Proforma facturen maken

Als je een of meerdere behandelingen of opdrachten wilt gaan factureren, kun je een proforma factuur maken. Hier leggen we je uit hoe je dit doet.

Meerdere proforma’s maken vanuit Afronden-scherm

In het Afronden-scherm kun je in één keer meerdere proforma’s maken. Meer informatie daarover op Afronden-pagina - Proforma facturen maken

Proforma’s maken vanuit dossier

Vanuit een opdracht kun je de behandelingen onder de opdracht op proforma facturen zetten:

Open

Het kan zijn dat dit mislukt:

Open

Dit kan komen doordat het inkoopopdrachtnummer verplicht is voor deze opdrachtgever, maar niet is ingevuld bij de opdracht.

Als het wel lukt om de proforma facturen te maken, zijn de bedragen onder het tabje Financieel blauwgekleurd:

De tarieven en toeslagen zijn niet meer te wijzigen als een behandeling op proforma staat.

Waarschuwingen

Per behandeling doet AO bepaalde controles, om te voorkomen dat er bv. verkeerde tarieven worden doorbelast. Meer hierover lees je op Validaties bij maken pro-forma.

Een proforma openen

Vanuit dossierscherm

Je kunt de proforma vervolgens openen door bij een opengeklapte behandeling op Proforma te drukken:

In proforma-overzicht

Zie Proforma-scherm: wat staat waar?

Een proforma bekijken en bewerken

Als je een proforma opent, zie je de volgende informatie:

Gegevens aanpassen

Aan de linkerkant kun je het adres van de debiteur aanpassen:

Ook kun je bepalen naar welke e-mailadressen de factuur wordt toegestuurd:

Verder kun je gegevens als factuurkop, factuurdatum en boekingsperiode aanpassen:

Als er geen factuurdatum gekozen is, gebruikt AO het moment dat de factuur definitief gemaakt wordt hiervoor.

In de bedrijfsinstellingen van het bedrijf kan aangegeven worden of de boekingsperiode en boekjaar gebaseerd worden op de factuurdatum of op de gevraagde uitvoerdatum. Indien gekozen wordt voor de gevraagde uitvoerdatum zullen bij opdracht gerelateerde proforma’s de periode en het boekjaar voorgevuld worden.

Aan de rechterkant is de inhoud van de factuur te zien. Bepaalde zaken zijn nog te wijzigen, zoals de volgorde, tekstuele toelichting en de omschrijving, BTW-code en grootboeknummers van de factuurregels.

Een voorbeeldfactuur genereren

Door middel van de Afdrukvoorbeeld-knop kun je een PDF-bestand downloaden van de proformafactuur. Zo kun je controleren of de factuur eruit ziet zoals je wilt.

Komt de inhoud van de factuur niet overeen met wat je wilt? Pas de factuur dan aan zoals hierboven vermeld staat, of, als de tarieven niet kloppen, verwijder de proforma zoals hieronder vermeld staat en pas de tarieven aan.

Komt de layout van de factuur niet overeen met wat je wilt? Neem dan contact op met RGB+ hierover via ao@rgbplus.nl.

Valideren

AO valideert of de proformafactuur geschikt is om te versturen. Aan de linkerkant zie je het resultaat daarvan:

Mochten er validaties mislukken, dan kan de factuur niet definitief worden gemaakt. Je kunt dan na aanpassen van de betreffende gegevens opnieuw valideren via de knop rechtsboven:

Een proforma On Hold zetten

Door de proforma on hold te zetten, geef je aan dat deze nog niet verzonden kan worden. Dit kan door de Pauze-knop rechtsboven in te drukken:

De factuur wordt dan ook uitgegrijsd in het proforma-scherm weergegeven, zie Proforma-scherm: wat staat waar?

Een proforma verwijderen

Als je tarieven wilt aanpassen van de proforma, kun je deze verwijderen:

Als je vervolgens teruggaat naar de opdracht, kun je daar weer tarieven en toeslagen aanpassen, onder andere via de tarieven- en prijslijsten. Daarna kun je opnieuw een proforma factuur maken.