen kun je contactinformatie toevoegen (meer info is weergegeven op Relaties: notificatietypen van contactgegevens):
Open een relatie via “Relaties” en dan een bepaalde relatie aanklikken
In de relatiekaart zul je linksonderin de contactinformatie zien met een toevoegmogelijkheid via “+ Contactinformatie toevoegen”:
Onderstaand scherm zal openen en als voorbeeld wordt er een mailadres voor facturen toegevoegd:
Klik op het veld van Type en kies hier E-mail
Vul bij waarde het e-mail adres in
Vul een eventuele opmerking in (niet verplicht), zoals 'Notificatiemail facturen)
Kies bij notificatietypes voor Factuur
Je zult dan onderstaande gegevens hebben ingevoerd en wanneer je een factuur voor de betreffende relatie maakt, zal dit automatisch worden toegepast:
Een factuur opnieuw verzenden naar een nieuw e-mail adres
Het zal voorkomen dat je een proformafactuur definitief maakt, maar er dan achter komt dat het naar een ander e-mail adres moet worden verzonden. Via onderstaande stappen kun je dit doen:
Open de factuur en je zult rechts in het scherm een blauw veld met een getal zien, wat staat voor e-mail verkeer van de factuur:
Houd je muis hierop en en klik er vervolgens op, zodat je de e-mails ziet:
Klik op de betreffende e-mail en je kunt vervolgens de ontvanger aanpassen en de e-mail doorsturen:
