Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 26 Next »

facturen - lijst bestaat uit 5 blokken:

Facturen

In de lijst met facturen worden alle facturen getoond vanaf de status pro forma en die voldoen aan de filters in het lint. Facturen worden geselecteerd door de selectie box van de regel of de bovenliggende groepage regel te selecteren.

Zie voor de beschikbare velden hieronder.

Contextmenu

Het contextmenu voor de lijst met facturen bevat specifieke acties gerelateerd aan facturen. Deze zijn gelijk aan de acties in het lint.

Het contextmenu bevat 10 knoppen:

  • Log weergeven: Opent de pop-up met logging.

  • Verversen: Ververst alle getoonde informatie in dit scherm.

  • Nieuwe factuur: Opent de pop-up voor het aanmaken van een nieuwe factuur. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1911848971/Facturen+-+lint#Nieuwe-factuur.

  • Factuur verwijderen: Verwijderd de geselecteerde facturen. De omzetregels komen weer beschikbaar in het pro forma scherm.
    Let op: Alleen nog niet afgeronde facturen kunnen worden verwijderd. Deze zijn herkenbaar aan de status en het ontbreken van een factuurnummer.

  • Factuurdatum bewerken: Opent de pop-up voor het bewerken van de factuurdatum. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1911848971/Facturen+-+lint#Factuurdatum-bewerken.

  • Afdrukvoorbeeld: Opent een pdf met daarin een afdrukvoorbeeld van alle geselecteerde facturen.

  • Finaliseren & verzenden: Maakt alle geselecteerde pro forma facturen definitief. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1239384116/2.1+Klanten#Digitale-factuur. De volgende acties vinden plaats:
    De factuur krijgt een factuurnummer.
    De factuur wordt naar de klant gemaild of aangeboden via bijvoorbeeld de UBL koppeling..
    De factuur wordt naar het boekhoudpakket geëxporteerd.
    De status wordt aangepast. Voor digitale facturatie wordt dit de status ‘afgerond’. Voor niet digitale facturatie wordt dit de status ‘gereed voor afdrukken’.
    Let op: Bij problemen wordt de status hierop aangepast. Corrigeer waar nodig de oorzaak en finaliseer de factuur opnieuw. Bij aanhoudende problemen kan contact worden opgenomen met RGB+.

  • Maakt alle geselecteerde pro forma facturen definitief. Deze knop is alleen actief voor facturen met de status ‘gereed voor afdrukken’. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1239384116/2.1+Klanten#Digitale-factuur. De volgende acties vinden plaats:
    De factuur wordt geprint.
    De status wordt aangepast naar afgerond.

  • Opnieuw e-mailen: Mailt voor de geselecteerde facturen een kopie factuur naar de klant. Deze knop is alleen actief bij klanten die digitale facturen willen ontvangen. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1239384116/2.1+Klanten#Digitale-factuur.
    Let op: Deze knop is alleen actief voor afgeronde facturen.

  • Opnieuw afdrukken: De geselecteerde facturen worden geprint.
    Let op: Deze knop is alleen actief voor afgeronde facturen.

Logging

Er wordt een pop-up geopend met de uitgevoerde acties de geselecteerde factuur.

Logging bestaat uit 5 kolommen:

  • Tijdstip: Datum-tijd waarop de actie is uitgevoerd.

  • Omschrijving: De omschrijving van de uitgevoerde actie.

  • Gebruiker: De gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.

  • Bericht (knop): Opent het technische bericht voor het verwerken van de actie.

  • <leeg>: Lege kolom

Factuurregels

In de lijst met factuurregels worden alle factuurregels van de actief geselecteerde factuur getoond.

Zie voor de beschikbare velden hieronder.

Om de sortering van de factuurregels aan te passen is het mogelijk om de kolom “Volgnr” aan te passen (getal). Na het aanpassen wordt de wijziging direct opgeslagen.
Bij het genereren van een PDF factuur worden de factuurregels gesorteerd o.b.v. Volgnr.

Contextmenu

Het contextmenu voor de lijst met factuurregels bevat specifieke acties gerelateerd aan facturen. Deze zijn gelijk aan de acties in het lint.

Het contextmenu bestaat uit 4 knoppen:

  • Verversen: Ververst alle getoonde informatie in dit scherm.

  • Factuurregel toevoegen: Opent de pop-up voor het toevoegen van een handmatige factuurregel. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1911848971/Facturen+-+lint#Factuurregel-toevoegen.

  • Factuurregel verwijderen: Verwijderd de geselecteerde factuurregels.
    Berekende factuurregels worden weer beschikbaar gesteld in het pro forma scherm. Handmatige factuurregels worden definitief verwijderd.

  • Crediteren: Opent de pop-up voor het crediteren van factuurregels. Zie verder hieronder.

Crediteren

In Transplan is het mogelijk om factuurregels te selecteren. Als de gebruiker een factuur selecteerd met de status ‘Afgerond’ en vervolgens een of meer factuurregels van die factuur selecteert die niet gecrediteerd zijn, is het mogelijk om het ‘Factuurregels crediteren’ scherm te openen door op de knop ‘Crediteren’ te klikken. Per versie 2.22.2 zijn er in het ‘Factuurregels crediteren’ scherm twee verschillende manieren om te crediteren.

Factuurregels crediteren bestaat uit 6 velden en 2 knoppen:

  • Creditnota versturen naar klant: Standaard geselecteerd. Selecteren betekend dat er direct een creditfactuur voor de geselecteerde regels naar de klant wordt verstuurd. Dit kan alleen bij klanten die digitaal gefactureerd worden.
    Niet selecteren betekend dat er geen creditfactuur wordt verstuurd. ALs de klant deze alsnog moet ontvangen dan moet dit handmatig worden uitgevoerd. Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer de klant papieren facturen wil ontvangen.

  • Order weer facturabel maken: De geselecteerde factuurregels worden weer als omzetregels in het pro forma scherm gezet. Eventuele mutaties kunnen op de order worden doorgevoerd. Zie verder Pro forma en https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1524039730/Details+-+omzet#Bewerken-financi%C3%ABle-gegevens.

  • Factuurregels deels crediteren: Toont de ‘Te crediteren factuurregels’ tabel waar de gebruiker deelcrediteringen kan invoeren. Bij het aanvinken van dit selectievak, wordt ‘Order weer facturabel maken’ automatisch gedeselecteerd.

  • Selecteer een creditmotivatie: Keuze lijst met redenen voor het aanmaken van de creditfactuur.

  • Extra factuurtekst: Extra factuurtekst op factuurniveau.

  • Te crediteren factuurregels: Wordt alleen getoond als ‘Factuurregels deels crediteren’ is aangevinkt. Hier kan de gebruiker per geselecteerde factuurregel een specifiek bedrag in voeren om te crediteren, door de ‘Aantal’ en/of ‘PPE’ kolommen aan te passen. Het is niet mogelijk een hoger bedrag te crediteren dan het totale bedrag van een factuurregel.

  • Credit aanmaken (knop): sluit de pop-up.
    De creditfactuur wordt aangemaakt.
    Indien van toepassing wordt de creditfactuur naar de klant verstuurd.
    Indien van toepassing worden de omzetregels weer vrijgegeven.

  • Annuleren: Sluit de pop-up.
    Er wordt geen creditfactuur aangemaakt.

Algemene gegevens

Algemene gegevens bevat de niet financiële factuurinformatie.

Algemeen bestaat uit 3 blokken:

  • Details: Bevat de informatie uit de lijst met facturen en bied de mogelijkheden sommige hiervan te bewerken Zie verder hieronder.

  • Adresgegevens: Bevat de (factuur-) adresgegevens van de klant. Zie verder hieronder.

  • Documenten: Bevat alle relevante documenten horend bij de factuur. Zie verder hieronder

Details

Details velden die overeen komen met de lijst met facturen aangevuld met extra informatie. Zie verder hieronder.
Er zin 3 aanvullende velden en 1 knop:

  • Extra factuurtekst: Extra factuurtekst op factuurniveau.

  • Credit motivatie: Indien de factuur een creditfactuur betreft wordt hier de motivatie getoond.

  • Factuurtotaal incl.: Toont de totale factuuromzet inclusief BTW.

  • Bewerken (knop): Opent de pop-up voor het bewerken van de factuurgegevens.
    Let op: Deze knop is alleen beschikbaar als de factuur nog de status pro forma heeft.

Bewerken factuurgegevens

In de pop-up kunnen de betreffende factuurgegevens worden aangepast. Deze wijzigingen gelden alleen voor de geselecteerde factuur.

Adresgegevens

In adresgegevens staat het adres voor de factuur. Deze komt uit de klanten- of tariefkaart. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1239384116/2.1+Klanten#Adres-en-communicatie en https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1307115535/Tariefkaart+klant#Specificatie.
Deze gegevens kunnen in de pop-up ‘bewerken factuur’ worden aangepast. Er vindt validatie plaats op de verplichte velden Naam, Adres, Postcode, Plaats en Land.
Als klant de optie "factuur digitaal aanbieden" op de klantkaart aan heeft staan, dan wordt bij de factuur onder het tab Adresgegevens een veld getoond "Factuur mailen naar". Bij aanmaken pro forma factuur wordt het e-mailadres gevuld onder "Factuur mailen naar" van de klantkaart overgenomen. Op het e-mail veld zit ook validatie. Het is mogelijk om meerdere e-mailadressen op te geven in het pro forma scherm. Mail adressen dienen scheiden te worden door een puntkomma.

Documenten

In documenten staan alle relevante documenten voor de factuur. Dit zijn de factuur.pdf zelf en alle (digitaal) verzonden (kopie-)facturen als e-mail, etc..
Let op: Bijlagen bij een order worden in de factuur.pdf zelf toegevoegd, mits dit op de klantkaart is ingesteld. 

Documenten die gekoppeld zijn aan de order en het vinkje “Bijlage factuur” aan hebben staan op de klantkaart worden automatisch verzonden samen met de factuur.

Documenten zijn nog aan de factuur te koppelen door 1 of meerdere documenten naar de documentenpaneel te slepen of met de rechtermuisknop in het documenten panel te klikken en vervolgens op Toevoegen te klikken. Als in de kolom Verzenden een vinkje staat zal het document als bijlage met de factuur mee verzonden worden.

Documenten bestaat uit 1 tabel met 5 kolommen:

  • Datum: De datum waarop het document is aangemaakt.

  • Omschrijving: De volledige omschrijving van het document.
    Bij PDF bestanden wordt bij mouseover een voorvertoning zichtbaar

  • Bestandsnaam: De locatie inclusief technische bestandsnaam van het document.
    Met een dubbel klik op dit veld wordt het betreffende document geopend.

  • Documenttypen: Het type document, dit bepaald of het document standaard als bijlage met de factuur meegaat of niet.

  • Verzenden: Vinkje aan betekend dat document meegaat als bijlage op de factuur, als het vinkje niet aan staat zal het document niet als bijlage meegestuurd worden.

Toegevoegde, nog niet verzonden documenten, kunnen verwijderd worden door er met de rechtermuisknop op te klikken en vervolgens te kiezen voor verwijderen.

Het is mogelijk om bij de factuur een Excel bijlage mee te sturen met detail informatie. Het is mogelijk om de bijlage zelf samen te stellen per klant. Dit is hier toegelicht Factuur bijlage Excel .

Factuur layout

De factuur layout wordt in de nieuwe facturatie in de report editor gebouwd. Bij uitrol wordt deze door RGB+ opgeleverd zodat deze gelijk is aan de oude situatie. Verder beheer van de layout ligt bij de gebruiker. Bij verder vragen kan contact worden opgenomen met de support afdeling van RGB+.

Beschikbare velden facturen

Kolomtitel

Omschrijving

Selectie box voor het gebruik van multi-selectie acties.

Volgnr

Volgnummer van de factuurregel. Aan te passen, zolang de factuur de status pro forma heeft.

Aangemaakt door

Naam van de gebruiker die de pro forma factuur heeft aangemaakt.

Aangemaakt op

Datum waarop de pro forma factuur is aangemaakt. Dit is ook de factuurdatum.

Datum

Datum waarop de factuur is gefinaliseerd en verzonden of geprint.

Factuur ID

Het technische Id van de factuur.

Factuurnummer

Het unieke factuurnummer van de factuur.

Foutmelding

Toont de foutmelding als het aanmaken, verzenden of exporteren van de factuur mislukt.
Moet altijd leeg zijn.

Klantnaam

De naam van de klant.

Klantnr

Het unieke nummer van de klant.

Omzet totaal

Het totaal van alle factuurregels uit de factuur.

Oorspronkelijke klantnaam

Het is mogelijk dat een klant een afwijkende klantnaam heeft. Indien dit van toepassing is zal in dit veld de oorspronkelijke klantnaam getoond worden en in het veld Klantnaam de afwijkende klantnaam.

Bedrag incl. BTW

Het totaal van alle factuurregels uit de factuur met de BTW.

Opmerking

Vrij in te vullen veld voor opmerkingen bij de de factuur. Alleen bewerkbaar zolang de factuur de status pro forma heeft.

Periode

De periode waarin de factuur valt.

Status

De status van de factuur.

Beschikbare velden factuurregels

Orderreferent

Kolomtitel

Omschrijving

Selectie box voor het gebruik van multi-selectie acties.

Aantal

Het aantal tariefeenheden van de factuurregel.

Boekhouddatum

Wordt niet gebruikt.

BTW

Het BTW type. Zie verder BTW.

Datum

De datum van de factuuregel. Deze wordt overgenomen uit de facturatiedatum van de  bijbehorende omzetregel. Zie verder https://rgbplus.atlassian.net/wiki/spaces/TRAN/pages/1904902163/Pro+forma+-+lijst#Bepaling-facturatiedatum.

Extra tekst

Extra factuurtekst voor de factuurregel. Deze wordt eenmalig toegevoegd.

Gecrediteerd

Geselecteerd betekend dat deze factuurregel is gecrediteerd.

ID

Het technische Id van de factuurregel.

Omschrijving

De standaard factuurtekst voor de factuurregel. Default Systeem instellingen en afwijkend per klant in te stellen Factuurteksten

Orderdatum

De orderdatum van de gekoppelde order

Ordernummer

Het ordernummer van de (moeder-) order waar de factuurregel bij hoort.

Orderomschrijving

De orderomschrijving van de gekoppelde order.

Orderreferentie

De externe referentie van de gekoppelde order (kolom is leeg als er geen externe referentie van de order bekend is).

PPE

De prijs per tariefeenheid voor deze factuurregel.

Referentie

De extra factuurtekst van de (moeder-)order.

Service

Het service nummer van de tariefkaart van deze factuurregel. Zie verder Tariefkaart (klant).

Service Omschrijving

De serviceomschrijving van de tariefkaart van deze factuurregel. Zie verder Tariefkaart (klant).

Subtotaal

Het omzet totaal van deze factuurregel.

Toevoeging

Het type tariefeenheid. Zie verder Tariefeenheden.

  • No labels