Een proforma factuur definitief maken / versturen

Als je de proformafactuur hebt gecontroleerd, kan deze verstuurd worden. We leggen je uit wat er in dat geval precies gebeurt.

Hoe maak ik een proforma definitief?

Vanuit Proformascherm

Vanuit het proforma-scherm kun je meerdere proforma’s tegelijkertijd definitief maken. Zie voor meer informatie Proforma-scherm: wat staat waar?

Vanuit Proforma factuur

Je kunt de proforma factuur definitief maken middels de knop rechtsboven:

Open

Wat gebeurt er bij het definitief maken?

De factuur wordt per mail/digitale koppeling verstuurd naar de ontvanger(s)

De e-mailadressen waar de factuur naartoe wordt gestuurd, zijn linksboven te zien:

Open

Voor bepaalde opdrachtgevers geldt dat de factuur als UBL-bestand wordt verstuurd of, in het geval van VHD, per digitale koppeling.

De factuur wordt (indien dit is ingericht) als verkoopboeking geëxporteerd naar je boekhoudpakket

Dit bespreken we met je voorafgaand aan de livegang met Assistance Online.

Met een aantal boekhoudpakketten (Twinfield, AFAS, ExactOnline, Multivers, King) hebben we automatische koppelingen. Voor een aantal andere pakketten geldt dat je de facturen zelf moet exporteren uit het factuurarchief van AO en vervolgens moet importeren in je boekhouding.

De factuur verdwijnt uit het proforma-scherm en komt in het factuurarchief

Dit is als volgt te openen:

In de opdracht is te zien dat deze is gefactureerd

Als de factuur betrekking had op een behandeling bij een opdracht, is daar onder het tabje Financieel ook te zien dat het bedrag is gefactureerd:

Hoe kan ik zien of het verzenden van de factuur is gelukt?

Direct na het definitief maken van een factuur zie je aan de linkerkant op de factuurpagina de status ervan:

Op de pagina ‘Uitgaande facturen’ zie je welke factuurverzendingen nog bezig zijn en welke zijn mislukt:

Verzenden per e-mail

Aan de rechterkant van de factuurpagina zie je een blauw blokje. Als je dat opent, zie je de e-mails die vanuit deze factuur zijn gestuurd en de status ervan:

Export naar boekhouding

Als de automatische export naar de boekhouding mislukt, zie je hiervan een melding linksbovenin het factuurscherm. Als deze er niet is na een aantal seconden wachten en er is wel een boekhoudkoppeling ingericht, is de export geslaagd.

Als je met je muis op het i-icoontje gaat staan, zie je meer details over de foutmelding.

Neem contact op met RGB+ via ao@rgbplus.nl als de export niet goed gaat.