De startersguide is opgesplitst in drie categorieën/hoofdstukken: Het gebruik van AO, de inrichting van Ao en aanvullende informatie.
1. Het gebruik van AO
Na succesvol te zijn ingelogd is je eerst beeld van AO het startscherm. In onderstaande afbeelding de betekenis van wat je op dat moment ziet met aanvullend een uitleg van een aantal onderdelen:
...
Dossierbeheer
...
Alle actieve en uitgevoerde dossiers worden hier bijgehouden
Er kunnen filters worden toegepast op, onder andere, de opdrachtgevers om dossiers gemakkelijk terug te vinden
...
Dossiers kunnen worden aangemaakt, de status van een dossier kan worden gevolgd en dossiers kunnen worden afgehandeld
Uitkomsten van dossiers met, onder andere, de bijbehorende omzet en kilometers kunnen worden ingezien en gecorrigeerd
...
Planning
Alle nieuwe opdrachten, opdrachten die zijn toegewezen aan chauffeurs en planbare transportopdrachten zijn hier inzichtelijk. Dit zijn drie categorieën die per categorie kunnen worden aan- of uitgezet om toonbaar te zijn in de planlijst.
Bergingsvoertuigen en chauffeurs kunnen worden gevolgd.
Opdrachten kunnen worden toegewezen aan chauffeurs.
Filtering in het planscherm kan worden toegepast op depots en de leadtijd (het aantal aankomende uren waarin een opdracht zal starten).
Filtering in het kaartscherm kan worden toegepast om, onder andere, hectometerpaaltjes, rayonindeling, IM-wegen, Trucks en planbare opdrachten wel of niet weer te geven.
Via de dropdown optie onder “Planning” is er nog een mogelijkheid om de lijst- en transportplanning te openen. Dit zijn twee andere weergaven van de planning, waarvan de transportplanning alleen is gefocust op transportopdrachten.
...
Stalling
Hierin is een overzicht van alle voertuigen die in stalling staan. De sortering vindt plaats op basis van de tussenlocatie
Inzicht in het aantal stallingsdagen
Filtering is mogelijk op basis van opdrachten die wel of niet zijn gepland voor doortransport
...
Afronden
Wanneer een dossier fysiek is afgerond, wordt deze zichtbaar in het tabje “Afronden”.
Dit scherm is bedoeld voor een beter overzicht van de dossiers waar nog een proforma factuur van moet worden gemaakt.
Filtering is mogelijk op basis van je bedrijven en het aantal dagen dagen geleden dat een opdracht is aangemaakt.
De dossiers met de gele regels zijn nog niet gereed om een proforma van te maken. In onderstaande voorbeeld is dit veroorzaakt doordat er geen inkoopopdrachtnummers zijn, terwijl er is ingesteld dat een inkoopopdrachtnummer bij deze klant wel verplicht is.
...
Facturen
Het facturenonderdeel bestaat uit proforma’s, definitieve facturen en uitgaande facturen. Proforma’s worden bereikt door op “Facturen” te klikken. Definitieve facturen via “Factuurarchief” en uitgaande facturen via “Uitgaande facturen”:
Onder “Facturen” worden de proforma’s gesorteerd per debiteur en in deze fase kunnen nog controles en correcties worden uitgevoerd voordat de proforma definitief wordt gemaakt.
Via “Maak handmatige factuur” kan er handmatig een proformafactuur worden gemaakt
De proforma’s worden gesorteerd per ingesteld bedrijf. Via de filteroptie kan hiertussen worden gewisseld:
Onder “Factuurarchief” worden alle definitief gemaakte facturen bijgehouden.
Facturen kunnen worden geselecteerd om te downloaden of opnieuw naar de klant te verzenden
Van een factuur kan een creditfactuur worden gemaakt, waarmee in het factuurarchief er een “Credit” icoontje wordt gegenereerd voor de factuur om het onderscheid duidelijk te houden, zoals bij de facturen 200000009 en 200000011:
Onder “Uitgaande facturen” zijn er twee soorten inzichtelijk mogelijk:
“Bezig met verwerken” laat alle facturen zien die nog bezig zijn met de ingestelde methode om een factuur te verzenden, zoals per e-mail
“Fout” laat alle facturen zien waarbij er een fout is opgetreden bij het versturen van de factuur
...
Relaties
Al je relaties worden hier weergegeven, nieuwe relaties kunnen worden aangemaakt en relaties die niet meer worden gebruikt kunnen inactief worden gemaakt
Relaties kunnen inactief worden gemaakt door een relatie te openen en vervolgens op de optie “Maak inactief” te klikken:
Wanneer een relatie inactief is gemaakt, kunnen deze nog wel zichtbaar worden gemaakt via de optie “Toon inactieve relaties”:
Er zijn verschillende soorten rollen die kunnen worden toegekend aan relaties om onderscheid te hebben tussen de relaties
Alleen relaties met de rol “Klant” kunnen als opdrachtgever worden geselecteerd bij het aanmaken van een dossier
2. De inrichting van AO
AO heeft inrichtingsmogelijkheden die ervoor zorgen dat veel zaken automatisch kunnen worden uitgevoerd. Onderstaand een uitleg over de meestgebruikte zaken. Volledige informatie over de daadwerkelijke inrichting is te vinden via onze AO Wiki (Assistance Online Wiki).
Tarievenlijsten
...
De tarievenlijsten worden ervaren als de meest tijdrovende en complexe instelling van AO.
Het is daarom van belang om hier veel aandacht aan te besteden en na de instellingen te gaan testen met testopdrachten om te controleren of de berekende omzet klopt met je verwachtingen.
Tarievenlijst-omzetten worden weergegeven onder “Omzetregels” in het tabje Financieel van een opdracht
...
Tarievenlijsten hebben als functie om automatisch omzet in opdrachten te berekenen op basis van de eigenschappen van een opdracht.
Onderstaand een voorbeeld-resultaat van een opdracht met vervolgens de benodigde instellingen in het tarief om dit automatisch te kunnen laten berekenen. De opdracht resultaten kunnen worden gevonden door een dossier te openen en het tabje “Financieel” te selecteren:
Er is een pechhulp uitgevoerd met de volgende eigenschappen:
De pechhulp is geslaagd
Tarieftijd 1
Voertuigtype licht
Rayon ZH186
Onderliggend wegennet
Deze eigenschappen vertaald naar een tariefinstelling leidt tot de volgende tariefregel, waarin bovenstaande eigenschappen terugkomen:
...
Wanneer een tarievenlijst is gemaakt, moet deze worden gekoppeld aan een relatie, zodat AO weet welke tarieven van toepassing zijn bij een opdracht voor de betreffende relatie.
Dit kan worden ingesteld door via “Relaties” de relatie te openen en vervolgens onder “Financieel” een tarievenlijst te kiezen:
In de afbeelding is ook een Prijslijst te zien. Het belangrijke verschil is dat de tarieven binnen een Tarievenlijst automatisch van toepassing zijn en de tarieven van een Prijslijst handmatig moeten worden toegevoegd (zoals een verkochte Accu)
-
3 Aanvullende informatie
3.1 Een opdracht van A naar Z
Via “Nieuwe opdracht” in Dossiers kan er in 5 stappen een nieuwe opdracht worden aangemaakt
...
Vul de opdrachtgever in en, wanneer dit niet automatisch gebeurt, de opdrachtnemer:
...
...
Selecteer het type opdracht en eventueel het betreffende voertuig
...
Geef de incidentlocatie op
...
Gefeliciteerd! Jij en je bedrijf stappen binnenkort over op Assistance Online (AO). Misschien een spannende stap, maar het levert je ook veel op, dat weten we uit ervaring.
De handleiding hieronder is bedoeld om je te helpen met de inrichting van AO. Als je onderstaande stappen hebt voltooid, ben je klaar om te aan de slag te gaan met AO!
Mocht je vragen hebben over specifieke onderdelen van AO, probeer dan eens te zoeken op onze AO Wiki (Assistance Online Wiki). Mocht je er nog niet uitkomen, stuur je vraag dan in via ao@rgbplus.nl en we helpen je verder.
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Relaties
Als je overstapt vanuit Promatie, importeren we de bekende relaties in Promatie al voor je en kennen we rollen aan ze toe die ze ook in Promatie hebben. Mocht dit niet zo zijn of mis je nog relaties, dan kun je deze nog handmatig toevoegen.
| Info |
|---|
De alarmcentrale-relaties (VHD, SOS, Eurocross, Allianz, Comoditas en Logicx) en de LCM-relatie maken wij voor je aan en richten deze in, inclusief digitale koppeling. Dit hoef je dus niet zelf te doen. |
Zie voor meer informatie hierover Relaties: een relatie toevoegen of bewerken
Als je opdrachten wilt uitcharteren aan andere organisaties of juist kunnen ontvangen, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/AS/pages/1197506561/Relaties%2Bcharteropdrachten%2Bontvangen%2Ben%2Bversturen
De bedrijfsrelatie controleren
In elke administratie is een standaardbedrijf aangemaakt, vanuit waar gefactureerd gaat worden. Dit bedrijf kan gekoppeld worden aan een boekhoudpakket.
Voor je live gaat met Assistance Online, is het goed om je bedrijfsrelatie te controleren op compleetheid en correctheid. Volg hiervoor de volgende stappen:
Ga naar de relatielijst, zoek je eigen bedrijfsnaam op en open die relatie:
Aan de linkerkant van het scherm staan gegevens als KvK-nummer en BTW-nummer, en ook adresgegevens. Kloppen de gegevens?
Aan de rechterkant staat het bedrijfslogo. Is deze aanwezig en klopt deze? Zo nee, upload dan een logo door op het potloodje te drukken
Controleer de boekingsperiode. Wil je boeken naar je boekhouding op basis van de factuurdatum of op basis van de uitgevoerde datum van een opdracht?
Controleer de factuurnummerinstellingen. Elk jaar begint AO een nieuwe reeks aan factuurnummers. Je kunt per jaar instellen waar die reeks mee moet beginnen en hoeveel cijfers het factuurnummer moet hebben.
De factuurnummerreeks begint altijd met 1, we hebben niet de mogelijkheid om ‘middenin’ een factuurnummerreeks te starten
Grootboeknummers
In je boekhouding kun je je inkomsten en uitgaven in verschillende groepen opdelen. Dit worden grootboeken genoemd.
Als je een tariefregel in AO aanmaakt, komt deze altijd in een bepaald grootboek terecht. Deze grootboeknummers dien je eerst apart te definiëren voordat je met tarieven aan de slag kunt.
Navigeer naar instellingen → Grootboeknummers:
Klik op “+ Grootboeknummer toevoegen”
Kies een nummer, een of meerdere btw-tarieven en een beschrijving en sla dit op
Wanneer je straks een tariefregel aanmaakt, worden de grootboeknummers op basis van het btw-tarief weergegeven. Dus als er een grootboeknummer voor 0% btw is aangemaakt, wordt dit alleen weergegeven als een tarief ook op 0% wordt ingesteld.
| Info |
|---|
Heb je tarieven voor buitenlandse klanten, waarbij de BTW verlegd is? Hanteer dan BTW-tarief '0%'. |
Tarievenlijsten
Uit ervaring weten we dat het instellen van de tarieven veel tijd in beslag neemt. Het is dus goed als je hier op tijd mee begint.
We hebben het invoeren van tarieven voor je samengevat in vier stappen, die hieronder staan en uit te klappen zijn.
| Expand | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
Een nieuwe tarievenlijst kun je aanmaken door naar Instellingen → Tarievenlijsten te gaan en op ‘+ Tarievenlijst’ te drukken. Systeemtemplate gebruiken? Voor Eurocross, LCM, VHD en Logicx hebben we de tarievenstructuur van die partij alvast in AO ingevoerd, zodat je dat niet meer hoeft te doen. Als je dus voor die partij tarieven wilt aanmaken, selecteer dan dat je onze template wilt gebruiken, dan vullen we een aantal zaken al voor je in.
|
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Dit kun je als volgt doen:
|
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Open een tarievenlijst en druk op de knop ‘+ Nieuwe tarief’ om een tariefregel toe te voegen. In de eerste stap kies je o.a. een Referentie en Beschrijving:  De Referentie komt terug op de factuur en wordt door sommige partijen (o.a. VHD) verplicht gesteld. Dit wordt ook wel de productcode genoemd. De Beschrijving komt ook rechtstreeks terug op de factuur. Zorg dat hier alle informatie op staat die de klant moet weten, zoals bv. de tarieftijd of het type wegennet. In de vervolgstap kun je de tarieven zelf specificeren:  Je kunt hier de volgende zaken opgeven (van links naar rechts en boven naar onder):
Onderaan kun je voor één tarieftijd of voor alle tarieftijden (als je het veld leeg laat) de prijzen zelf specificeren. Dit kunnen vaste prijzen zijn of prijzen per stuk (stallingsdag/kilometer/kwartier bijvoorbeeld), met een bepaald minimumbedrag. Je kunt hier meerdere regels opgeven via de knop ‘+ Regel’. Dit kun je bv gebruiken als je voor dezelfde situatie verschillende staffels rekent, of een vaste prijs én een variabele prijs in bepaalde gevallen. Als je voor een andere situatie andere prijzen wilt rekenen, maar ze wel onder dezelfde noemer op de factuur wilt laten komen, kun je een prijsafspraak toevoegen via ‘+ Prijsafspraak’. Een voorbeeld hiervan zijn tarieven voor verschillende rayons. |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Als je een opdracht hebt aangemaakt, kun je via het tabje financieel zien welke tariefregels er worden berekend voor de opdracht. Dit gebeurt per behandeling:  Bij elke behandeling staat het volgende:
Tips om snel en goed te kunnen testen
|
Prijslijsten
Naast tarievenlijsten kent AO ook prijslijsten. Waar tarieven automatisch afgaan op basis van de eigenschappen van een opdracht, zijn prijslijsten ofwel toeslagen incidenteel: je moet ze handmatig aan een factuur of opdracht toevoegen.
Via Instellingen → Prijslijsten kunnen de prijslijsten worden aangemaakt, ingezien en bewerkt:
...
Zoals in de afbeelding is te zien, heeft één prijslijst een groene ster. Dit is de standaard prijslijst en hiermee wordt deze prijslijst standaard van toepassing bij relaties. Een andere prijslijst kan in de relatiekaart worden geselecteerd. Een prijslijst als standaard instellen en toeslagen aanmaken kan via onderstaande stappen (zie Prijslijsten voor meer info):
Open de standaard prijslijst of maak een lege prijslijst aan via “+Prijslijst”
Onderstaand scherm zal openen en hierin heb je de opties om een nieuwe toeslag aan te maken, de prijslijst-gegevens te bewerken of de prijslijst als standaard in te stellen:
Maak een of meer nieuwe toeslagen aan via de knop ‘+ Nieuwe toeslag’
Wanneer dit is opgeslagen heb je een prijslijst met een tarief die je kunt koppelen aan een relatie. Open de relatie via “Relaties” en ga naar het tabje “Financieel”:
Selecteer via het bewerkknopje je aangemaakte prijslijst. Je kunt de toeslagen nu gemakkelijk selecteren bij elke opdracht of handmatige factuur.
Bergingsvoertuigen
Via Instellingen → Bergingsvoertuigen worden alle bergingsvoertuigen ingevoerd en kun je specificaties bestaande bergingsvoertuigen wijzigen.
...
| Info |
|---|
Voer het kenteken in zonder streepjes. Dan herkent AO het kenteken, zoekt informatie op vanuit het RDW en wordt het voertuig gekoppeld aan de MOMO-data in de planningskaart. |
Medewerkers en gebruikers
AO kent medewerkers en gebruikers. Hieronder de verschillen tussen die twee:
Een gebruiker…
is een account waarmee je inlogt op AO (met gebruikersnaam en wachtwoord)
Voor het webportaal en de mobiele app gelden dezelfde inloggegevens (als je tenminste rechten voor beide hebt)
heeft één of meerdere rollen, zoals chauffeur of superuser (zie Rollen en rechten)
Een medewerker…
is een persoon
kan gekoppeld zijn aan een gebruikersaccount (maar dit hoeft niet per se)
kan opdrachten toegewezen krijgen
Richt de medewerkers en gebruikers als volgt in:
Maak een medewerker aan voor elke persoon in je bedrijf aan wie je opdrachten wilt toewijzen
Voor planners op kantoor hoef je bijv. geen Medewerker aan te maken, tenzij je wilt dat die zelf ook opdrachten via een app kunnen afhandelen, accepteren of toewijzen
Maak een gebruiker aan voor elke persoon in je bedrijf die gebruik moet maken van AO. Genereer een willekeurig wachtwoord (dus niet eentje die gemakkelijk te raden is!) en verstuur die op een veilige manier aan je collega
Heeft elke collega een Microsoft-account? Dan kun je daar ook mee inloggen. Zie Inloggen met Microsoft-account instellen voor meer informatie hierover.
Geef elke gebruiker de rol(len) waar hij of zij recht op heeft (Rollen en rechten)
Koppel elke medewerker aan de desbetreffende gebruiker
Dit doe je door de medewerker te openen, dan op het bewerk-pennetje te klikken naast ‘App login’ en vervolgens een gebruiker te kiezen:
...
Uitrijdlocaties
AO heeft voor elk rayon één uitrijdlocatie. Deze wordt gebruikt in de berekeningen van eenheden zoals kilometers en reistijden van en naar opdrachten.
Via Instellingen → Uitrijdlocaties kun je dit vinden:
...
Wanneer er in bovenstaand voorbeeld een opdracht binnenkomt in rayon 073, zal de afstand en tijd worden gebaseerd vanaf uitrijdlocatie “Depot Luttenberg“. Bij overige rayons zal dit de standaard uitrijdlocatie “RGB berging“ zijn.
Via “Bewerk uitrijdlocaties” kun je de uitrijdlocaties wijzigen en nieuwe toevoegen.
Elke relatie met de rol “Depot” is beschikbaar om als uitrijdlocatie in te stellen
Je kunt meerdere rayons koppelen aan één uitrijdlocatie
| Info |
|---|
Het is momenteel niet mogelijk om een afwijkende uitrijdlocatie te verwijderen. Mocht je toch een afwijkende uitrijdlocatie hebben aangemaakt die je niet meer wilt gebruiken, selecteer dan een rayon in een buitenland dat je niet gaat gebruiken, om de uitrijdlocatie niet meer bruikbaar te maken. |
Templates (o.a. vrachtbrieven en facturen)
In AO worden mails, vrachtbrieven en facturen automatisch gegenereerd op basis van de ingestelde templates.
Je kunt factuurteksten per opdrachttype (bv. “Doortransport van uw auto naar locatie X”) via de template-pagina aanpassen. Ook kun je bv. titels van e-mails wijzigen.
De inhoud van mails, vrachtbrieven en facturen is gebaseerd op HTML. Aanpassingen hieraan vergen wat meer tijd en aandacht. Meer info hierover vind je op Templates.
Tip: handel eens een opdracht af van aanmaken tot en met pro-formafactuur. Bekijk dan de vrachtbrieven, de pro-formafactuur en de verstuurde mails eens: zien ze er goed uit, bevatten ze de informatie die je verwacht?
Tarieftijdinstellingen
Voor de meeste opdrachten zijn er verschillende tarieven die worden gebaseerd op de tarieftijd: een pechhulp om 04:00 's nachts levert een hoger tarief op dan eentje om 16:00 's middags. Via onderstaande stappen kun je dit instellen:
Navigeer naar Instellingen → Tarieftijdinstellingen en je zult zien dat er al een Default tarieftijd aanwezig is
Door op deze lijst te klikken, kun je de ingestelde tijden en dagen wijzigen.
| Info |
|---|
Tijden aan het begin en eind van een dag kunnen niet worden samengevoegd in één regel. Je kunt dus niet één regel maken die geldt van 18:00 - 07:59: de eindtijd moet altijd later zijn dan de starttijd. Dit moet dus worden opgedeeld in twee regels: 00:00 - 07:59 en 18:00 - 23:59. |
Hieronder een veelgebruikte instelling:
...
Als je voor een of meerdere klanten afwijkende tarieftijden hanteert, kun je een afwijkende instelling toevoegen door op “+ Toevoegen tarieftijdinstellingen” te klikken.
Koppel de tarieftijdinstellingen vervolgens aan de relatie, door in de relatiekaart onder het tabje Financieel de tarieftijdinstellingen te wijzigen:
...
Nachtstand
De nachtstand is speciaal ontwikkeld voor bergers die geen 24/7 bezetting hebben op de planning.
Als de nachtstand aan staat, wordt de bovenste menubalk zwart in plaats van groen.
Nieuwe meldingen komen dan ook binnen op de mobiele app, als de gebruiker de rol ‘Nachtplanner' heeft. Deze gebruiker kan de melding dan (indien van toepassing) accepteren en toewijzen aan zichzelf of een collega.
Meer informatie over de nachtstand en wat je kunt instellen vind je op Nachtstand