Controleur en facturist
- Rolf van der Meijden (Unlicensed)
- Jorn Hagen
In het basisproces van de facturatie is de stap voor het maken van een pro forma de verantwoordelijkheid van 1 medewerker. Deze kan elke gewenste omzetregel met een omzet groter dan € 0,00 omzetten naar een pro forma.
Indien gewenst wordt deze rol gesplitst in 2 rollen. Hiermee wordt een extra controle stap ingebouwd die de kwaliteit van de uitgaande facturen zal vergroten. Met de gesplitste verantwoordelijkheid wordt stap 4 ‘pro forma’ in het financiële proces gesplitst in 2 stappen: 4a ‘controle’ en 4b ‘pro forma. De splitsing is van toepassing op het scherm ‘pro forma’.
Stap 4a wordt uitgevoerd door de rol ‘controleur’ en 4b wordt uitgevoerd door de rol ‘facturist’.
Controleur:
De medewerker met deze rol controleert de volledigheid van een order en de onderliggende omzetregels. De controle vind altijd op de gehele order plaats.
Let op: Zodra de controleur 1 omzetregel van een order op gecontroleerd zet, dan wordt direct de hele order op gecontroleerd gezet.
De controleur werkt in het scherm ‘pro forma’. De controleur mag orders bewerken met de status geaccepteerd, Gereed voor facturatie (incl. gefactureerd) en on hold. De controleur heeft hierbij de volgende mogelijkheden:
Hertariferen: De geselecteerde regels worden opnieuw aangeboden voor tarifering. Zie verder Pro forma - lint | Acties.
On hold: De omzetregels van de geselecteerde orders zijn incompleet. Zie verder Pro forma - lint | Acties.
Let op: De acties voor het compleet maken zijn gebruikers acties. Deze worden niet door Transplan afgedwongen.Gecontroleerd: De omzetregels van de geselecteerde orders worden op de status ‘gecontroleerd’ gezet. Deze omzetregels kunnen nu in een pro forma worden gezet door de facturist. Zie verder Pro forma - lint | Acties.
De rol controleur mag geen pro forma aanmaken of facturen finaliseren.
Facturist:
De medewerker met de rol facturist zet gecontroleerde omzetregels in een pro forma. De facturist werkt in het scherm ‘pro forma’ en in het scherm ‘facturen’. De facturist mag in het scherm ‘pro forma’ orders bewerken met de status gecontroleerd. De facturist heeft hierbij de volgende mogelijkheden:
Pro forma: De geselecteerde orderregels worden conform standaard logica toegevoegd aan 1 of meerder pro forma. Zie verder Pro forma - lint | Acties.
De overige werkzaamheden van de facturist vinden plaats in het scherm ‘facturen’. Het gedrag in dit scherm is niet veranderd. Zie verder Facturen.
Inrichten controleur en facturist
De administratie instelling ‘FACTUURVALIDATIE_GOEDKEUR_CONTROLEUR’ bepaald of gebruik wordt gemaakt van de gesplitste verantwoordelijkheid.
False: Er wordt geen gebruik gemaakt van de gesplitste verantwoordelijkheid.
True: Er wordt gebruik gemaakt van de gesplitste verantwoordelijkheid.
Het activeren van deze instelling zal de extra functies en rechten toevoegen aan het scherm ‘pro forma’. Zie verder Pro forma.
Wanneer gebruik wordt gemaakt van de gesplitste verantwoordelijkheid moet op gebruikers niveau de juiste rol aan de betreffende medewerkers worden toegewezen. Zie verder 1.1 Gebruikersbeheer.
Een gebruiker mag beide rollen vervullen.
Statussen
Bij het gebruik van deze instelling is een extra status toegevoegd ‘gecontroleerd’. De status van de order en de onderliggende omzetregels bepaald welke acties mogelijk zijn. De status gecontroleerd heeft invloed op alle schermen waar een order kan worden bewerkt.
Status | Omschrijving | Actie | Rol |
Geaccepteerd | De order is geaccepteerd, maar nog niet uitgevoerd. | Gecontroleerd | Controleur |
Geaccepteerd | De order is geaccepteerd, maar nog niet uitgevoerd. | On hold | Controleur |
Geaccepteerd | De order is geaccepteerd, maar nog niet uitgevoerd. | Hertariferen | Controleur/ Facturist |
Gereed voor facturatie | De order is uitgevoerd. | Gecontroleerd | Controleur |
Gereed voor facturatie | De order is uitgevoerd. | On hold | Controleur |
Gereed voor facturatie | De order is uitgevoerd. | Hertariferen | Controleur/ Facturist |
Gefactureerd | De order is uitgevoerd en gefactureerd. Er is een toeslag toegevoegd of credit uitgevoerd. De omzetregel heeft de status ‘gelost’. | Gecontroleerd | Controleur |
Gefactureerd | De order is uitgevoerd en gefactureerd. Er is een toeslag toegevoegd of credit uitgevoerd. De omzetregel heeft de status ‘gelost’. | On hold | Controleur |
Gefactureerd | De order is uitgevoerd en gefactureerd. Er is een toeslag toegevoegd of credit uitgevoerd. De omzetregel heeft de status ‘gelost’. | Hertariferen | Controleur/ Facturist |
On Hold | De controleur heeft aangegeven dat de order nog niet mag worden meegenomen in de facturatie. | Gecontroleerd | Controleur |
Gecontroleerd | De controleur heeft aangegeven dat de order mag worden meegenomen in de facturatie. Het is niet meer mogelijk bij deze order de verzend- en tariefeenheden aan te passen. Dit geld voor alle schermen waarin een order kan worden bewerkt. | Pro forma | Facturist |
Let op: Orders met een omzet van €0,00 worden niet op ‘gecontroleerd’ gezet.