...
Als je overstapt vanuit Promatie, importeren we de bekende relaties in Promatie al voor je en kennen we rollen aan ze toe die ze ook in Promatie hebben. Mocht dit niet zo zijn of mis je nog relaties, dan kun je deze nog handmatig toevoegen.
| Info |
|---|
De alarmcentrale-relaties (VHD, SOS, Eurocross, Allianz, Comoditas en Logicx) en de LCM-relatie maken wij voor je aan en richten deze in, inclusief digitale koppeling. Dit hoef je dus niet zelf te doen. |
Zie voor meer informatie hierover Relaties: een relatie toevoegen of bewerken
Als je opdrachten wilt uitcharteren aan andere organisaties of juist kunnen ontvangen, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/AS/pages/1197506561/Relaties%2Bcharteropdrachten%2Bontvangen%2Ben%2Bversturen
Grootboeknummers
In je boekhouding kun je je inkomsten en uitgaven in verschillende groepen opdelen. Dit worden grootboeken genoemd.
Als je een tariefregel in AO aanmaakt, komt deze altijd in een bepaald grootboek terecht. Deze grootboeknummers dien je eerst apart te definiëren voordat je met tarieven aan de slag kunt.
Navigeer naar instellingen → Grootboeknummers:
Klik op “+ Grootboeknummer toevoegen”
Kies een nummer, een of meerdere btw-tarieven en een beschrijving en sla dit op
Wanneer je straks een tariefregel aanmaakt, worden de grootboeknummers op basis van het btw-tarief weergegeven. Dus als er een grootboeknummer voor 0% btw is aangemaakt, wordt dit alleen weergegeven als een tarief ook op 0% wordt ingesteld.
Tarievenlijsten
Uit ervaring weten we dat het instellen van de tarieven veel tijd in beslag neemt. Het is dus goed als je hier op tijd mee begint.
In het kort dien je de volgende stappen te doorlopen:
...
Maak voor elke klant een tarievenlijst aan
Let op: Hanteer je voor meerdere klanten dezelfde tarieven? Maak dan één verzamellijst aan voor die klanten - dan hoef je de lijst maar één keer in te vullen en kun je hem bij meerdere klanten gebruiken
...
Koppel de tarievenlijst via de relatiekaart aan één of meerdere debiteuren
...
Maak per klant de tariefregels aan die je uiteindelijk wilt gaan factureren
...
De bedrijfsrelatie controleren
In elke administratie is een standaardbedrijf aangemaakt, vanuit waar gefactureerd gaat worden. Dit bedrijf kan gekoppeld worden aan een boekhoudpakket.
Voor je live gaat met Assistance Online, is het goed om je bedrijfsrelatie te controleren op compleetheid en correctheid. Volg hiervoor de volgende stappen:
Ga naar de relatielijst, zoek je eigen bedrijfsnaam op en open die relatie:
Aan de linkerkant van het scherm staan gegevens als KvK-nummer en BTW-nummer, en ook adresgegevens. Kloppen de gegevens?
Aan de rechterkant staat het bedrijfslogo. Is deze aanwezig en klopt deze? Zo nee, upload dan een logo door op het potloodje te drukken
Controleer de boekingsperiode. Wil je boeken naar je boekhouding op basis van de factuurdatum of op basis van de uitgevoerde datum van een opdracht?
Controleer de factuurnummerinstellingen. Elk jaar begint AO een nieuwe reeks aan factuurnummers. Je kunt per jaar instellen waar die reeks mee moet beginnen en hoeveel cijfers het factuurnummer moet hebben.
De factuurnummerreeks begint altijd met 1, we hebben niet de mogelijkheid om ‘middenin’ een factuurnummerreeks te starten
Grootboeknummers
In je boekhouding kun je je inkomsten en uitgaven in verschillende groepen opdelen. Dit worden grootboeken genoemd.
Als je een tariefregel in AO aanmaakt, komt deze altijd in een bepaald grootboek terecht. Deze grootboeknummers dien je eerst apart te definiëren voordat je met tarieven aan de slag kunt.
Navigeer naar instellingen → Grootboeknummers:
Klik op “+ Grootboeknummer toevoegen”
Kies een nummer, een of meerdere btw-tarieven en een beschrijving en sla dit op
Wanneer je straks een tariefregel aanmaakt, worden de grootboeknummers op basis van het btw-tarief weergegeven. Dus als er een grootboeknummer voor 0% btw is aangemaakt, wordt dit alleen weergegeven als een tarief ook op 0% wordt ingesteld.
| Info |
|---|
Heb je tarieven voor buitenlandse klanten, waarbij de BTW verlegd is? Hanteer dan BTW-tarief '0%'. |
Tarievenlijsten
Uit ervaring weten we dat het instellen van de tarieven veel tijd in beslag neemt. Het is dus goed als je hier op tijd mee begint.
We hebben het invoeren van tarieven voor je samengevat in vier stappen, die hieronder staan en uit te klappen zijn.
| Expand | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
Een nieuwe tarievenlijst kun je aanmaken door naar Instellingen → Tarievenlijsten te gaan en op ‘+ Tarievenlijst’ te drukken. Systeemtemplate gebruiken? Voor Eurocross, LCM, VHD en Logicx hebben we de tarievenstructuur van die partij alvast in AO ingevoerd, zodat je dat niet meer hoeft te doen. Als je dus voor die partij tarieven wilt aanmaken, selecteer dan dat je onze template wilt gebruiken, dan vullen we een aantal zaken al voor je in.
|
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Dit kun je als volgt doen:
|
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Open een tarievenlijst en druk op de knop ‘+ Nieuwe tarief’ om een tariefregel toe te voegen. In de eerste stap kies je o.a. een Referentie en Beschrijving:  De Referentie komt terug op de factuur en wordt door sommige partijen (o.a. VHD) verplicht gesteld. Dit wordt ook wel de productcode genoemd. De Beschrijving komt ook rechtstreeks terug op de factuur. Zorg dat hier alle informatie op staat die de klant moet weten, zoals bv. de tarieftijd of het type wegennet. In de vervolgstap kun je de tarieven zelf specificeren:  Je kunt hier de volgende zaken opgeven (van links naar rechts en boven naar onder) |
...
:
|
...
Onderaan kun je voor één tarieftijd of voor alle tarieftijden (als je het veld leeg laat) de prijzen zelf specificeren. Dit kunnen vaste prijzen zijn of prijzen per stuk (stallingsdag/kilometer/kwartier bijvoorbeeld), met een bepaald minimumbedrag. Je kunt hier meerdere regels opgeven via de knop ‘+ Regel’. Dit kun je bv gebruiken als je voor dezelfde situatie verschillende staffels rekent, of een vaste prijs én een variabele prijs in bepaalde gevallen. Als je voor een andere situatie andere prijzen wilt rekenen, maar ze wel onder dezelfde noemer op de factuur wilt laten komen, kun je een prijsafspraak toevoegen via ‘+ Prijsafspraak’. Een voorbeeld hiervan zijn tarieven voor verschillende rayons. |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Als je een opdracht hebt aangemaakt, kun je via het tabje financieel zien welke tariefregels er worden berekend voor de opdracht. Dit gebeurt per behandeling:  Bij elke behandeling staat het volgende:
Tips om snel en goed te kunnen testen
|
Prijslijsten
Naast tarievenlijsten kent AO ook prijslijsten. Waar tarieven automatisch afgaan op basis van de eigenschappen van een opdracht, zijn prijslijsten ofwel toeslagen incidenteel: je moet ze handmatig aan een factuur of opdracht toevoegen.
...
Zoals in de afbeelding is te zien, heeft één prijslijst een groene ster. Dit is de standaard prijslijst en hiermee wordt deze prijslijst standaard van toepassing bij relaties. Een andere prijslijst kan in de relatiekaart worden geselecteerd. Een prijslijst als standaard instellen en toeslagen aanmaken kan via onderstaande stappen (zie Prijslijsten voor meer info):
Open de standaard prijslijst of maak een lege prijslijst aan via “+Prijslijst”
Onderstaand scherm zal openen en hierin heb je de opties om een nieuwe toeslag aan te maken, de prijslijst-gegevens te bewerken of de prijslijst als standaard in te stellen:
...
Maak een of meer nieuwe toeslagen aan via de knop ‘+ Nieuwe toeslag’
Wanneer dit is opgeslagen heb je een prijslijst met een tarief die je kunt koppelen aan een relatie. Open de relatie via “Relaties” en ga naar het tabje “Financieel”:
...
Selecteer via het bewerkknopje je aangemaakte prijslijst. Je kunt de toeslagen nu gemakkelijk selecteren bij elke opdracht of handmatige factuur.
Bergingsvoertuigen
Via Instellingen → Bergingsvoertuigen worden alle bergingsvoertuigen ingevoerd en kun je specificaties bestaande bergingsvoertuigen wijzigen.
...
| Info |
|---|
Voer het kenteken in zonder streepjes. Dan herkent AO het kenteken, zoekt informatie op vanuit het RDW en wordt het voertuig gekoppeld aan de MOMO-data in de planningskaart. |
Medewerkers en gebruikers
...
Richt de medewerkers en gebruikers als volgt in:
Maak een medewerker aan voor elke persoon in je bedrijf aan wie je opdrachten wilt toewijzen
Voor planners op kantoor hoef je bijv. geen Medewerker aan te maken, tenzij je wilt dat die zelf ook opdrachten via een app kunnen afhandelen, accepteren of toewijzen
Maak een gebruiker aan voor elke persoon in je bedrijf die gebruik moet maken van AO. Genereer een willekeurig wachtwoord (dus niet eentje die gemakkelijk te raden is!) en verstuur die op een veilige manier aan je collega
Heeft elke collega een Microsoft-account? Dan kun je daar ook mee inloggen. Zie Inloggen met Microsoft-account instellen voor meer informatie hierover.
Geef elke gebruiker de rol(len) waar hij of zij recht op heeft (Rollen en rechten)
Koppel elke medewerker aan de desbetreffende gebruiker
Dit doe je door de medewerker te openen, dan op het bewerk-pennetje te klikken naast ‘App login’ en vervolgens een gebruiker te kiezen:
...
Uitrijdlocaties
AO heeft voor elk rayon één uitrijdlocatie. Deze wordt gebruikt in de berekeningen van eenheden zoals kilometers en reistijden van en naar opdrachten.
...