Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 31 Next »

Gefeliciteerd! Jij en je bedrijf stappen binnenkort over op Assistance Online (AO). Misschien een spannende stap, maar het levert je ook veel op, dat weten we uit ervaring.

De handleiding hieronder is bedoeld om je te helpen met de inrichting van AO. Als je onderstaande stappen hebt voltooid, ben je klaar om te aan de slag te gaan met AO!

Mocht je vragen hebben over specifieke onderdelen van AO, probeer dan eens te zoeken op onze AO Wiki (Assistance Online Wiki). Mocht je er nog niet uitkomen, stuur je vraag dan in via ao@rgbplus.nl en we helpen je verder.

Relaties

Als je overstapt vanuit Promatie, importeren we de bekende relaties in Promatie al voor je en kennen we rollen aan ze toe die ze ook in Promatie hebben. Mocht dit niet zo zijn of mis je nog relaties, dan kun je deze nog handmatig toevoegen.

Zie voor meer informatie hierover Relaties: een relatie toevoegen of bewerken

Als je opdrachten wilt uitcharteren aan andere organisaties of juist kunnen ontvangen, zie https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/AS/pages/1197506561/Relaties%2Bcharteropdrachten%2Bontvangen%2Ben%2Bversturen

Grootboeknummers

In je boekhouding kun je je inkomsten en uitgaven in verschillende groepen opdelen. Dit worden grootboeken genoemd.

Als je een tariefregel in AO aanmaakt, komt deze altijd in een bepaald grootboek terecht. Deze grootboeknummers dien je eerst apart te definiëren voordat je met tarieven aan de slag kunt.

  1. Navigeer naar instellingen → Grootboeknummers:

  2. Klik op “+ Grootboeknummer toevoegen”

  3. Kies een nummer, een of meerdere btw-tarieven en een beschrijving en sla dit op

Wanneer je straks een tariefregel aanmaakt, worden de grootboeknummers op basis van het btw-tarief weergegeven. Dus als er een grootboeknummer voor 0% btw is aangemaakt, wordt dit alleen weergegeven als een tarief ook op 0% wordt ingesteld.

Tarievenlijsten

Uit ervaring weten we dat het instellen van de tarieven veel tijd in beslag neemt. Het is dus goed als je hier op tijd mee begint.

In het kort dien je de volgende stappen te doorlopen:

  1. Maak voor elke klant een tarievenlijst aan

    1. Let op: Hanteer je voor meerdere klanten dezelfde tarieven? Maak dan één verzamellijst aan voor die klanten - dan hoef je de lijst maar één keer in te vullen en kun je hem bij meerdere klanten gebruiken

  2. Koppel de tarievenlijst via de relatiekaart aan één of meerdere debiteuren

  3. Maak per klant de tariefregels aan die je uiteindelijk wilt gaan factureren

  4. Test de tarieven door voorbeeld-opdrachten aan te maken en te bekijken of de juiste tarieven in rekening worden gebracht

 Stap 1: Maak voor elke klant een tarievenlijst aan

Hanteer je voor meerdere klanten dezelfde tarieven? Maak dan één verzamellijst aan voor die klanten - dan hoef je de lijst maar één keer in te vullen en kun je hem bij meerdere klanten gebruiken

Een nieuwe tarievenlijst kun je aanmaken door naar Instellingen → Tarievenlijsten te gaan en op ‘+ Tarievenlijst’ te drukken.

Systeemtemplate gebruiken?

Voor Eurocross, LCM, VHD en Logicx hebben we de tarievenstructuur van die partij alvast in AO ingevoerd, zodat je dat niet meer hoeft te doen. Als je dus voor die partij tarieven wilt aanmaken, selecteer dan dat je onze template wilt gebruiken, dan vullen we een aantal zaken al voor je in.

Je kunt hier ook de Startdatum van de tarievenlijst aangeven. Let op: tarieven worden alleen getoond als de startdatum in het verleden ligt. Geef hier dus geen datum aan in de toekomst, want dan kun je niet goed testen

 Stap 2: Koppel de tarievenlijst via de relatiekaart aan één of meerdere debiteuren

Dit kun je als volgt doen:

  1. Zoek de relatie op via het knopje Relaties bovenaan in het menu en open deze

  2. Voeg de rol Klant toe als de relatie dit nog niet heeft

  3. Ga naar het tabje Financieel rechtsbovenaan in het scherm

  4. Bij Tarievenlijsten kun je vervolgens zien welke tarievenlijst nu gebruikt wordt voor de klant, en een (andere) tarievenlijst koppelen aan die relatie

Als je een tarievenlijst koppelt aan een relatie, worden de openstaande opdrachten voor die klant niet automatisch bijgewerkt. Dit kun je bij de opdracht zelf doen: open de opdracht, ga naar het tabje Financieel en selecteer daar de tarievenlijst naar keuze.

 Stap 3: Maak per klant de tariefregels aan die je uiteindelijk wilt gaan factureren

Open een tarievenlijst en druk op de knop ‘+ Nieuwe tarief’ om een tariefregel toe te voegen.

In de eerste stap kies je o.a. een Referentie en Beschrijving:

De Referentie komt terug op de factuur en wordt door sommige partijen (o.a. VHD) verplicht gesteld. Dit wordt ook wel de productcode genoemd.

De Beschrijving komt ook rechtstreeks terug op de factuur. Zorg dat hier alle informatie op staat die de klant moet weten, zoals bv. de tarieftijd of het type wegennet.

In de vervolgstap kun je de tarieven zelf specificeren:

Je kunt hier de volgende zaken opgeven (van links naar rechts en boven naar onder):

Velden die grijs blijven als ze niet zijn ingevuld, zoals Referentie en Einddatum, Voertuig, Wegennet en Rayon, zijn niet verplicht - je kunt ze dus leeg laten. Als je velden als Voertuig, Wegennet en Rayon leeg laat, gaat het tarief af voor alle waarden, dus voor elke voertuigklasse, wegennet en rayon.

Onderaan kun je voor één tarieftijd of voor alle tarieftijden (als je het veld leeg laat) de prijzen zelf specificeren. Dit kunnen vaste prijzen zijn of prijzen per stuk (stallingsdag/kilometer/kwartier bijvoorbeeld), met een bepaald minimumbedrag.

Je kunt hier meerdere regels opgeven via de knop ‘+ Regel’. Dit kun je bv gebruiken als je voor dezelfde situatie verschillende staffels rekent, of een vaste prijs én een variabele prijs in bepaalde gevallen.

Als je voor een andere situatie andere prijzen wilt rekenen, maar ze wel onder dezelfde noemer op de factuur wilt laten komen, kun je een prijsafspraak toevoegen via ‘+ Prijsafspraak’. Een voorbeeld hiervan zijn tarieven voor verschillende rayons.

 Stap 4: Test de tarieven door voorbeeld-opdrachten aan te maken

Als je een opdracht hebt aangemaakt, kun je via het tabje financieel zien welke tariefregels er worden berekend voor de opdracht. Dit gebeurt per behandeling:

Bij elke behandeling staat het volgende:

  • Voor welke debiteur de behandeling is en welke tarievenlijst wordt gebruikt, incl de mogelijkheid om deze te wijzigen

  • De eigenschappen van de opdracht (bv. rayon en wegennet). Op basis hiervan bepaalt AO welke tariefregels af gaan. Deze kun je handmatig wijzigen als dat nodig is.

  • De facturabele eenheden (bv. aantal km’s enkele reis of route). Op basis hiervan bepaalt AO welke staffels in rekening gebracht worden. Ook deze zijn handmatig te wijzigen

  • Toeslagen: dit zijn prijslijst-artikelen die je handmatig kunt toevoegen bij de opdracht. Zie hiervoor het onderdeel Prijslijsten verderop deze pagina

  • Omzetregels: hier staan de tarieven die automatisch zijn afgegaan bij deze behandeling. Als het goed is staan hier de bedragen die je wilt zien

Tips om snel en goed te kunnen testen

  • Begin snel met het testen van je tarieven! Al nadat je de eerste tariefregel hebt aangemaakt, bij wijze van spreken. Als je ergens toch een foutje hebt gemaakt, wil je dat zo snel mogelijk weten zodat je dat maar één keer hoeft te corrigeren

  • Als je verschillende situaties wilt testen (bv. een pechhulp en een berging, in verschillende rayons, met verschillende tarieftijden), dan hoef je daarvoor niet allemaal aparte opdrachten aan te maken. Wijzig de eigenschappen bij één opdracht en de tarieven wijzigen mee

  • Bij een nieuwe opdracht staat nog geen doortransport-behandeling. Dit komt doordat we niet zeker weten of dat doortransport er wel komt. Wil je de tarieven hiervan controleren?

    • Handel de eerste behandeling dan af, via de app of via ‘Behandeling afronden’ (Hoe kan ik een behandeling uitvoeren zonder de app te gebruiken? )

    • Zorg dat deze op het depot terecht komt (doordat je aangeeft dat het resultaat ‘Berging/Pechhulp naar berger’ is)

    • Voeg een eindbestemming aan de opdracht toe als die nog niet bekend was (kan via Locaties linksonderin het Opdracht-scherm)

    • Maak het doortransport aan via de rode knop rechtsbovenin

  • Stallings-tarieven controleren? Bij het maken van het doortransport (zie hierboven) kun je ook aangeven hoeveel stallingsdagen je wilt doorbelasten. Als je hier een getal groter dan 0 invoert, wordt er ook een stallingsbehandeling aangemaakt en kun je kijken of die tarieven ook kloppen

  • Gebruik opdrachten die je al eerder hebt uitgevoerd, dan heb je meteen een duidelijk resultaat dat je wilt zien

Prijslijsten

  • In de afbeelding is ook een Prijslijst te zien. Het belangrijke verschil is dat de tarieven binnen een Tarievenlijst automatisch van toepassing zijn en de tarieven van een Prijslijst handmatig moeten worden toegevoegd (zoals een verkochte Accu)

    • Via Instellingen → Prijslijsten kunnen de prijslijsten worden aangemaakt, ingezien en bewerkt:

      • Zoals in de afbeelding is te zien, heeft één prijslijst een groene ster. Dit is de standaard prijslijst en hiermee wordt deze prijslijst standaard van toepassing bij relaties. Een andere prijslijst kan in de relatiekaart worden geselecteerd. Een prijslijst als standaard instellen en toeslagen aanmaken kan via onderstaande stappen (zie Prijslijsten voor meer info):

      1. Open de standaard prijslijst of maak een lege prijslijst aan via “+Prijslijst”

      2. Onderstaand scherm zal openen en hierin heb je de opties om een nieuwe toeslag aan te maken, de prijslijst-gegevens te bewerken of de prijslijst als standaard in te stellen:

      3. Maak een nieuwe toeslag aan en vul minimaal de beschrijving en prijs in. Maak daarnaast de keuze uit de ingestelde grootboeknummers:

      4. Wanneer dit is opgeslagen heb je een prijslijst met een tarief die je kunt koppelen aan een relatie. Open de relatie via “Relaties” en ga naar het tabje “Financieel”:

      5. Selecteer via het bewerkknopje je aangemaakte prijslijst:

Bergingsvoertuigen

  • Via Instellingen → Bergingsvoertuigen worden alle bergingsvoertuigen ingevoerd en kun je specificaties bestaande bergingsvoertuigen wijzigen

    • Bij de start van AO dit correct te hebben ingesteld voorkomt fouten in de toewijzing van bergingsvoertuigen aan opdrachten


Medewerkers en gebruikers

  • In het onderdeel Medewerkers moeten alle chauffeurs worden ingevoerd en overig personeel die behandelingen via de app willen afronden:

    • In het onderdeel Gebruikers moet iedereen die gebruik maakt van AO worden ingevoerd. Hiervoor zijn verschillende rollen en rechten beschikbaar (zie Rollen en rechten voor meer info hierover)

      • Ook de chauffeurs moeten een gebruikersaccount hebben, aangezien deze wordt gekoppeld aan de Medewerker en er op die manier kan worden ingelogd op de app.

        • Het koppelen van een gebruiker aan de medewerker kan door de medewerker te openen, dan op het bewerk-pennetje te klikken naast ‘App login’ en vervolgens een gebruiker te kiezen:

Uitrijdlocaties

  • Om onder andere de berekeningen van kilometers en aanrijdtijden in opdrachten goed ingesteld te hebben, is het belangrijk dat elk van je hoofdrayons zijn ingedeeld in de uitrijdlocaties.

    • Via Instellingen → Uitrijdlocaties kun je dit vinden:

      • Wanneer er in bovenstaande voorbeeld een opdracht binnenkomt in rayon 073, zal de afstand en tijd worden gebaseerd vanaf uitrijdlocatie “Depot Luttenberg“. Bij overige rayons zal dit de standaard uitrijdlocatie “RGB berging“ zijn.

    • Via “Bewerk uitrijdlocaties” kun je de uitrijdlocaties wijzigen en nieuwe toevoegen

      • Elke relatie met de rol “Depot” is beschikbaar om als uitrijdlocatie in te stellen

      • Meerdere rayons kunnen worden gekoppeld aan één uitrijdlocatie

Vrachtbrieven en facturen

  • In AO worden vrachtbrieven en facturen automatisch gegenereerd op basis van de ingestelde templates. Deze templates zijn opgebouwd uit de codetaal HTML en meer info hierover is beschikbaar op Templates

    • Een standaard template is beschikbaar, zodat dit niet zelf hoeft te worden gemaakt

    • Een veel voorkomend verzoek is om bijvoorbeeld het IBAN nummer in de factuurtemplate te wijzigen. Onderstaand de stappen hoe je dit kunt doen:

      1. Navigeer naar het factuurtemplate via Instellingen → Templates en open vervolgens het Template type Factuur

      2. Je zult dan onderstaand beeld zien, wat de technische opbouw van de factuur is:

        De parameters zijn alle beschikbare informatie-opties die je kunt laten terugkomen op de factuur, zoals het debiteurnummer (model.DebtorNumber)

      3. Kijk via de voorbeeld knop waar het IBAN nummer op de factuur staat, in dit geval helemaal onderin:

      4. Klik weer op de bewerk knop om in de technische factuuropbouw te komen en ga naar het einde van deze technische opbouw, aangezien daar het IBAN nummer staat

      5. Hier kun je vervolgens het nummer aanpassen en de wijzigingen opslaan

Tarieftijdinstellingen

  • Voor de meeste opdrachten zijn er verschillende tarieven die worden gebaseerd op de tarieftijd, zoals dat een opdracht in de avond uitvoeren vaak een hoger tarief heeft dan overdag. Via onderstaande stappen kun je dit instellen:

    1. Navigeer naar Instellingen → Tarieftijdinstellingen en je zult zien dat er al een Default tarieftijd aanwezig is

      • Door op deze lijst te klikken, kun je de ingestelde tijden en dagen wijzigen. Avond- en nachttijden kunnen niet worden samengevoegd in één regel. Dit moet dus worden opgedeeld in bijvoorbeeld:
        18:00 - 23:59
        00:00 - 07:59

    2. Wanneer je zelf een nieuwe lijst met tarieftijden wilt maken, in bijvoorbeeld de situatie dat een bepaalde klant afwijkende tijden hanteert, kun je op “+ Toevoegen tarieftijdinstellingen” klikken en dan zul je handmatig een vergelijkbare lijst als bovenstaande afbeelding moeten instellen, zodat elke dag van het jaar en elk uur van de dag is ingedeeld.

      • Als de lijst gereed is, kun je dit aan de relatie koppelen door de klant te openen (Relaties → klant opzoeken) en vervolgens in het tabje “Financieel” de tarieftijdinstelling aan te passen, zoals met de lijst “Afwijkende tarieftijden”:

Nachtstand

  • De nachtstand is een ontwikkelde optie voor bergers die geen 24/7 bezetting hebben op de planning. Met de nachtstand zijn er de volgende twee instellingen:

    • Opdrachten wel/niet meer automatisch accepteren (dit overruled de instellingen op de klantenkaart)

    • Doorsturen van een notificatie in de vorm van een SMS naar een operator

  • Via onderstaande stappen kun je de nachtstand inschakelen (aanvullende informatie is weergegeven op Nachtstand):

    1. Navigeer naar de Nachtstand via de settings-knop:

    2. Je zult dan onderstaande scherm zien, met de mogelijkheid om de nachtstand in te schakelen en de instellingen ervan te bewerken:

      • De informatie in het bericht template is net zoals de templates in een HTML codetaal. Als oefening/informatie per onderdeel een vertaling van de inhoud van het bericht:

        • {{ model.OrderDetails.OrderDateTime | date: "%H:%M"}}

          • Orderdatum en -tijd

        • {% if model.OrderDetails.OrderType == "Breakdown" %}Pech{% endif %}

          • Als het Engelse ordertype gelijk is aan “Breakdown”, dan wordt het woord “Pech” neergezet

        • {% if model.OrderDetails.OrderType == "Damage" %}Schade{% endif %}

          • Als het Engelse ordertype gelijk is aan “Damage”, dan wordt het woord “Schade” neergezet

        • {{ model.OrderDetails.CustomerName }}

          • Klantnaam

        • {{ model.OrderDetails.IncidentFullLocation }}

          • Incidentlocatie

    3. Bewerk de nachtstand instellingen om je voorkeursinstellingen in te geven en sla dit op voordat je de nachtstand aanzet. Informatie over de voorwaarden van deze instellingen zijn te vinden op Nachtstand

    4. Klik op “Nachtstand inschakelen”

Contactinformatie van relaties

  • Je kunt de relaties in AO zo instellen dat zij bij bepaalde stappen van het dossier op de hoogte worden gebracht, zoals wanneer er een vrachtbrief wordt gemaakt dat deze automatisch naar een bepaald mailadres wordt gestuurd.

    1. Open een relatie via “Relaties” en dan een bepaalde relatie aanklikken

    2. In de relatiekaart zul je linksonderin de contactinformatie zien met een toevoegmogelijkheid via “+ Contactinformatie toevoegen”:

    3. Onderstaand scherm zal openen en als voorbeeld wordt er een mailadres voor facturen toegevoegd:

    4. Klik op het veld van Type en kies hier E-mail

    5. Vul bij waarde het e-mail adres in

    6. Vul een eventuele opmerking in (niet verplicht), zoals 'Notificatiemail facturen)

    7. Kies bij notificatietypes voor Factuur

    8. Je zult dan onderstaande gegevens hebben ingevoerd en wanneer je een factuur voor de betreffende relatie maakt, zal dit automatisch worden toegepast:


Een factuur opnieuw verzenden naar een nieuw e-mail adres

  • Het zal voorkomen dat je een proformafactuur definitief maakt, maar er dan achter komt dat het naar een ander e-mail adres moet worden verzonden. Via onderstaande stappen kun je dit doen:

  1. Open de factuur en je zult rechts in het scherm een blauw veld met een getal zien, wat staat voor e-mail verkeer van de factuur:

  2. Houd je muis hierop en en klik er vervolgens op, zodat je de e-mails ziet:



  3. Klik op de betreffende e-mail en je kunt vervolgens de ontvanger aanpassen en de e-mail doorsturen:

  • No labels